WORKFLOWS AUTOMATISEREN
Stel u voor:
Geen stap vergeten.
Ooit nog.
Goedkeuringen die zichzelf opvolgen. Taken die automatisch toebedeeld worden. Escalaties die op tijd gefired worden zonder dat iemand eraan denkt. Niet door meer discipline, maar door slimmere processen.
Goedkeuringsflows op maat Automatische escalaties
Volledige audittrail Integratie met ERP & CRM
Workflow: Offerte goedkeuring
● Actief
Document aangemaakt
Sales Team · 09:02
Juridische review
J. De Smedt · 09:45
Financiële validatie
CFO · wacht op actie
Directiehandtekening
Automatisch getriggerd na validatie
Klant notificatie
E-mail automatisch verzonden
12
Actieve flows
94%
On-time rate
0
Overschreden
Workflow: Offerte goedkeuring
● Actief
Document aangemaakt
Sales Team · 09:02
Juridische review
J. De Smedt · 09:45
Financiële validatie
CFO · wacht op actie
Directiehandtekening
Automatisch getriggerd na validatie
Klant notificatie
E-mail automatisch verzonden
12
Actieve flows
94%
On-time rate
0
Overschreden
Wat u wint
Goedkeuringen zonder achtervolging
Escalaties die zichzelf triggeren
Elke stap gedocumenteerd en traceerbaar
Aanpasbaar zonder IT-ticket
Wat u wint
Goedkeuringen zonder achtervolging
Escalaties die zichzelf triggeren
Elke stap gedocumenteerd en traceerbaar
Aanpasbaar zonder IT-ticket
of dienst.
HERKENT U DIT?
Uw processen lopen
op goede wil, niet op systeem.
Wanneer een proces afhankelijk is van iemand die het onthoudt, is het geen proces. Het is een gok.
Typisch scenario
"De factuur is goedgekeurd, maar niemand heeft de leverancier verwittigd. Of toch wel? Tom dacht dat Sarah het deed. Sarah dacht dat het automatisch ging. De betaaltermijn is verstreken en er liggen aanmaningen in de bus."
Goedkeuringen via e-mail of Teams. Wie heeft goedgekeurd? Wanneer? Welke versie? Na drie weken weet niemand het meer.
Taken die blijven liggen. Geen automatische herinnering, geen escalatie. De volgende stap start pas als iemand eraan denkt te vragen.
Processen die per persoon anders lopen. Elke medewerker heeft zijn eigen manier. Het resultaat is inconsistent en niet auditeerbaar.
Aanpassingen kosten een IT-ticket. De business wil een stap toevoegen aan een flow. Wachttijd: 3 tot 6 weken.
Tijdverlies per week — team van 10 pers.
Goedkeuringen opvolgen
6.0u
Status opvragen via mail
4.5u
Fouten door verkeerde versie
5.0u
Manuele notificaties sturen
3.5u
Herwerk door gemiste stap
3.0u
Totaal verlies per week
voor het hele team
22u
≈ €1.800/week
Typisch scenario
"De factuur is goedgekeurd, maar niemand heeft de leverancier verwittigd. Of toch wel? Tom dacht dat Sarah het deed. Sarah dacht dat het automatisch ging. De betaaltermijn is verstreken en er liggen aanmaningen in de bus."
Goedkeuringen via e-mail of Teams. Wie heeft goedgekeurd? Wanneer? Welke versie? Na drie weken weet niemand het meer.
Taken die blijven liggen. Geen automatische herinnering, geen escalatie. De volgende stap start pas als iemand eraan denkt te vragen.
Processen die per persoon anders lopen. Elke medewerker heeft zijn eigen manier. Het resultaat is inconsistent en niet auditeerbaar.
Aanpassingen kosten een IT-ticket. De business wil een stap toevoegen aan een flow. Wachttijd: 3 tot 6 weken.
Tijdverlies per week — team van 10 pers.
Goedkeuringen opvolgen
6.0u
Status opvragen via mail
4.5u
Fouten door verkeerde versie
5.0u
Manuele notificaties sturen
3.5u
Herwerk door gemiste stap
3.0u
Totaal verlies per week
voor het hele team
22u
≈ €1.800/week
WAT WE BOUWEN
Workflows die werken
zoals uw organisatie werkt.
Geen generieke flowcharts. Flows die gebouwd zijn op uw documenten, uw rollen en uw regels. En aanpasbaar zodra het proces evolueert.
Goedkeuringsflows
Eén of meerdere goedkeurders, sequentieel of parallel. Met deadline, herinnering en automatische escalatie als de termijn overschreden wordt. Volledig gelogd.
SequentieelParallelEscalatie
Event-driven automatisering
Elke metadatawijziging, statusverandering of deadline kan een actie triggeren. Document ingediend? Taak aangemaakt. Deadline over 2 dagen? Reminder verstuurd.
TriggersMetadataNotificaties
Rolgebaseerde toewijzing
Taken en goedkeuringen gaan niet naar een naam, maar naar een rol. Nieuwe collega? Workflow werkt meteen. Geen handmatige aanpassing nodig.
RollenDelegatieVervanging
Documentgebaseerde flows
Een contract, offerte of rapport heeft zijn eigen levenscyclus. Van concept tot finaal, van intern naar klant, van actief naar gearchiveerd. Alles traceerbaar.
VersiebeheerLevenscyclusArchief
Procesmonitoring & dashboards
Realtime zicht op alle lopende flows. Welke zijn on-track, welke lopen vertraging op? Bottlenecks identificeren en processen bijsturen zonder spreadsheets.
Real-timeKPIsBottlenecks
Integratie met uw tools
Flows die starten in M-Files kunnen acties triggeren in uw ERP, CRM of facturatiesysteem. Geen dubbele invoer. Één databron, één flow.
ERPCRMAPI
Goedkeuringsflows
Eén of meerdere goedkeurders, sequentieel of parallel. Met deadline, herinnering en automatische escalatie als de termijn overschreden wordt. Volledig gelogd.
SequentieelParallelEscalatie
Event-driven automatisering
Elke metadatawijziging, statusverandering of deadline kan een actie triggeren. Document ingediend? Taak aangemaakt. Deadline over 2 dagen? Reminder verstuurd.
TriggersMetadataNotificaties
Rolgebaseerde toewijzing
Taken en goedkeuringen gaan niet naar een naam, maar naar een rol. Nieuwe collega? Workflow werkt meteen. Geen handmatige aanpassing nodig.
RollenDelegatieVervanging
Documentgebaseerde flows
Een contract, offerte of rapport heeft zijn eigen levenscyclus. Van concept tot finaal, van intern naar klant, van actief naar gearchiveerd. Alles traceerbaar.
VersiebeheerLevenscyclusArchief
Procesmonitoring & dashboards
Realtime zicht op alle lopende flows. Welke zijn on-track, welke lopen vertraging op? Bottlenecks identificeren en processen bijsturen zonder spreadsheets.
Real-timeKPIsBottlenecks
Integratie met uw tools
Flows die starten in M-Files kunnen acties triggeren in uw ERP, CRM of facturatiesysteem. Geen dubbele invoer. Één databron, één flow.
ERPCRMAPI
HOE HET WERKT
Van processchets
naar live workflow in 4 stappen.
1
Processen in kaart
We tekenen uw huidige werkwijze uit: stappen, rollen, uitzonderingen en pijnpunten. Niets wordt geautomatiseerd wat eerst niet goed begrepen is.
Processchets & gaps
2
Workflow ontwerp
Op basis van de schets bouwen we de logica: triggers, condities, goedkeurders, deadlines en escalatiepaden. U valideert vóór er één regel geconfigureerd is.
Goedgekeurde blauwdruk
3
Configuratie & test
M-Files geconfigureerd, getest op echte documenten, gevalideerd door uw eindgebruikers. Iteratief, snel en zonder verrassingen bij de livegang.
Geteste workflow
4
Live & monitoren
Go-Live binnen de afgesproken termijn. Met monitoring, gebruikersbegeleiding en aanpassingen op basis van de eerste weken in productie.
Lopende productieflow
1
Processen in kaart
We tekenen uw huidige werkwijze uit: stappen, rollen, uitzonderingen en pijnpunten. Niets wordt geautomatiseerd wat eerst niet goed begrepen is.
Processchets & gaps
2
Workflow ontwerp
Op basis van de schets bouwen we de logica: triggers, condities, goedkeurders, deadlines en escalatiepaden. U valideert vóór er één regel geconfigureerd is.
Goedgekeurde blauwdruk
3
Configuratie & test
M-Files geconfigureerd, getest op echte documenten, gevalideerd door uw eindgebruikers. Iteratief, snel en zonder verrassingen bij de livegang.
Geteste workflow
4
Live & monitoren
Go-Live binnen de afgesproken termijn. Met monitoring, gebruikersbegeleiding en aanpassingen op basis van de eerste weken in productie.
Lopende productieflow
VOOR WIE
Wat verandert
voor uw team.
Operations Manager
Verantwoordelijk voor processen
Voordien
Achtervolgt goedkeuringen via mail
Weet niet waar een dossier staat
Processen verlopen per persoon anders
Rapportage handmatig samenstellen
Nadien
Dashboard met real-time overzicht
Elke stap zichtbaar per dossier
Processen identiek voor iedereen
Rapportage op één klik
Medewerker
Dagelijks gebruik
Voordien
Weet niet wie nog moet goedkeuren
Vergeet stappen in drukke periodes
Stuurt manueel notificaties rond
Nadien
Taakoverzicht altijd actueel
Herinneringen automatisch
Één klik om stap te voltooien
Directie
Overzicht & controle
Voordien
Geen zicht op bottlenecks
Vertraging ontdekt als het te laat is
Procescompliance niet aantoonbaar
Nadien
Realtime process KPIs
Escalaties proactief zichtbaar
Volledige audittrail bij controle
IT / Procesbeheerder
Beheer & aanpassingen
Voordien
Elke aanpassing = ontwikkelticket
Geen versiegeschiedenis van flows
Business wacht weken op wijziging
Nadien
Flows aanpasbaar via configuratie
Versiehistorie van elke workflow
Business zelfstandig kleine aanpassingen
Operations Manager
Verantwoordelijk voor processen
Voordien
Achtervolgt goedkeuringen via mail
Weet niet waar een dossier staat
Processen verlopen per persoon anders
Rapportage handmatig samenstellen
Nadien
Dashboard met real-time overzicht
Elke stap zichtbaar per dossier
Processen identiek voor iedereen
Rapportage op één klik
Medewerker
Dagelijks gebruik
Voordien
Weet niet wie nog moet goedkeuren
Vergeet stappen in drukke periodes
Stuurt manueel notificaties rond
Nadien
Taakoverzicht altijd actueel
Herinneringen automatisch
Één klik om stap te voltooien
Directie
Overzicht & controle
Voordien
Geen zicht op bottlenecks
Vertraging ontdekt als het te laat is
Procescompliance niet aantoonbaar
Nadien
Realtime process KPIs
Escalaties proactief zichtbaar
Volledige audittrail bij controle
IT / Procesbeheerder
Beheer & aanpassingen
Voordien
Elke aanpassing = ontwikkelticket
Geen versiegeschiedenis van flows
Business wacht weken op wijziging
Nadien
Flows aanpasbaar via configuratie
Versiehistorie van elke workflow
Business zelfstandig kleine aanpassingen
BEWEZEN RESULTATEN
Wat onze klanten
concreet winnen.
Geen generieke flowcharts. Flows die gebouwd zijn op uw documenten, uw rollen en uw regels. En aanpasbaar zodra het proces evolueert.
–70%
minder tijd besteed aan manuele opvolging van goedkeuringen
94%
van alle workflows afgewerkt binnen de afgesproken doorlooptijd
100%
traceerbaarheid van elke stap, elk besluit en elke goedkeuring
30 d
gemiddelde time-to-live voor de eerste geautomatiseerde workflow
–70%
minder tijd besteed aan manuele opvolging van goedkeuringen
94%
van alle workflows afgewerkt binnen de afgesproken doorlooptijd
100%
traceerbaarheid van elke stap, elk besluit en elke goedkeuring
30 d
gemiddelde time-to-live voor de eerste geautomatiseerde workflow
KLAAR OM TE BEGINNEN?
Uw processen op
automatische piloot.
Wij tonen u in 45 minuten hoe uw eigen goedkeurings- of documentflow eruitziet in M-Files. Geen theorie, wel een werkende demo op uw eigen use case.
Plan een demo Meer over M-Files
Geen verplichtingen Demo afgestemd op uw sector : 15+ jaar M-Files expertise Go-live in 30 dagen gegarandeerd
✉️
Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases
Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.
Bedankt voor het registreren!