M-FILES: METADATA & ZOEKEN

Vind documenten op basis van wat ze zijn, niet waar ze staan.

M-Files vervangt mappenstructuren door metadata — slimme labels zoals klant, project, type en status.

Het resultaat: elk document vindbaar in seconden via elke invalshoek.

HET PROBLEEM

Waarom mappenstructuren falen

Kenniswerkers zijn gemiddeld 1,5 uur per dag kwijt aan het zoeken naar documenten. De oorzaak is bijna altijd dezelfde: mappenstructuren die per persoon, afdeling en moment verschillen.

INTERACTIEVE DEMO: ERVAAR HET ZELF

Zo voelt metadata-gestuurd zoeken

Klik op filters, typ een zoekopdracht of klik op een document om de preview en metadata-kaart te bekijken. Precies zoals M-Files werkt.

M-Files Search — Interactieve demo

M-Files 2026.1

Dit is een interactieve simulatie. In een echte M-Files omgeving doorzoekt u ook de volledige documentinhoud (inclusief PDF's en scans via OCR) en koppelt u met SharePoint, netwerk-shares en cloud-opslag.

DE OPLOSSING

Wat zijn metadata precies?

Metadata zijn eigenschappen die context geven aan een document.

Denk aan labels zoals "dit is een offerte", "van klant Janssen", "voor project Brussel" en "wacht op goedkeuring".

In M-Files worden documenten niet opgeslagen in mappen, maar beschreven met metadata.

Bij het opslaan geeft u een paar kenmerken mee: M-Files indexeert, organiseert en toont het document automatisch in alle relevante overzichten.

Vergelijk het met Spotify: u zoekt niet naar track_047.mp3 in een map, maar op artiest, album of genre. Zo werkt M-Files voor bedrijfsdocumenten.

Metadata kunnen van alles zijn: een klant uit uw CRM, een projectnaam, een datum, een workflow-status, zelfs een digitale handtekening. Volledig configureerbaar per organisatie.

✕ Traditioneel (mappen)

Document op slechts 1 plek
Structuur verschilt per persoon
Geen context zonder openen
Duplicaten onvermijdelijk
Zoeken = gokken op locatie

✓ M-Files (metadata)

Vindbaar via elke invalshoek
Eenduidige structuur voor iedereen
Klant, status, project direct zichtbaar
Eén bron, nul duplicaten
Zoeken als Google op kenmerken

METADATA ALS FUNDAMENT

Wat metadata nog meer mogelijk maakt

Metadata dient niet alleen voor zoeken. Ze vormen het fundament van workflows, beveiliging en versiebeheer in M-Files.

Nee. M-Files Aino stelt automatisch metadata voor op basis van de documentinhoud. Medewerkers hoeven dit alleen te bevestigen of aan te passen. Hoe langer het systeem in gebruik is, hoe nauwkeuriger de suggesties worden.

Ja. Via de Intelligent Metadata Layer kan M-Files bestaande documenten op netwerkschijven, SharePoint en andere systemen ontsluiten zonder ze te verplaatsen. Aino kan vervolgens metadata voorstellen voor bulkclassificatie.

Volledig. U bepaalt zelf welke documenttypes, eigenschappen en workflows van toepassing zijn. SoftAdvice helpt bij de inrichting zodat de structuur aansluit op uw bedrijfsprocessen.

Ja. M-Files biedt full-text search over PDF's, Word-documenten, Excel-bestanden en meer. In combinatie met OCR worden ook gescande documenten doorzoekbaar gemaakt.

SharePoint zoekt vooral op bestandsnamen en full-text. M-Files combineert metadata-filters, full-text en AI-suggesties en zoekt over meerdere bronnen tegelijk, niet alleen binnen SharePoint-sites.