Chaque jour, les employés ouvrent M-Files, lisent des données, ouvrent Word et recopient tout. Cinq minutes par document. Dix documents par jour.
Et quelque part dans ce processus, une erreur se glisse qui provoque des problèmes des semaines plus tard.
Le véritable problème ne se trouve pas dans le document
Les entreprises qui utilisent M-Files ont bien organisé leurs informations. Les métadonnées sont correctes. Les dossiers sont trouvables. Les workflows fonctionnent. Mais vient le moment où quelqu'un doit rédiger une offre, un contrat ou un rapport. Et c'est là que commence le travail de copie.
Nom du client depuis M-Files, adresse depuis M-Files, numéro de référence depuis M-Files. Tout est recopié manuellement dans un modèle Word. Parfois, c'est correct. Parfois non. Et personne ne s'en rend compte jusqu'à ce que le document soit déjà envoyé.
La cause : les données et le document vivent dans deux mondes différents
M-Files gère vos informations. Word gère vos documents. Mais il n'y a pas de pont entre les deux. La conséquence est que les gens deviennent eux-mêmes le pont. Ils copient, collent, vérifient. Encore et encore.
Ce n'est pas un problème de discipline ou d'attention. C'est un problème de structure. Et les problèmes de structure se résolvent avec une solution structurelle, pas avec un contrôle supplémentaire ou une liste de vérification.
dox42 établit le pont entre M-Files et vos modèles Word
dox42 est une plateforme de génération de documents qui remplit automatiquement vos modèles Word et Excel existants avec des données provenant de M-Files. Vous construisez le modèle une fois dans Word, vous marquez les champs qui doivent être remplis automatiquement, et dox42 s'occupe du reste.
Le résultat : un employé sélectionne un objet dans M-Files, choisit le modèle, clique sur générer. En 30 secondes, le document est prêt, correctement rempli, enregistré au bon endroit et lié au bon dossier.
Pour quels documents les clients utilisent-ils cela le plus souvent ?
dox42 fonctionne pour tout type de document d'entreprise où les données de M-Files déterminent le contenu. Les applications les plus courantes :
- Devis et contrats pour les clients, automatiquement remplis avec le nom, l'adresse, le numéro de référence et les prix du dossier.
- Contrats de travail et documents RH avec des données personnelles directement issues du dossier du personnel.
- Rapports d'inspection et de conformité basés sur des données techniques de terrain provenant de M-Files.
- Factures et notes de crédit générées à partir des données de projet sans saisie manuelle.
Tout document qui est aujourd'hui rempli manuellement à partir des données de M-Files peut être généré automatiquement demain.
Que dit la pratique ?
La République et le Canton du Jura (RCJU) en Suisse utilise l'intégration dox42 avec M-Files pour plus de 400 documents. Ce qui prenait auparavant des heures ne prend maintenant que quelques secondes. Et chaque document est correct, à chaque fois.