Elke dag openen medewerkers M-Files, lezen gegevens af, openen Word en typen alles over. Vijf minuten per document. Tien documenten per dag.
En ergens in dat proces sluipt een fout binnen die weken later problemen geeft.
Het echte probleem zit niet in het document
Bedrijven die M-Files gebruiken, hebben hun informatie goed op orde. Metadata klopt. Dossiers zijn vindbaar. Workflows draaien. Maar dan komt het moment waarop iemand een offerte, een contract of een rapport moet opmaken. En dan begint het kopieerwerk.
Klantnaam uit M-Files, adres uit M-Files, referentienummer uit M-Files. Alles wordt handmatig overgetypt naar een Word-template. Soms klopt het. Soms niet. En niemand merkt het totdat het document al verstuurd is.
De oorzaak: data en document leven in twee verschillende werelden
M-Files beheert uw informatie. Word beheert uw documenten. Maar er is geen brug tussen die twee. Het gevolg is dat mensen zelf de brug worden. Ze kopieren, plakken, controleren. Elke keer opnieuw.
Dit is geen probleem van discipline of aandacht. Het is een structuurprobleem. En structuurproblemen los je op met een structuuroplossing, niet met een extra controle of een checklist.
dox42 legt de brug tussen M-Files en uw Word-templates
dox42 is een documentgeneratieplatform dat uw bestaande Word- en Excel-templates automatisch invult met data uit M-Files. U bouwt de template een keer in Word, u markeert de velden die automatisch ingevuld moeten worden, en dox42 doet de rest.
Het resultaat: een medewerker selecteert een object in M-Files, kiest de template, klikt op genereren. Binnen 30 seconden staat het document klaar, correct ingevuld, opgeslagen op de juiste locatie, en gekoppeld aan het juiste dossier.
Voor welke documenten gebruiken klanten dit het vaakst?
dox42 werkt voor elk type bedrijfsdocument waarbij data uit M-Files de inhoud bepaalt. De meest voorkomende toepassingen:
- Offertes en contracten voor klanten, automatisch ingevuld met naam, adres, referentienummer en prijzen uit het dossier.
- Arbeidscontracten en HR-documenten met persoonsgegevens rechtstreeks uit het personeelsdossier.
- Inspectie- en conformiteitsrapporten op basis van technische velddata uit M-Files.
- Facturen en creditnotas gegenereerd vanuit projectgegevens zonder manuele invoer.
Elk document dat vandaag manueel wordt ingevuld vanuit M-Files-data, kan morgen automatisch worden gegenereerd.
Wat zegt de praktijk?
De Republiek en het Kanton Jura (RCJU) in Zwitserland gebruikt de dox42-integratie met M-Files voor meer dan 400 documenten. Wat vroeger uren kostte, is nu een kwestie van seconden. En elk document is correct, elke keer.