Overslaan naar inhoud
  • Nederlands | English (UK) | Français (BE)
  • Home
  • Wat we doen
    • Documentchaos oplossen
    • Compliance & audit ready worden
    • Workflows automatiseren
    • AI ready structuur bouwen
  • Voor wie werken we
    • Accountants & Auditkantoren
    • Ingenieurs & Projectorganisaties
    • Groeibedrijven
  • Producten
    • M-Files
    • dox42
  • Diensten
    • Procesadvies
    • Implementatie & configuratie
    • Integraties & maatwerk
    • Succes services
  • Wie we zijn
  • Kennishub
  • Inspiratie
    • Artikelen
    • Succesverhalen
    • Webinars
    • Videos
    • White papers
    • Product nieuws
  • Klantenportaal
SoftAdvice - Proces & informationarchitects
  • Plan een demo
SoftAdvice - Proces & informationarchitects
      • Home
      • Wat we doen
        • Documentchaos oplossen
        • Compliance & audit ready worden
        • Workflows automatiseren
        • AI ready structuur bouwen
      • Voor wie werken we
        • Accountants & Auditkantoren
        • Ingenieurs & Projectorganisaties
        • Groeibedrijven
      • Producten
        • M-Files
        • dox42
      • Diensten
        • Procesadvies
        • Implementatie & configuratie
        • Integraties & maatwerk
        • Succes services
      • Wie we zijn
      • Kennishub
      • Inspiratie
        • Artikelen
        • Succesverhalen
        • Webinars
        • Videos
        • White papers
        • Product nieuws
      • Klantenportaal
    • Nederlands | English (UK) | Français (BE)
    • Plan een demo


    Kennisbank

    Wat is een goedkeuringsproces?

    Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan — altijd traceerbaar, nooit vergeten.

    📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files workflows
    Base de connaissances

    Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?

    Un workflow structuré où les documents passent par les bonnes personnes — toujours traçable, jamais oublié.

    📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Workflows M-Files
    Knowledge Base

    What is an approval process?

    A structured workflow where documents pass through the right people — always traceable, never forgotten.

    📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

    Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarbij een document langs de juiste personen gaat voor review, feedback en definitieve goedkeuring — met volledige registratie van wie wat heeft gedaan en wanneer.


    Wat is een goedkeuringsproces?


    Elk bedrijf heeft documenten die niet zomaar de deur uit mogen: contracten die eerst door de juridische dienst moeten, offertes die een directeurhandtekening vereisen, facturen die door finance goedgekeurd moeten worden. Dat is een goedkeuringsproces.

    In de meeste organisaties verloopt dat via e-mail: een document wordt doorgestuurd, iemand reageert "ok", het bestand belandt in een map en niemand weet later nog wie wanneer wat heeft goedgekeurd. Dat is onvoldoende voor compliance en een ramp bij een audit.

    M-Files vervangt dat door een geautomatiseerde workflow waarbij elke stap — indienen, review, goedkeuring of afwijzing, archivering — automatisch wordt uitgevoerd en geregistreerd. SoftAdvice ontwerpt de proceslogica op maat van uw organisatie.

    Voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces


    Organisaties die documentbeheer goed aanpakken, merken het verschil snel. Dit zijn de meest voorkomende voordelen:

    Volledige audit trail

    Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

    Geen vergeten goedkeuringen

    Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

    Snellere doorlooptijd

    Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

    Strikte toegangscontrole

    Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

    Versiebeheer ingebouwd

    Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

    GDPR & ISO-compliant

    De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

    Piste d'audit complète

    Qui a approuvé, quand, avec quelle version. Toujours démontrable, même des années plus tard.

    Pas d'approbations oubliées

    Les rappels automatiques font en sorte que personne n'oublie une étape. Pas de documents en attente.

    Délai de traitement plus rapide

    Les approbations parallèles et les notifications directes réduisent le délai de 50 à 70%.

    Contrôle d'accès strict

    Chaque étape ajuste automatiquement les droits. La bonne personne voit le document au bon moment.

    Gestion des versions intégrée

    Chaque version soumise à approbation est conservée. Jamais de débat sur quelle version a été approuvée.

    Conformité RGPD & ISO

    L'historique des processus prouve le traitement diligent et le respect des procédures internes.

    Complete audit trail

    Who approved, when, with which version. Always demonstrable, even years later at an external audit.

    No forgotten approvals

    Automatic reminders ensure nobody forgets a step. No documents stuck waiting.

    Faster turnaround

    Parallel approvals and direct notifications reduce turnaround time by 50 to 70%.

    Strict access control

    Each step automatically adjusts rights. The right person sees the document at the right time.

    Version control built-in

    Every version submitted for approval is retained. No debate about which version was approved.

    GDPR & ISO compliant

    The process history proves diligent processing and compliance with internal procedures.

    Hoe werkt een goedkeuringsproces in M-Files?


    M-Files gebruikt een visuele workflow-editor waarmee u de proceslogica instelt zonder te programmeren. Elke workflow bestaat uit statussen (Concept, In review, Goedgekeurd, Afgekeurd) en overgangen met bijhorende notificaties en rechtenwijzigingen.

    1. 1
      Stap 1Document indienen

      Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.

    2. 2
      Stap 2Review en feedback

      De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.

    3. 3
      Stap 3Goedkeuring

      Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.

    4. 4
      Stap 4Optioneel: digitale handtekening

      Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.

    5. 5
      Stap 5Archivering en retentie

      Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

    1. 1
      Étape 1Soumettre le document

      Un collaborateur soumet un document. Le statut passe à 'En révision' et le réviseur reçoit une notification.

    2. 2
      Étape 2Révision et retour

      Le réviseur examine le document et l'approuve ou le renvoie avec des commentaires.

    3. 3
      Étape 3Approbation

      Lors de l'approbation, le statut change, les droits sont ajustés et le document est archivé.

    4. 4
      Étape 4Optionnel : signature numérique

      Après approbation, le document peut automatiquement être envoyé à Penneo pour signature légale.

    5. 5
      Étape 5Archivage et rétention

      Le document définitif est archivé. Les règles de rétention RGPD sont automatiquement appliquées.

    1. 1
      Step 1Submit document

      An employee submits a document. Status changes to 'In review' and the reviewer receives a notification.

    2. 2
      Step 2Review and feedback

      The reviewer examines the document and approves or sends it back with feedback.

    3. 3
      Step 3Approval

      Upon approval, status changes, rights are adjusted and the document is archived.

    4. 4
      Step 4Optional: digital signature

      After approval, the document can automatically be sent to Penneo for a legally valid signature.

    5. 5
      Step 5Archiving and retention

      The final document is archived. GDPR retention rules are automatically followed up.

    Veelgestelde vragen




    Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarbij een document langs de juiste personen gaat voor review en definitieve goedkeuring, met registratie van wie wat heeft gedaan.

    E-mail biedt geen audittrail, geen automatische herinneringen en geen statusoverzicht. M-Files registreert elke actie en biedt een volledig traceerbare historiek.

    Contracten, offertes, facturen boven een drempelwaarde, beleidsdocumenten en HR-beslissingen. Elk document waarbij u later moet bewijzen wie het heeft goedgekeurd.

    In M-Files definieert u workflows visueel: stappen, verantwoordelijken, notificaties en rechtenwijzigingen per processtap.

    Ja. M-Files integreert met Penneo. Na goedkeuring kan het document automatisch worden doorgestuurd voor digitale ondertekening..


    Goedkeuringsprocessen automatiseren?

    Ontdek in een QuickScan welke goedkeuringsprocessen het snelst gebaat zijn bij automatisering.

    QuickScan aanvragen
    Automatiser vos processus d'approbation ?

    Découvrez dans un QuickScan quels processus d'approbation bénéficieraient le plus de l'automatisation.

    QuickScan aanvragen
    Automate your approval processes?

    Discover in a QuickScan which approval processes would benefit most from automation.

    QuickScan aanvragen

    Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

    Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.


    Bedankt voor het registreren!

    Inschrijven
    Uw situatie Votre situation Your situation
    • Ik heb een audit op komst J'ai un audit à venir I have an upcoming audit
    • Ik wil stoppen met zoeken Je veux arrêter de chercher I want to stop searching for files
    • Ik wil processen automatiseren Je veux automatiser les processus I want to automate processes
    • Ik wil AI inzetten Je veux exploiter l'IA I want to leverage AI
    Diensten Services Services
    • Procesadvies Conseil en processus Process consulting
    • Implementatie Implémentation Implementation
    • Integraties Intégrations Integrations
    • Success services Services de succès Success services
    Aan de slag Commencer Get started
    • Bereken uw M-Files prijs Calculez votre prix M-Files Calculate your M-Files price
    • Wat levert M-Files u op? Qu'apportera M-Files ? What will M-Files deliver? Nieuw Nouveau New
    • Vergelijk M-Files edities Comparer les éditions M-Files Compare M-Files editions Cloud & On-prem
    • M-Files Aino AI Nieuw Nouveau New
    • Microsoft 365 integratie Intégration Microsoft 365 Microsoft 365 integration
    • dox42 — documentgeneratie dox42 — génération de documents dox42 — document generation dox42
    Sectoren Secteurs Sectors
    • Accountancy & audit Comptabilité & audit Accountancy & audit
    • Engineering & bouw Ingénierie & construction Engineering & construction
    • Groeibedrijven Scale-ups Scale-ups
    Neem contact op Nous contacter Contact us
    info@softadvice.eu
    BE+32 2 895 06 00
    BE+32 14 71 62 19
    NL+31 79 799 61 40
    LUX+352 27 86 46 55
    Reactie binnen 1 werkdag Réponse dans 1 jour ouvrable Response within 1 business day
    SoftAdvice

    De M-Files Premium Partner voor België, Nederland & Luxemburg. Intelligent documentbeheer voor accountants, ingenieurs en groeibedrijven. Le partenaire Premium M-Files pour la Belgique, les Pays-Bas & le Luxembourg. Gestion intelligente des documents pour comptables, ingénieurs et entreprises en croissance. The M-Files Premium Partner for Belgium, the Netherlands & Luxembourg. Intelligent document management for accountants, engineers and growing businesses.

    M-Files Premium Partner
    100+ implementaties · BE, NL, LUX
    dox42 Certified Partner
    © 2026 SoftAdvice BV — Alle rechten voorbehouden © 2026 SoftAdvice BV — Tous droits réservés © 2026 SoftAdvice BV — All rights reserved
    • Privacybeleid Politique de confidentialité Privacy policy
    • Cookiebeleid Politique de cookies Cookie policy


    We gebruiken cookies om je een betere gebruikerservaring op deze website te bieden. Cookiebeleid

    Alleen het essentiële Ik ga akkoord