M-Files vervangt handmatige processen door slimme, geautomatiseerde processen.

Waarom e-mail-workflows niet werken

De meeste organisaties sturen documenten ter goedkeuring rond via e-mail. Iemand vergeet te antwoorden. Een attachment is verouderd. De goedkeurder is op verlof. Drie weken later vraagt niemand zich meer af waar het dossier is gebleven.

Het resultaat: vertraging, duplicaten, ontbrekende handtekeningen en processen die afhangen van de geheugens van individuele medewerkers, niet van het systeem.

Wat is precies een workflow in M-Files?

Een workflow in M-Files is een reeks states (fasen) verbonden door transities (overgangen). Elk document bevindt zich op elk moment in precies één state. Aan elke state zijn acties gekoppeld die automatisch worden uitgevoerd.

Vergelijk het met een estafetteloop: elke loper heeft zijn eigen stuk. 

Pas als jij klaar bent, geef je het stokje door. M-Files zorgt dat het stokje nooit op de grond valt.

​ 

De overgang tussen states kan manueel zijn (gebruiker klikt op "Goedkeuren") of automatisch (M-Files detecteert dat aan een conditie is voldaan). Je kunt ook een elektronische handtekening verplichten voor een transitie — essentieel voor compliance in financiële of kwaliteitsomgevingen.

Zo werkt een goedkeuringsworkflow in M-Files

Doorloop zelf het volledige proces — van concept tot ondertekend contract. Wissel van rol en ontdek hoe M-Files elk document automatisch door de juiste stappen leidt.

Wat er automatisch gebeurt bij elke state

Aan elke state koppel je acties die M-Files zelf uitvoert zodra een document die fase bereikt.

Deadlines inbouwen: Reageert niemand binnen 10 dagen? M-Files kan het document automatisch afwijzen of een escalatiemelding sturen naar de verantwoordelijke manager.

Workflows in uw sector

 M-Files workflows zijn volledig configureerbaar. Dit zijn de meest voorkomende toepassingen bij onze klanten: