M-Files vervangt mappenstructuren door metadata: slimme labels die elk document vindbaar maken.

Waarom mappenstructuren niet werken.

Kenniswerkers besteden gemiddeld 1,5 uur per dag aan het zoeken naar documenten. De oorzaak is bijna altijd dezelfde: mappenstructuren die per persoon, per afdeling en per jaar anders zijn opgebouwd.

Een offerte staat bij de ene medewerker onder de klant, bij de andere onder het project, en bij een derde in de map van de maand. Niemand doet het fout. Het systeem biedt gewoon geen structuur.

Wat is metadata precies?

Metadata zijn eigenschappen die context geven aan een document. Denk aan labels zoals "dit is een offerte", "van klant Janssen", "voor project Brussel" en "wacht op goedkeuring".

In M-Files worden documenten niet bewaard in mappen, maar beschreven met metadata. Bij het opslaan geeft u een aantal kenmerken mee. M-Files indexeert, organiseert en toont het document vervolgens automatisch in alle relevante overzichten.

Vergelijk het met Spotify: u zoekt niet naar track_047.mp3 in een map, maar op artiest, album of genre. 

Zo werkt M-Files voor uw bedrijfsdocumenten.

​ 

Metadata kan van alles zijn: een klant uit uw CRM, een projectnaam, een datum, een workflow status, zelfs een digitale handtekening. Volledig configureerbaar per organisatie.

Zo voelt metadata-gestuurd zoeken aan.

Klik op filters, typ een zoekterm, of klik op een document voor de preview. Precies zoals M-Files werkt.

Wat metadata nog meer mogelijk maakt.

Metadata is niet alleen voor zoeken. Het vormt de basis voor workflows, beveiliging en versiebeheer in M-Files.

Metadata in uw sector.

Metadata werkt brancheoverstijgend. Hier zijn de meest voorkomende toepassingen bij onze klanten: