Home/Voor accountants
Doxxi voor accountantskantorenDoxxi voor accountants: elk cliëntdossier op één plek, elke deadline in beeld.
Doxxi centraliseert uw cliëntdossiers en automatiseert MyMinFin-downloads, onboarding en compliance. Gebouwd op M-Files, ingericht voor accountantskantoren door SoftAdvice.
Plan een demo Bekijk een werkdag
Vertrouwd door meer dan 100 organisaties in de BeNeLux
In het kort
Uw volledige kantoor, in één platform
- Documenten
- Taken
- Cliëntportaal
Doxxi is een platform voor documentbeheer, taakbeheer en een cliëntportaal, voor accountants en boekhouders. Het draait op M-Files en voegt een kant-en-klare dossierstructuur, accountancyworkflows, AML- en KYC-controles en koppelingen met MyMinFin, Penneo en CompanyWeb toe.
De dagelijkse frustraties van elk kantoor
Ga met de muis over een kaart of tik erop om de Doxxi-aanpak te zien.
Dossiers verspreid over vijf plekken
Mailboxen, gedeelde schijven, Dropbox en papier. Niemand weet waar de laatste opdrachtbrief zit.
Eén cliëntdossier dat zichzelf vult
MyMinFin-documenten en klantmails komen in het juiste cliëntdossier, met klant, jaar en type al ingevuld.
Deadlines die door de mazen glippen
Btw, jaarrekeningen, UBO-meldingen. Zonder opvolging mist u er één, en uw cliënt betaalt de boete.
Elke deadline in één overzicht
Btw, jaarrekeningen en UBO-registraties per klant, waarbij de laattijdige eruit springen.
Onboarding die weken aansleept
KYC verzamelen, UBO’s controleren, opdrachtbrieven laten tekenen. Alles manueel, alles via e-mail.
Onboarding als één begeleide flow
Identiteit, PEP-check en risicoprofiel één voor één afgevinkt, en de opdrachtbrief ondertekend via Penneo.
Klanten sturen documenten per e-mail
Bijlagen stapelen zich op in persoonlijke mailboxen, en niemand ziet wat een collega al ontving.
Een klantenportaal, dag en nacht open
Klanten laden documenten veilig op en raadplegen ze, en alles komt in het cliëntdossier.
Een werkdag op uw kantoor
Geen schermafdrukken om over te puzzelen: zo loopt een dag wanneer Doxxi het routinewerk doet en uw team het advies.
- 08:00MyMinFin haalt zelf binnenAanslagbiljetten en attesten worden opgehaald en in het juiste cliëntdossier geklasseerd voordat het team begint.
- 09:30Een cliënt stuurt een documentDe bijlage landt in het cliëntdossier, met cliënt, jaar en type al ingevuld.
- 11:00Een nieuwe cliënt, gecontroleerdIdentiteit, PEP-controle en risicoprofiel worden een voor een afgevinkt, elke stap vastgelegd.
- 14:00De opdrachtbrief is getekendVerstuurd via Penneo, getekend door de accountant en dan de cliënt, en vanzelf teruggeklasseerd.
- 16:30Elke deadline in beeldBtw-aangiftes kleuren groen zodra de documenten binnen zijn, en de laattijdige springt eruit.
Illustratief voorbeeld.
Wat Doxxi van uw bureau haalt
Vier stukken van de werkweek die vanzelf lopen, met uw team dat beslist waar het telt.
Elk cliëntdossier volledig, zonder manueel klasseren
Aanslagbiljetten en attesten worden uit MyMinFin gehaald en in het juiste cliëntdossier geklasseerd voor het team begint. Ook klantmail komt daar terecht.
- Aanslagbiljetten en attesten automatisch opgehaald en geklasseerd.
- Klant, boekjaar en documenttype ingevuld
- Werkt in Outlook, Word, Excel en Teams
Nieuwe klanten compliant vanaf dag één
Bestuurders en uiteindelijke begunstigden worden gekoppeld, identiteitsdocumenten gecontroleerd en de PEP-check geregistreerd, stap voor stap, met bewijs voor elke controle.
- Risicoscore per cliënt, herzieningsdata en bewijs voor elke controle.
- Identiteitsdocumenten gesignaleerd een maand voor ze vervallen
- Een risicoprofiel dat elk jaar vanzelf terugkomt voor herziening
Elke deadline in beeld, voor elke klant
Btw-aangiftes kleuren groen zodra de documenten binnen zijn, en de laattijdige springt eruit.
- Btw, jaarrekeningen en UBO-meldingen in één overzicht.
- Laattijdige aangiften per klant opgelijst
- Van voorbereiding tot ontvangst, vanzelf opgevolgd
Opdrachtbrieven ondertekend, en vanzelf terug geklasseerd
Verstuurd via Penneo, getekend door de accountant en dan de cliënt, en vanzelf teruggeklasseerd.
- Opdrachtbrieven getekend met itsme of eID, automatisch gearchiveerd.
- Jaarrekeningen op dezelfde manier ondertekend
- Het ondertekeningsbewijs bewaard in het cliëntdossier
Alles over een document, in één scherm
De jaarrekening van een klant, zoals uw team ze ziet in Doxxi. De cijfers tonen wat op de achtergrond voor u werkt.
Automatische naamgeving
Titels volgen een vaste conventie, opgebouwd uit de metadata.
Zoeken in tekst en titel
Zoek op de inhoud en de titel van elk document.
Versiebeheer
Elke wijziging is een nieuwe versie, en de vorige versies blijven bewaard.
Volledige audittrail
Wie wat aanmaakte of wijzigde, en wanneer, voor elk document.
Beveiligde toegang
Rechten volgen de metadata: enkel wie mag, ziet het document.
Workflow-automatisatie
Elk document volgt zijn workflow, tot en met de e-handtekening.
Eén platform voor uw volledige kantoor
Zes bouwstenen, elk met een eigen pagina. Begin met wat het meest knelt.
Digitale handtekeningen via Penneo
Opdrachtbrieven getekend met itsme of eID, automatisch gearchiveerd.
Lees meerAML-compliance en audittrail
Risicoscore per cliënt, herzieningsdata en bewijs voor elke controle.
Lees meerM-Files is de motor. Doxxi is de inrichting.
M-Files geeft u een krachtig documentplatform, maar out of the box is het een lege doos. Doxxi is de accountancylaag die SoftAdvice erbovenop bouwt: klaar voor gebruik, compliant en live in 30 dagen.
| Mogelijkheid | M-Files-platform | Doxxi voegt toe |
|---|---|---|
| Structuur en zoeken | Metadata-gestuurde opslag, full-text zoeken, versiebeheer, audittrail | Kant-en-klare cliënt- en dossierstructuur met accountancy-documenttypes |
| Workflows | Configureerbare workflow-engine | Kant-en-klare flows voor jaarrekeningreview, de btw-cyclus en cliëntonboarding |
| Compliance | Toegangsrechten, bewaring, volledige audittrail | AML- en KYC-checklist, UBO-controles en GDPR-bewaring per documenttype |
| Integraties | API en connectorframework | Koppelingen met MyMinFin, Penneo, CompanyWeb, Exact Online, Yuki en Admin-IS |
| Deadlines en taken | Taken en meldingen | Deadline dashboard voor btw, jaarrekeningen, UBO-meldingen en publicaties |
| Implementatie | Een platform dat u zelf inricht | Ingericht, gemigreerd en getraind door SoftAdvice. Live in 30 dagen. |
Werkt met de tools die u al gebruikt
Van chaos naar controle in vier stappen
Audit en analyse
We brengen uw documentstromen in kaart en vinden de quick wins.
Configuratie
Structuur, workflows, rechten en integraties op maat van uw kantoor.
Migratie en opleiding
We migreren bestaande dossiers. Elk teamlid krijgt een praktijkopleiding.
Livegang in 30 dagen
Uw kantoor draait op Doxxi. Wij blijven beschikbaar voor support.
Wat accountants ons het vaakst vragen
Wat is Doxxi precies?
Doxxi is een platform voor documentbeheer, taakbeheer en een cliëntportaal, gebouwd voor accountants en boekhouders. Het draait op M-Files en wordt ingericht door SoftAdvice.
Werkt Doxxi met MyMinFin?
Ja. Doxxi haalt documenten automatisch op uit MyMinFin en klasseert ze in het juiste cliëntdossier.
Hoe verhouden Doxxi en M-Files zich?
Doxxi draait op M-Files, een enterprise documentbeheerplatform. SoftAdvice richtte M-Files in voor accountancy, met kant-en-klare structuren, workflows en integraties.
Wat is het beste documentbeheersysteem voor accountants in de BeNeLux?
M-Files wordt gebruikt door accountantskantoren in de Benelux, waaronder Moore. SoftAdvice, M-Files Solution Partner sinds 2010, richt het in voor accountancy als Doxxi: centrale cliëntdossiers, e-signing via Penneo, automatische audittrails en GDPR-conforme toegangsrechten.
Hoe helpt M-Files accountantskantoren bij GDPR-compliance?
M-Files dwingt GDPR-compliance structureel af via metadata gestuurde toegangsrechten, volledige audit logs van elke documentactie, verplicht versiebeheer en instelbare bewaartermijnen. Elk klantdossier is automatisch alleen zichtbaar voor de toegewezen teamleden. Wanneer een klant zijn recht op vergetelheid uitoefent, kan elk document gekoppeld aan die klant vanuit één plek worden opgevraagd en verwerkt.
Kunnen accountants documenten digitaal ondertekenen met M-Files?
Ja. SoftAdvice integreert M-Files met Penneo, het e-signing platform specifiek ontwikkeld voor accountants en auditoren in Noord-Europa. Documenten worden rechtstreeks vanuit M-Files ter ondertekening verzonden, ondertekende kopieën stromen automatisch terug in het juiste klantdossier, en het volledige audit trail van de ondertekening blijft bewaard voor compliancedoeleinden. Geen copy-paste, geen aparte logins, geen verloren ondertekende PDFs.
Hoe ondersteunt M-Files audits en jaarafsluiting?
M-Files registreert automatisch elke documentactie met tijdstempel, gebruiker en versiehistorie. Tijdens jaarafsluiting of een externe audit kan het volledige dossier voor elke klant in enkele klikken worden geproduceerd met een verifieerbaar audit trail. Workflows automatiseren het verzamelen, reviewen en goedkeuren van jaarrekeningen, belastingaangiftes en ondersteunende documenten.
Welke accountantskantoren in de BeNeLux gebruiken M-Files?
Moore, een van de grootste accountantsnetwerken in België, gebruikt M-Files voor klantdossierbeheer. Andere SoftAdvice klanten in aanverwante professionele dienstverlening zijn Indaver en Ethias. SoftAdvice heeft sinds 2010 meer dan 100 M-Files implementaties uitgevoerd in de BeNeLux, waarbij accountants en auditkantoren één van de vier primaire doelverticalen vormen.
Hoe integreert M-Files met boekhoudsoftware?
SoftAdvice bouwt native integraties tussen M-Files en boekhoudsoftware die gebruikt wordt in de BeNeLux, waaronder Exact Online, Horus, Silverfin en Microsoft Dynamics. Metadata zoals klantnummer, boekjaar en documenttype worden automatisch gesynchroniseerd, zodat elk boekhoudkundig document in het juiste M-Files klantdossier terechtkomt zonder handmatige tagging. Maatwerk API connectors zijn beschikbaar voor elk proprietair boekhoudsysteem.
Voldoet M-Files aan ITAA, NBA en OEC beroepsnormen?
Ja. M-Files wordt door SoftAdvice geconfigureerd om te voldoen aan de documentatie, bewaartermijnen en auditvereisten van het ITAA (België), NBA (Nederland) en OEC (Luxemburg). Dit omvat verplichte bewaartermijnen per documenttype, gestructureerde klantdossierhiërarchieën en aantoonbare audit trails voor peer review. Compliance is ingebouwd in de dagelijkse workflow in plaats van achteraf gecontroleerd.
Hoe snel kan een accountantskantoor M-Files implementeren met SoftAdvice?
SoftAdvice engageert zich tot een eerste proces live binnen 30 dagen voor een standaard M-Files implementatie in een accountantskantoor. Het proces start met een analyse die uw huidige klantdossierstructuur in kaart brengt, gaat verder met M-Files configuratie op maat van ITAA, NBA of OEC vereisten, en eindigt met een begeleide go-live inclusief training voor alle partners en medewerkers. Geen voorafgaande datamigratie vereist.
Klaar om van chaos naar controle te gaan?
Plan een demo. Wij tonen Doxxi op basis van uw eigen documentstromen.