Afgelopen week was ik in Baltimore voor de AIIM AI+IM Global Summit. Drie dagen. Honderden informatieleiders van over de hele wereld. Box, IBM, M-Files, OpenText, Hyland en de rest van de wereldwijde IM-gemeenschap in één kamer.
Ik kwam terug met meer aantekeningen dan ik in twee weken kan verwerken.
Maar één conclusie kwam in elke sessie, in elke gang, in elke koffiepauze terug:
De pilots zijn voorbij.
AI is in productie.
En de kloof tussen de winnaars en de strijders heeft bijna niets te maken met welk model ze hebben gekozen.
Het komt neer op fundament.
In dit artikel bundel ik wat ik heb gehoord, gezien en geleerd in Baltimore. Niet als een samenvatting van het volledige programma. Maar als een reflectie op wat het betekent voor de BeNeLux MKB's waarmee we werken. En over een verschuiving die zorgvuldig werd geïntroduceerd vanaf het AIIM-hoofdpodium, wat naar mijn mening de meest fundamentele beweging in ons vakgebied in tien jaar is.
Van proef naar implementatie
Tot vorig jaar ging het in het AI-gesprek voornamelijk over modellen. Welke is de beste? Welke is de snelste? Welke kost het minst per token? Wie wint de benchmark?
In Baltimore was dat gesprek verdwenen.
Het ging niet langer om modellen. Het ging omoperationele betrouwbaarheid. Overtraceerbaarheid. Overgovernance. Overintegratie van inferentie in echte workflows. Over wat er gebeurt wanneer een AI-agent de verkeerde beslissing neemt, en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Dat is een fundamentele verschuiving. En het verandert de aard van het gesprek dat een CEO moet voeren over AI in hun organisatie.
De kern: structuur, niet intelligentie
De zin die in tientallen sessies in Baltimore terugkwam, in verschillende formuleringen, was dit:
Structuur, niet intelligentie, definieert betrouwbaarheid.
AI is alleen zo goed als je data. Zet AI bovenop slechte data, en je begint echt slechte beslissingen heel snel te nemen.
Het aantal dat overal terugkwam: 80 tot 90 procent van alle bedrijfsdata is ongestructureerd. PDF's. Word-documenten. E-mails. Spreadsheets. SharePoint-sites die niemand meer bezit. Gedeelde schijven uit 2014 met machtigingen die niemand kan uitleggen.
Dat is de grondstof voor elke AI die het waard is om te draaien. En in de meeste BeNeLux MKB's is die grondstof een rommel.
Je kunt het meest geavanceerde model op de planeet erop zetten. De output blijft onbetrouwbaar. Niet omdat het model slecht is, maar omdat de input dat is.
Een nieuwe term, een grotere verschuiving
In Baltimore werd een nieuwe term zorgvuldig geïntroduceerd vanaf het hoofdpodium. Een term die bij de eerste keer horen klinkt als niets meer dan een rebranding, maar die bij nader inzien een fundamentele herdefiniëring van ons vakgebied is.
Niet langerinformatiebeheer.
Contextbeheer.
De verschuiving is geen woordspeling. Het is structureel.
Informatiebeheer ging over het document. Waar het zich bevindt. Wie het bezit. Hoe lang we het bewaren. Welke metadata het bevat. Wat de bewaartermijn is.
Contextbeheer gaat over iets anders. Het gaat over wat het documentbetekentop een specifiek moment, voor een specifieke beslissing, voor een specifiek systeem, mens of agent. Het gaat om de regels die op dat moment van toepassing zijn. Over wie bevoegd is om op het document te handelen. Over waarom de AI dit document op dit moment gebruikt en niet een ander.
Want hier is het kritieke punt dat in Baltimore keer op keer naar voren kwam: AI-agenten lezen geen documenten. Ze consumeren context. Het juiste document in de verkeerde context produceert een zelfverzekerd fout antwoord. Het verkeerde document in de juiste context produceert een stille nalevingsschending. Het document op zichzelf, zonder context, produceert helemaal niets nuttigs.
Dat verandert wat de informatiebeheerder doet. Of preciezer: het verandert wie de informatiebeheerder moet zijn.
De oude vraag was: is dit document geclassificeerd, bewaard, toegankelijk? De nieuwe vraag is: weet de AI wat dit document betekent, wanneer het te vertrouwen is, wie erop mag handelen, en onder welke regels?
Dezelfde gegevens. Andere baan. Hogere inzet.
De informatiebeheerder beheerde records. De contextbeheerder beheert betekenis.
Dat is geen titelwijziging. Dat is een plek aan een andere tafel. Een architecton rol. Een strategische rol. Een rol die op bestuursniveau zit, niet in de archiefruimte.
Wat dit betekent voor BeNeLux bedrijven
Op dit punt kan dit alles als een verhaal voor multinationals klinken. Voor Shell, voor Prudential, voor de organisaties op het AIIM-podium.
Het tegendeel is waar. Voor BeNeLux MKB's is dit urgenter, niet minder.
Een paar redenen:
- Een MKB van 80 mensen heeft niet de luxe van een AI Governance Office met drie personen. Er is meestal niemand die expliciet eigenaar is van de AI die in de organisatie wordt gebruikt. Ondertussen lopen de Copilot-licenties, gebruiken medewerkers ChatGPT op persoonlijke accounts, en is AI ingebed in de SaaS-toepassingen waarmee HR en financiën elke dag werken. Niemand heeft het in kaart gebracht. Niemand heeft het mandaat.
- De realiteit van compliance komt onverbiddelijk dichterbij. De EU AI-wet is van kracht. GDPR is nergens heen gegaan. ISO/IEC 42001 wordt steeds vaker gevraagd door zakelijke klanten in hun leveranciersbeoordelingen. De eerste vraag die een auditor stelt, is altijd dezelfde:toon me je AI-inventaris.
- De meeste BeNeLux MKB's kunnen er geen produceren. De meesten weten nog niet dat ze er een nodig hebben.
En tegelijkertijd: de druk op productiviteit is reëel. Medewerkers zoeken naar tools die werken. Ze vinden ze. Ze gebruiken ze. Of het management het nu leuk vindt of niet. Volgens recent onderzoek gebruikt 59 procent van de medewerkers AI-tools die hun werkgever niet heeft goedgekeurd. 75 procent van hen heeft al gevoelige bedrijfsgegevens in die tools geplakt.
Dit is geen beveiligingsprobleem. Dit is een contextprobleem. En het groeit elke dag.
Wat te doen
Drie stappen die elk BeNeLux MKB in de komende drie maanden zou kunnen overwegen. Gebaseerd op wat ik in Baltimore heb gehoord en op vijftien jaar werk in dit veld.
- Eén. Stop met het behandelen van AI als een project. Begin het te behandelen als architectuur.Een Copilot-uitrol is geen AI-strategie. Een agentpilot is geen governance. De vraag is niet welk model je kiest. De vraag is welke laag je bouwt zodat alle modellen die de komende vijf jaar komen, betrouwbaar bovenop kunnen draaien.
- Twee. Stel een contextmanager aan. Of geef toe dat je er geen hebt.De rol bestaat waarschijnlijk niet op uw organigram. Niet de IT-leider. Niet de DPO alleen. Niet de archiefmedewerker. Iemand moet de kaart vasthouden van welke AI in gebruik is, wat het aanraakt, wat het beslist en onder welke regels. In een MKB kan dit een deeltijdfunctie zijn binnen het managementteam. Maar het moet expliciet bij iemand liggen.
- Drie. Begin met één proces, niet met alles.Kies één bedrijfsproces. Een proces dat ertoe doet. Contractbeheer, klantonboarding, HR-onboarding, kies maar. Voor dat ene proces, breng in kaart welke AI betrokken is, welke documenten stromen, welke beslissingen worden genomen en welke regels van toepassing zijn. Fixeer daar de basis. Laat dan de agenten los. Schaal dan op.
Ter afsluiting
Het werk dat we bij SoftAdvice al vijftien jaar doen onder de vlag vanProces- en Informatiearchitectuurwerd op het AIIM-hoofdpodium geherformuleerd als de strategische laag onder elke serieuze AI-implementatie.
Dat is geen toeval. De professionele gemeenschap is tot dezelfde conclusie gekomen. Niet omdat AI nieuwe disciplines heeft uitgevonden, maar omdat AI eindelijk zichtbaar maakt wat we al lange tijd weten: zonder structuur, zonder context, zonder governance, zal geen intelligente technologie betrouwbaar functioneren.
We zijn er klaar voor.
Meer dan dat. We hebben stilletjes iets specifieks gebouwd voor de BeNeLux MKB-markt. Een aanpak die vastligt in reikwijdte, beperkt in duur, en gebouwd op de regelgevende realiteit waarin onze klanten opereren.
Meer daarover binnenkort.