Home/M-Files/Documentworkflows
Workflows in M-Files: goedkeuringen die vanzelf verder gaan
Stop met goedkeuringen najagen per e-mail. In M-Files doorloopt elk document duidelijke stappen, met een eigenaar per stap, automatische herinneringen en een volledige historiek. Visueel ingericht, zonder code.
Plan een demo Probeer de interactieve demo
Illustratief voorbeeld
In het kort
Een workflow in M-Files is een reeks statussen en overgangen die een document doorloopt, zoals concept, review, goedkeuring en archief. M-Files wijst de taken toe, verstuurt de meldingen en legt elke stap automatisch vast, visueel geconfigureerd zonder code. SoftAdvice richt workflows in rond uw goedkeuringsprocessen.
Waarom goedkeuringen per e-mail blijven vastlopen
Documenten reizen als bijlage. Iemand vergeet te antwoorden, een bijlage is verouderd, de goedkeurder is met verlof. Drie weken later weet niemand waar het dossier zit.
Het resultaat: vertraging, duplicaten, ontbrekende handtekeningen en processen die afhangen van het geheugen van mensen, niet van het systeem.
Goedkeuring per e-mail
- Het document circuleert als bijlage
- Geen zicht op wie aan zet is
- Deadlines worden gemist
- Meerdere versies in omloop
- Geen audittrail voor compliance
M-Files-workflow
- Het document doorloopt zelf het proces
- Elke stap heeft een eigenaar
- Automatische escalatie bij een verlopen termijn
- Altijd één actuele versie
- Volledige historiek met tijdstempels
Hoe een workflow werkt in M-Files
Een workflow is een reeks statussen, zoals concept, review, ondertekening en archief, verbonden door overgangen. Elk document staat op elk moment in precies één status, en elke status kan automatisch acties starten.
Een overgang kan manueel zijn (iemand klikt op "Goedkeuren") of automatisch (M-Files ziet dat aan een voorwaarde is voldaan). U kunt een elektronische handtekening verplichten voor een overgang, essentieel in financiële en kwaliteitsomgevingen.
Denk aan een estafette: elke loper heeft zijn stuk en geeft het stokje pas door als hij klaar is. M-Files zorgt dat het stokje nooit valt.
DocumentworkflowsDoorloop zelf een goedkeuringsworkflow
Van concept tot getekend contract. Wissel van rol en zie hoe M-Files het document door de juiste stappen leidt.
Klik gerust rond: het werkt zoals het echte M-Files.
Wat er automatisch gebeurt in elke status
Koppel acties aan een status en M-Files voert ze uit zodra een document daar aankomt.
Taak toewijzen
Een review- of goedkeuringstaak gaat naar een persoon of team, met een melding.
Betrokkenen verwittigen
Een e-mailmelding vertrekt zodra een document een nieuwe fase bereikt.
Rechten aanpassen
Een goedgekeurd document wordt alleen-lezen voor iedereen behalve de archiefbeheerder.
Omzetten naar pdf
De definitieve versie wordt bij goedkeuring als pdf bewaard, zonder manuele stap.
Workflows in uw sector
Contractbeheer
Van juridische review tot commerciële goedkeuring en digitale handtekening, elke stap geautomatiseerd met een volledige audittrail.
Lees meerKwaliteitsbeheer
SOP’s en werkinstructies doorlopen een verplichte reviewcyclus met elektronische aftekening vóór publicatie.
HR-onboarding en -offboarding
Documenten voor een nieuwe medewerker gaan naar IT, payroll en de leidinggevende, elk voor hun eigen stap.
Factuurverwerking
Inkomende facturen gaan naar de juiste budgethouder op basis van bedrag of kostenplaats.
Lees meerTechnische dossiers
Revisietekeningen en rapporten gaan pas naar externe partijen na goedkeuring door de projectleider.
Lees meerUw situatie is anders?
Vertel ons hoe uw documenten vandaag lopen. Wij tonen wat M-Files voor u verandert.
Plan een demoVeelgestelde vragen
Moet ik kunnen programmeren om een workflow te bouwen?
Nee. Workflows worden visueel ingericht in de M-Files-beheerconsole: statussen, overgangen en acties zonder code. Scripting is optioneel voor geavanceerde logica.
Kan een workflow automatisch starten bij het aanmaken van een document?
Ja. Een workflow kan starten zodra een document een bepaalde klasse of metadatawaarden krijgt, zonder manuele stap.
Wat als meerdere mensen tegelijk moeten goedkeuren?
M-Files ondersteunt parallelle goedkeuring: ofwel moet iedereen goedkeuren, ofwel volstaat één goedkeuring om verder te gaan.
Is er een audittrail van wie wat goedkeurde?
Ja. Elke statuswijziging, goedkeuring en opmerking wordt vastgelegd met tijdstempel en gebruiker, en kan geëxporteerd worden.
Kan een workflow reageren op de inhoud of metadata van een document?
Ja. Overgangen kunnen gestart of geblokkeerd worden door waarden zoals bedrag, documenttype of klant, bijvoorbeeld om facturen boven een drempel naar een hogere goedkeurder te sturen.
Ontdek de andere M-Files-mogelijkheden
Documentworkflows
Goedkeuringen die vanzelf verder gaan.
U bent hierZie het werken op uw eigen documenten
30 minuten, online, vrijblijvend. We tonen het met documenten en processen zoals de uwe.