M-Files vervangt handmatige processen door slimme, geautomatiseerde processen.

Waarom e-mailworkflows niet werken

De meeste organisaties sturen documenten ter goedkeuring rond via e-mail. Iemand vergeet te reageren. Een bijlage is verouderd. De goedkeurder is met verlof. Drie weken later vraagt niemand zich af waar het bestand is gebleven.

Het resultaat: vertragingen, duplicaten, ontbrekende handtekeningen en processen die afhankelijk zijn van de herinneringen van individuele medewerkers, niet van het systeem.

Wat is precies een workflow in M-Files?

Een workflow in M-Files is een reeks states (fases) verbonden door transities (wijzigingen). Elk document bevindt zich op elk moment in precies één state. Aan elke state zijn acties gekoppeld die automatisch worden uitgevoerd.

Vergelijk het met een estafette: elke loper heeft zijn eigen stuk.

Pas als je klaar bent, geef je de estafettestok door. M-Files zorgt ervoor dat de estafettestok nooit op de grond valt.

​ 

De overgang tussen states kan handmatig zijn (de gebruiker klikt op "Goedkeuren") of automatisch (M-Files detecteert dat aan een voorwaarde is voldaan). Je kunt ook een elektronische handtekening vereisen voor een overgang — essentieel voor compliance in financiële of kwaliteitsomgevingen.

Zo werkt een goedkeuringsworkflow in M-Files

Doorloop zelf het hele proces — van concept tot ondertekend contract. Wissel van rol en ontdek hoe M-Files elk document automatisch door de juiste stappen leidt.

Wat gebeurt er automatisch met elke status

In elke status koppel je acties die M-Files automatisch uitvoert zodra een document die fase bereikt.

Deadlines implementeren: Reageert niemand binnen 10 dagen? M-Files kan het document automatisch afwijzen of een escalatiebericht naar de verantwoordelijke manager sturen.

Workflows in jouw sector

M-Files-workflows zijn volledig configureerbaar. Dit zijn de meest voorkomende toepassingen onder onze klanten: