M-Files vervangt mappenstructuren door metadata: slimme labels die elk document vindbaar maken.

Waarom mappenstructuren niet werken.

Kenniswerkers besteden gemiddeld 1,5 uur per dag aan het zoeken naar documenten. De oorzaak is bijna altijd dezelfde: mappenstructuren die per persoon, per afdeling en per jaar anders zijn georganiseerd.

Een offerte wordt door de ene medewerker onder de klant opgeslagen, door een andere onder het project, en door een derde in de map voor de maand. Niemand doet het verkeerd. Het systeem biedt gewoon geen structuur.

Wat is metadata precies?

Metadata zijn eigenschappen die context aan een document geven. Denk aan labels zoals "dit is een offerte", "van klant Janssen", "voor project Brussel" en "wacht op goedkeuring".

In M-Files worden documenten niet in mappen opgeslagen, maar beschreven met metadata. Bij het opslaan geef je een aantal attributen op. M-Files indexeert, organiseert en toont het document vervolgens automatisch in alle relevante overzichten.

Vergelijk het met Spotify: je zoekt niet naar track_047.mp3 in een map, maar op artiest, album of genre.

Zo werkt M-Files voor jouw zakelijke documenten.

​ 

Metadata kan van alles zijn: een klant uit uw CRM, een projectnaam, een datum, een workflowstatus, zelfs een digitale handtekening. Volledig configureerbaar per organisatie.

Dit is hoe metadata-gestuurd zoeken aanvoelt.

Klik op filters, typ een zoekterm, of klik op een document voor de preview. Net zoals M-Files werkt.

Wat metadata nog meer mogelijk maakt.

Metadata is niet alleen voor zoeken. Het vormt de basis voor workflows, beveiliging en versiebeheer in M-Files.

Metadata in jouw sector.

Metadata werkt brancheoverstijgend. Hier zijn de meest voorkomende toepassingen bij onze klanten: