Stel je voor: een overheidsadministratie die verantwoordelijk is voor gezondheidszorg, onderwijs, justitie, financiën en openbare veiligheid. Duizenden documenten per jaar. Allemaal foutloos, traceerbaar en conform de wetgeving. Dat is de dagelijkse realiteit van de Republiek en het Kanton Jura (RCJU) in Zwitserland.
En precies daar wrong de schoen.
Twee platformen, één ontbrekende schakel
De RCJU werkte al sinds 2018 met M-Files voor elektronisch documentbeheer en met dox42 voor documentgeneratie. Twee krachtige platformen – maar zonder naadloze koppeling bleven de risico's reëel. Documenten die niet uniform waren. Handmatige herinvoer die fouten veroorzaakte. Traceerbaarheid die moeilijk te garanderen viel.
Voor een overheidsinstantie waar betrouwbaarheid en compliance geen luxe zijn maar een absolute vereiste, was de situatie onhoudbaar.
De doorbraak: één webinar, één connector
Tijdens een webinar van SoftAdvice – gecertificeerd M-Files partner en dox42-expert – ontdekte het IT-team van de RCJU de dox42-connector voor M-Files. De demonstratie was direct overtuigend.
Het werkingsprincipe is even simpel als elegant: zodra een document in M-Files van status verandert, wordt automatisch een aanroep naar dox42 getriggerd. dox42 haalt via de REST API's van M-Files alle benodigde gegevens op en genereert het definitieve document. Volledig automatisch. Geen handmatige tussenkomst. Geen kans op fouten.
Van theorie naar praktijk
De integratie draait vandaag op enkele van de meest kritische processen binnen de administratie:
Denk aan de validatie van financiële verbintenissen, waarbij automatisch synthesefiches worden gegenereerd. Of het beheer van bijdrageverzoeken, met geautomatiseerde toekennings-, afwijzings- en betalingsbevestigingsbrieven.
Resultaten die er toe doen
De uitrol verliep vlekkeloos, dankzij de nauwe samenwerking met SoftAdvice en de sterke interne dox42-kennis. De impact was direct voelbaar:
Documenten zijn nu uniform, conform en volledig traceerbaar. Handmatige herinvoer behoort tot het verleden, waardoor er minder fouten optreden en het supportteam wordt ontlast. Nieuwe sjablonen of aanpassingen zijn razendsnel operationeel – de time-to-market is drastisch verkort. Teams werken autonomer: het toevoegen van een nieuwe eigenschap aan een bestaand sjabloon is een kwestie van minuten. En dankzij geautomatiseerde uitrol is elke productiezetting veilig en voorspelbaar.
De expertise van SoftAdvice op het vlak van M-Files, gecombineerd met hun nauwe band met dox42, heeft ons een perfect geïntegreerd en kwalitatief hoogstaand component opgeleverd. De reactiesnelheid van de teams en de helderheid van hun toelichtingen hebben ons in staat gesteld het maximale uit deze integratie te halen – met een sterke toegevoegde waarde voor ons informatiesysteem. »
— Software-architect, SDI – Republiek en Kanton Jura