La gestion documentaire est l'ensemble des processus, des accords et des systèmes par lesquels une organisation crée, stocke, gère, partage et archive ses documents et informations de manière structurée.
Que signifie exactement la gestion documentaire ?
Presque chaque organisation travaille quotidiennement avec des documents : devis, contrats, factures, rapports, procédures, e-mails. La gestion documentaire concerne la manière dont vous gérez ce flux d'informations.
Dans la pratique, cela signifie : une structure claire pour la conservation des fichiers, des accords sur la nomination et les versions, des règles sur qui peut lire ou modifier quoi, et un moyen de retrouver rapidement les documents. Sans cette structure, les fichiers se perdent dans de profondes hiérarchies de dossiers, des versions incorrectes sont envoyées et un temps précieux est perdu à chercher.
Avantages d'une bonne gestion documentaire
Les organisations qui abordent bien la gestion documentaire constatent rapidement la différence. Voici les avantages les plus courants :
Gestion documentaire vs. dossiers sur un serveur
De nombreuses organisations utilisent encore un disque partagé ou une structure de dossiers SharePoint.
Cela fonctionne jusqu'à un certain point, mais présente des limitations structurelles dès que l'équipe grandit ou que les flux d'informations deviennent plus complexes.
Comment commencer la gestion des documents ?
Un projet de gestion des documents réussi ne commence pas par le choix d'un logiciel, mais par une analyse de vos processus et de vos informations.
SoftAdvice adopte une approche en cinq étapes :
Questions fréquentes
Un projet de gestion des documents réussi ne commence pas par le choix d'un logiciel, mais par une analyse de vos processus et de vos informations.
SoftAdvice adopte une approche en cinq étapes :
La gestion des documents est le processus : les accords, la structure et la méthode de travail autour de vos documents.
Un Système de Gestion de Documents (DMS) est le logiciel qui soutient et automatise ce processus. Un DMS comme M-Files ajoute des métadonnées, la gestion des versions, des droits d'accès et des fonctionnalités de recherche à votre flux de documents.
Toute organisation qui travaille avec des contrats, des devis, des rapports ou d'autres documents d'entreprise bénéficie d'une gestion des documents structurée. En particulier, les PME dans des secteurs tels que la comptabilité, l'ingénierie, la construction et les services aux entreprises en tirent rapidement profit. Les organisations ayant des obligations légales de conservation ou une certification ISO en profitent également fortement.
Le prix dépend de la plateforme, du nombre d'utilisateurs et de la complexité de l'implémentation.
Les solutions cloud comme M-Files fonctionnent avec un abonnement mensuel par utilisateur. Le retour sur investissement total est généralement positif dans un délai de 6 à 18 mois, grâce aux économies de temps, à moins d'erreurs et à un meilleur contrôle de la conformité. SoftAdvice se fera un plaisir de faire une estimation concrète en fonction de votre situation.
Une implémentation de base pour une PME de 10 à 50 employés prend généralement entre 4 et 10 semaines.
Des projets plus complexes avec des intégrations vers un ERP ou un CRM nécessitent plus de temps. SoftAdvice utilise une méthodologie de projet fixe en cinq phases afin que vous sachiez toujours où vous en êtes.
La meilleure première étape est une analyse de processus : quels documents créez-vous, qui les utilise et combien de temps doivent-ils être conservés ?
SoftAdvice propose à cet égard un scan d'entreprise : une analyse courte et structurée en trois sessions qui aboutit à un conseil concret et à un plan d'action clair.