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INTEGRATIONS-DIGITAL SIGNATURES


Add digital signatures without extra steps

Stop downloading, emailing and chasing attachments.


Let clients and colleagues sign documents digitally from within M-Files, while the file                                                            stays complete and audit-proof automatically.


Book an e-signature session ​​M-Files overview



Our approach: we don't start from an e-signing tool, but from your signing process.   Who needs to sign what, in which order, with what proof?



WHAT YOU ACTUALLY WANT

Digital signatures that speed up your process, not slow it down


You want documents signed smoothly, without anyone still having to download, print, scan or upload pdfs. And without separate portals.

E-signatures only feel truly comfortable when they are part of your document process. 

M-Files provides the context, the e-signing platform provides the legally valid signature.


Vandaag, zonder integratie

Zonder geïntegreerde e-handtekeningen

  • Documenten circuleren via mail, met meerdere versies en bijlagen.
  • Ondertekende versies belanden in persoonlijke mailboxen of downloads-mappen.
  • Niemand heeft volledig zicht: wat is nu de geldige, ondertekende versie?
  • Bewijs (event logs, certificaten) zit verspreid over verschillende systemen.
Met M-Files

Met M-Files en geïntegreerde e-handtekeningen

Eén geïntegreerde flow geeft je:
  • één startpunt (M-Files) voor elke ondertekeningsflow.
  • automatische dossiervorming van ondertekende documenten en bewijzen.
  • volledige traceerbaarheid voor audits, klanten en management.
Aujourd'hui, sans intégration

Sans signatures électroniques intégrées

  • Les documents circulent par e-mail, avec plusieurs versions et pièces jointes.
  • Les versions signées finissent dans des boîtes mail personnelles ou des dossiers de téléchargement.
  • Personne n'a une vue complète : quelle est la version valide et signée actuellement ?
  • Les preuves (journaux d'événements, certificats) sont dispersées entre différents systèmes.
Avec M-Files

Avec M-Files et des signatures électroniques intégrées

Un seul flux intégré vous offre :
  • un point de départ unique (M-Files) pour chaque flux de signature.
  • l'archivage automatique des documents signés et des preuves.
  • une traçabilité complète pour les audits, les clients et la direction.
Today, without integration

Without integrated e-signatures

  • Documents circulate by email, with multiple versions and attachments.
  • Signed versions end up in personal mailboxes or downloads folders.
  • No one has full visibility: which is the valid, signed version now?
  • Evidence (event logs, certificates) is scattered across different systems.
With M-Files

With M-Files and integrated e-signatures

One integrated flow gives you:
  • one starting point (M-Files) for every signing flow.
  • automatic filing of signed documents and evidence.
  • full traceability for audits, clients and management.
HOW IT WORKS

E-signatures as a logical step in your workflow


We connect M-Files to your e-signing platform so employees don't have to switch context. The workflow does the work, not your inbox.

1

Start vanuit M-Files

Kies het document in M-Files, selecteer ondertekenaars en rol (klant, intern, extern) en start de ondertekeningsflow met één klik.

ContractenOffertesHR-documenten
2

Status, herinneringen & volgorde

Volg in M-Files wie al tekende, wie nog moet tekenen en welke stappen klaarstaan. Herinneringen en volgorde van ondertekenaars zijn configureerbaar.

StatusoverzichtAutomatische remindersOndertekenvolgorde
3

Auditproof dossier

De ondertekende versie én het ondertekeningsbewijs komen automatisch terug in M-Files. Klaar voor audit, klantdiscussies of interne controles.

AudittrailBewijsdocumentenCompliance
1

Démarrez depuis M-Files

Choisissez le document dans M-Files, sélectionnez les signataires et leur rôle (client, interne, externe) et lancez le flux de signature en un clic.

ContratsDevisDocuments RH
2

Statut, rappels & ordre

Suivez dans M-Files qui a signé, qui doit encore signer et quelles étapes sont en attente. Les rappels et l’ordre des signataires sont configurables.

Aperçu du statutRappels automatiquesOrdre de signature
3

Dossier auditable

La version signée et la preuve de signature reviennent automatiquement dans M-Files. Prêt pour l’audit, les discussions clients ou les contrôles internes.

Piste d’auditDocuments de preuveConformité
1

Start from M-Files

Choose the document in M-Files, select signers and their role (client, internal, external) and start the signing flow with one click.

ContractsQuotesHR documents
2

Status, reminders & order

Track in M-Files who has signed, who still needs to sign and which steps are queued. Reminders and signer order are configurable.

Status overviewAutomatic remindersSigning order
3

Audit-proof file

The signed version and the signing evidence return automatically to M-Files. Ready for audit, client discussions or internal controls.

Audit trailEvidence documentsCompliance
FOR WHOM

For every organisation where "just signing" now costs a lot of time

Anywhere contracts, quotes, HR documents or compliance forms circulate, integrated e-signing delivers immediate gains.

Accountants & financiële diensten

Opdrachtbrieven, jaarrekeningen, mandaten en juridische documenten digitaal laten ondertekenen, centraal per klantdossier.

Sales & contractmanagement

Offertes, SLA's en contracten sneller rond krijgen, met zicht op wie waar blijft hangen in het proces.

HR & legal

Arbeidsovereenkomsten, policies en verklaringen digitaal ondertekenen, met volledige traceerbaarheid per medewerker.

Comptables & services financiers

Lettres de mission, comptes annuels, mandats et documents juridiques signés numériquement, de manière centralisée par dossier client.

Ventes & gestion des contrats

Faites signer devis, SLA et contrats plus rapidement, avec une visibilité sur les points de blocage dans le processus.

RH & juridique

Contrats de travail, politiques et déclarations signés numériquement, avec une traçabilité complète par collaborateur.

Accountants & financial services

Engagement letters, annual accounts, mandates and legal documents signed digitally, centrally per client file.

Sales & contract management

Get quotes, SLAs and contracts signed faster, with visibility into where things stall in the process.

HR & legal

Employment contracts, policies and declarations signed digitally, with full traceability per employee.


Want to really integrate e-signatures into your document process?

In one session we look at which documents you have signed today, where it gets stuck and how an integrated e-signing solution with M-Files can speed it up.

Combine e-signatures with our approach to search & find, approval flows, version control and permissions for a complete Document Management story.



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