Wat is change management bij een DMS?

Hoe u uw team meekrijgt in de transitie naar een nieuw documentbeheersysteem, technologie werkt alleen als mensen het omarmen.

5 minDMS-adoptie

In het kort

Change management is een gestructureerde aanpak om mensen, processen en organisaties door een verandering te begeleiden. Bij de implementatie van een DMS draait het om de menselijke kant van de overgang: communicatie, training, omgaan met weerstand en zorgen voor duurzame adoptie.

Op deze pagina

Wat is change management bij een DMS?
Waarom change management het verschil maakt
De change-managementaanpak van SoftAdvice
Veelgestelde vragen

Wat is change management bij een DMS?

Studies tonen keer op keer aan dat 70% van de digitale transformaties hun beoogde resultaten niet haalt, niet door technische problemen maar door onvoldoende adoptie door gebruikers. Een perfect ingericht M-Files-systeem dat niemand gebruikt, is een mislukte investering.

Bij SoftAdvice is change management geen optionele extra maar een vast onderdeel van elke implementatie. Onze projectmethodiek omvat een communicatieplan, het aanduiden van interne ambassadeurs, gefaseerde training en een opvolgplan voor adoptie in de eerste maanden na de livegang.

Het doel is niet alleen dat uw team het nieuwe systeem gebruikt bij de lancering, maar dat het zes maanden later de vanzelfsprekende manier van werken is geworden. Duurzame verandering, geen eenmalige implementatie.

Waarom change management het verschil maakt

Hogere adoptiegraad

Teams die goed begeleid worden gebruiken het nieuwe systeem vaker en beter. Hogere ROI op uw investering.

Minder weerstand

Proactieve communicatie en training verminderen weerstand drastisch.

Snellere go-live

Een goed plan verkort de implementatietijd doordat medewerkers direct productief zijn.

Minder fouten

Goed getrainde gebruikers maken minder fouten, wat de datakwaliteit ten goede komt.

Duurzame verandering

Zonder change management vervaagt de implementatie. Met begeleiding wordt het een nieuwe standaard.

Ambassadeurs creëren

Early adopters worden interne ambassadeurs die de adoptie organisch versnellen.

De change-managementaanpak van SoftAdvice

Stap 1
Stakeholders in kaart brengen
Identificeer wie het meest beïnvloed wordt: power users, sceptici, management en IT.
Stap 2
Communicatieplan opstellen
Bepaal hoe, wanneer en door wie de verandering wordt gecommuniceerd. Transparantie vermindert onzekerheid.
Stap 3
Sleutelfiguren trainen
Train eerst de interne champions. Zij worden het eerste aanspreekpunt voor collega's.
Stap 4
Bredere uitrol en training
Gefaseerde training voor alle gebruikers, gekoppeld aan de feitelijke go-live.
Stap 5
Nazorg en optimalisatie
Na de go-live begeleidt SoftAdvice via Success Services de verdere adoptie en optimalisatie.

Veelgestelde vragen

Wat is change management?

Waarom mislukken DMS-implementaties?

Studies tonen aan dat 70% van de digitale transformaties hun doelen niet haalt, niet door technische problemen maar door onvoldoende adoptie. Change management is de oplossing.

Wie leidt het change-managementtraject?

Bij SoftAdvice zit change management ingebouwd in elke implementatie. Onze methodiek omvat communicatieplannen, training en een opvolgplan voor adoptie. We werken nauw samen met uw interne projectleider.