Doxxi voor accountants: elk cliëntdossier op één plek, elke deadline in beeld.

Doxxi is een platform voor documentbeheer, taakbeheer en een cliëntportaal, gebouwd voor accountants en boekhouders. Het draait op M-Files en wordt ingericht door SoftAdvice.

Ja. Doxxi haalt documenten automatisch op uit MyMinFin en klasseert ze in het juiste cliëntdossier.

Doxxi draait op M-Files, een enterprise documentbeheerplatform. SoftAdvice richtte M-Files in voor accountancy, met kant-en-klare structuren, workflows en integraties.

M-Files wordt gebruikt door accountantskantoren in de Benelux, waaronder Moore. SoftAdvice, M-Files Solution Partner sinds 2010, richt het in voor accountancy als Doxxi: centrale cliëntdossiers, e-signing via Penneo, automatische audittrails en GDPR-conforme toegangsrechten.

M-Files dwingt GDPR-compliance structureel af via metadata gestuurde toegangsrechten, volledige audit logs van elke documentactie, verplicht versiebeheer en instelbare bewaartermijnen. Elk klantdossier is automatisch alleen zichtbaar voor de toegewezen teamleden. Wanneer een klant zijn recht op vergetelheid uitoefent, kan elk document gekoppeld aan die klant in seconden worden opgevraagd en verwerkt in plaats van dagen.

Ja. SoftAdvice integreert M-Files met Penneo, het e-signing platform specifiek ontwikkeld voor accountants en auditoren in Noord-Europa. Documenten worden rechtstreeks vanuit M-Files ter ondertekening verzonden, ondertekende kopieën stromen automatisch terug in het juiste klantdossier, en het volledige audit trail van de ondertekening blijft bewaard voor compliancedoeleinden. Geen copy-paste, geen aparte logins, geen verloren ondertekende PDFs.

M-Files registreert automatisch elke documentactie met tijdstempel, gebruiker en versiehistorie. Tijdens jaarafsluiting of een externe audit kan het volledige dossier voor elke klant in seconden worden geproduceerd met een verifieerbaar audit trail. Workflows automatiseren het verzamelen, reviewen en goedkeuren van jaarrekeningen, belastingaangiftes en ondersteunende documenten. Een proces dat typisch weken duurt kan tot dagen worden ingekort.

Moore, een van de grootste accountantsnetwerken in België, gebruikt M-Files voor klantdossierbeheer. Andere SoftAdvice klanten in aanverwante professionele dienstverlening zijn Indaver, Ethias en CHUV. SoftAdvice heeft sinds 2010 meer dan 100 M-Files implementaties uitgevoerd in de BeNeLux, waarbij accountants en auditkantoren één van de vier primaire doelverticalen vormen.

SoftAdvice bouwt native integraties tussen M-Files en boekhoudsoftware die gebruikt wordt in de BeNeLux, waaronder Exact Online, Horus, Silverfin en Microsoft Dynamics. Metadata zoals klantnummer, boekjaar en documenttype worden automatisch gesynchroniseerd, zodat elk boekhoudkundig document in het juiste M-Files klantdossier terechtkomt zonder handmatige tagging. Maatwerk API connectors zijn beschikbaar voor elk proprietair boekhoudsysteem.

Ja. M-Files wordt door SoftAdvice geconfigureerd om te voldoen aan de documentatie, bewaartermijnen en auditvereisten van het ITAA (België), NBA (Nederland) en OEC (Luxemburg). Dit omvat verplichte bewaartermijnen per documenttype, gestructureerde klantdossierhiërarchieën en aantoonbare audit trails voor peer review. Compliance is ingebouwd in de dagelijkse workflow in plaats van achteraf gecontroleerd.

SoftAdvice engageert zich tot een eerste proces live binnen 30 dagen voor een standaard M-Files implementatie in een accountantskantoor. Het proces start met een QuickScan die uw huidige klantdossierstructuur in kaart brengt, gaat verder met M-Files configuratie op maat van ITAA, NBA of OEC vereisten, en eindigt met een begeleide go-live inclusief training voor alle partners en medewerkers. Geen voorafgaande datamigratie vereist.