Eerst uw documenten begrijpen. Dan pas het platform kiezen.
SharePoint met MacroView, M-Files, of beide? Discovery bekijkt hoe uw documenten echt lopen en geeft u eerlijk advies over het platform dat past, met een plan om te starten. Wij werken met beide, dus we hebben geen reden om er één door te duwen.
Plan een kennismaking Hoe Discovery werkt
Illustratief voorbeeld
Vertrouwd door meer dan 100 organisaties in de BeNeLux
In het kort
Eerst begrijpen, dan kiezen
- Uw documenten
- Uw processen
- Advies en plan
SoftAdvice Discovery is een kort, platformneutraal traject dat een organisatie helpt het juiste documentplatform te kiezen: SharePoint met MacroView, M-Files met Microsoft 365, of beide naast elkaar. Na een digitale intake-vragenlijst bekijkt een halfdaagse sessie (on-site of remote, 3 tot 4 uur) processen, documentstromen en hoe mensen werken. Het resultaat is een rapport op vijf domeinen, platformadvies per soort document en een plan om te starten, voorgesteld in één uur. Het rapport en het advies blijven van de klant, ook zonder vervolgtraject. De prijs hangt af van de sector en krijgt u op aanvraag; het bedrag wordt volledig verrekend bij een vervolgtraject binnen 90 dagen.
Is Discovery iets voor u?
Wel voor u als
- u in Microsoft 365 werkt en twijfelt tussen SharePoint, M-Files of beide;
- u met 10 tot 250 gebruikers werkt, over afdelingen of entiteiten heen;
- u eerst wilt weten welk platform past, voor u licenties koopt.
Niet voor u als
- u minder dan 10 gebruikers heeft en enkel een gedeelde map zoekt;
- u uw oude documentsysteem één op één wilt nabouwen;
- u niet in Microsoft 365 werkt;
- u een lijst met tools wilt zonder naar uw processen te kijken.
Vier stappen, van eerste gesprek tot een plan
Kennismaking
We praten over uw documenten, uw twijfels en uw doelen. Geen demo, geen slides.
Intake
Een korte digitale vragenlijst, zodat de sessie vertrekt vanuit uw situatie.
Discovery-sessie
We volgen uw documenten door de organisatie: wie maakt ze, wie keurt ze goed, wie heeft ze nodig, en waar het vastloopt.
Advies en plan
We stellen het rapport voor, het platformadvies per soort document en waar u best start.
Drie eerlijke antwoorden
Het advies volgt uw documenten, niet onze voorkeur. Vaak verschilt het antwoord per soort document.
SharePoint met MacroView
Samenwerken is het doel, en mail en documenten moeten vanuit Outlook in het juiste dossier landen.
- Teamsites en intranet
- Klasseren vanuit Outlook
- In uw eigen Microsoft 365
M-Files met Microsoft 365
Documenten dragen verantwoordelijkheid: goedkeuringen bepalen de geldige versie, toegang volgt de klant of het project, auditors vragen om bewijs.
- Metadata in plaats van mappen
- Workflows en goedkeuringen
- Audit trail
Beide, naast elkaar
SharePoint blijft de plek om samen te werken, M-Files beheert de documenten die beheerst moeten worden. Eén Microsoft 365-ervaring.
- Intranet in SharePoint
- Beheerste documenten in M-Files
- Duidelijke afspraken over wat waar hoort
Een rapport waarmee u verder kunt, en het is van u
Het rapport en het advies blijven van u, ook als u daarna niet met ons verder gaat. U kunt ze gebruiken met elke partner.
- Een rapport op vijf domeinen: structuur, toegang, zoekbaarheid, procesintegratie en adoptie
- Platformadvies per soort document
- Uw pijnpunten, concreet gemaakt
- Een plan: met welk proces u start
Discovery in het kort
- Sessie
- Halve dag, 3 tot 4 uur
- Waar
- On-site of remote
- Doorlooptijd
- Van intake naar advies in 10 dagen
- Prijs
- Op aanvraag, afhankelijk van uw sector
- Verrekening
- Volledig verrekend bij een vervolgtraject binnen 90 dagen
Vragen over Discovery
Hoe kiezen jullie het platform?
We vertrekken vanuit uw documenten: wie maakt ze, wie keurt ze goed, wie heeft ze nodig en welke regels gelden. SoftAdvice werkt met SharePoint, MacroView en M-Files, dus het advies volgt wat past, niet wat we verkopen.
Wat kost Discovery?
De prijs hangt af van uw sector en krijgt u op aanvraag. Het bedrag wordt volledig verrekend bij een vervolgtraject binnen 90 dagen.
Hoeveel tijd vraagt het van ons team?
Ongeveer 15 minuten voor de intake, een halve dag voor de sessie met de mensen die de processen kennen, en één uur voor de presentatie.
Is het rapport van ons als we niet verder gaan?
Ja. Het rapport en het advies zijn van u en u kunt ze gebruiken met elke partner.
We weten al welk platform we willen. Is Discovery dan nog nuttig?
Vaak wel: Discovery toont met welke documenten en processen u best start en hoe de structuur eruit moet zien. Wilt u enkel het platform zien, dan is een demo de snellere weg.
Is dit hetzelfde als M-Files Discovery?
Nee. M-Files Discovery is een M-Files-module die documenten in andere opslagplaatsen classificeert. SoftAdvice Discovery is ons adviestraject om het juiste platform te kiezen.
Twijfelt u welk platform past?
Plan een kennismaking. We bekijken uw situatie en zeggen eerlijk of Discovery u helpt.