M-Files: één zoekbalk voor al uw bedrijfsinformatie.

M-Files is een intelligent documentbeheerplatform dat bedrijfsinformatie organiseert op basis van metadata in plaats van mappenstructuren. In plaats van elk document op één vaste locatie op te slaan, beschrijft M-Files wat elk document is (klant, project, type, status) en laat gebruikers het terugvinden vanuit elke invalshoek. M-Files verbindt native met Outlook, SharePoint, Teams, netwerkschijven en bedrijfssystemen zoals SAP en Salesforce, zodat documenten blijven staan waar ze zijn en toch vindbaar worden vanuit één zoekbalk.

De prijs hangt af van de editie (Foundation, Essentials of Enterprise), het aantal gebruikers, cloud of on-premise en de modules die u nodig hebt. Gebruik de prijscalculator voor een schatting, of vraag SoftAdvice om een vrijblijvend voorstel op maat.

M-Files Aino is de ingebouwde AI-assistent van M-Files. Aino classificeert documenten automatisch, stelt metadata voor, beantwoordt vragen in natuurlijke taal en herkent bedrijfskritische informatie in uw volledige M-Files vault. In tegenstelling tot ChatGPT of Microsoft Copilot werkt Aino uitsluitend met de eigen documenten van de klant, respecteert volledig bestaande toegangsrechten, en verwijst altijd naar het brondocument voor elk antwoord. Inclusief multimodale verwerking van afbeeldingen en scans.

Ja. M-Files draait native binnen Microsoft 365, met specifieke integraties voor Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint. Gebruikers blijven werken in de tools die ze al kennen, terwijl M-Files de metadata, versiebeheer en toegangsrechten laag eronder levert. De Enterprise editie voegt de Connector voor Microsoft Copilot toe, die M-Files inhoud veilig beschikbaar maakt voor Copilot voor AI-gestuurde inzichten met respect voor gebruikersrechten.

M-Files biedt de technische basis voor GDPR, ISO 27001 en SOC 2 compliance via AES-256 encryptie, metadata-gestuurde granulaire toegangsrechten, volledige en onveranderlijke audittrails, en instelbare bewaartermijnen. M-Files Cloud host Europese klantdata in Amsterdamse datacenters. De Enterprise editie voegt Azure Key Vault integratie, gefedereerde identiteit en uitgebreide auditlogging toe voor organisaties met hoge compliance-eisen.

Nee. M-Files bevat de Intelligent Metadata Layer, die verbindt met bestaande SharePoint sites, netwerkschijven, Salesforce, SAP en andere bedrijfssystemen en hun inhoud vindbaar maakt via M-Files zonder fysiek te verplaatsen. Voor gevallen waar migratie wenselijk is, classificeert en importeert Smart Migration automatisch documenten met behoud van metadata. SoftAdvice ontwerpt een migratiestrategie die past bij de specifieke situatie, waarbij big-bang migraties meestal volledig worden vermeden.

SoftAdvice engageert zich tot een eerste proces live binnen 30 dagen voor een standaard eerste fase M-Files implementatie. Dit dekt procesanalyse, metadata-architectuur, vaultconfiguratie, Microsoft 365 integratie en gebruikerstraining. Complexere implementaties met meerdere integraties en afdelingen strekken zich doorgaans uit tot 8 tot 12 weken inclusief geavanceerde adoptiecoaching. Geen voorafgaande datamigratie vereist.

SharePoint is een samenwerkings- en intranetplatform dat documenten organiseert in sites, bibliotheken en mappen. M-Files is een documentbeheerplatform dat informatie organiseert op basis van metadata en relaties. Beide vullen elkaar aan: M-Files koppelt native met SharePoint en voegt documentcontrole, versiebeheer en governance toe. SoftAdvice implementeert beide en adviseert welk waar past.

SoftAdvice is sinds 2010 M-Files Solution Partner, met meer dan 100 implementaties in België, Nederland en Luxemburg. SoftAdvice start met procesadvies en informatiearchitectuur vóór de configuratie, werkt in het Nederlands, Frans en Engels, en engageert zich tot een eerste oplossing live binnen 30 dagen.

M-Files 2026 introduceert Workspaces (rolgebaseerde gepersonaliseerde weergaven van vault inhoud), Sharing Center (gecontroleerde externe sharing met volledige audit trail), Aino Metadata Agent at Scale (geautomatiseerde classificatie op grote volumes) en de Connector voor Microsoft Copilot (Copilot queries gefundeerd in M-Files inhoud met respect voor toegangsrechten). Meer dan 240 innovaties zijn doorgevoerd in de 2025 en 2026 release cycli.

Het rendement hangt af van hoeveel tijd uw teams vandaag verliezen aan zoeken, dubbel werk en auditvoorbereiding. Typische waardedrivers zijn kortere zoektijd, geen dubbele versies of herwerk, snellere auditvoorbereiding en minder mislukt mappenbeheer. De ROI-calculator van SoftAdvice geeft een schatting voor uw situatie.