Les données sombres sont des informations qu'une organisation collecte, stocke ou traite, mais qu'elle n'analyse, ne réutilise ni ne valorise jamais. Elles occupent de l'espace de stockage, posent un risque de sécurité et, dans de nombreux cas, enfreignent l'exigence de minimisation du RGPD.
Qu'est-ce que les données sombres ?
Gartner estime que plus de 80 % des données générées par les organisations sont non structurées et largement inutilisées. Une grande partie est qualifiée de données sombres : des fichiers qui ont été stockés mais qui n'ont jamais été consultés ou utilisés à nouveau.
Les exemples sont partout : des pièces jointes d'e-mails de projets achevés il y a des années, des versions en double de contrats qui traînent quelque part sur un lecteur partagé, des journaux de systèmes d'affaires que personne ne lit, des formulaires numérisés qui n'ont jamais été indexés. Tous ces fichiers consomment de l'espace de stockage, augmentent votre surface d'attaque en cas de violation de données et posent un risque de RGPD s'ils contiennent des données personnelles.
M-Files résout le problème des données sombres en rendant toutes les informations trouvables et classifiables grâce aux métadonnées, et en mettant en place des règles de conservation automatiques qui archivent ou suppriment les documents en temps voulu.
Risques des données sombres
Comment abordez-vous les données sombres avec M-Files ?
Questions Fréquemment Posées sur les Données Sombres
Les données sombres sont des informations qu'une organisation collecte mais n'analyse ni n'utilise.
Les exemples incluent de vieilles pièces jointes d'e-mails, des fichiers obsolètes et des numérisations oubliées qui occupent de l'espace de stockage.
Les données sombres contiennent des informations sensibles qui ne sont plus nécessaires mais qui sont toujours conservées.
En cas de violation de données, les fichiers oubliés sont également exposés. Cela enfreint également l'exigence de minimisation du RGPD.
Gartner estime que 80 % des données collectées par les organisations sont non structurées et largement inutilisées.
Une grande partie de cela est qualifiée de données sombres.
M-Files rend toutes les données trouvables grâce aux métadonnées et propose des règles de conservation automatiques qui archivent ou suppriment les documents en temps voulu.
Les données sombres sont structurellement réduites.
Le RGPD exige la minimisation des données.
Conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire enfreint ce principe.
Les règles de conservation automatiques dans M-Files sont la mesure la plus efficace.