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Automatisez vos processus. Chaque étape avance.
Plus de chaînes d'e-mails. Plus de « qui devait approuver ceci ? ». Chaque document arrive automatiquement chez la bonne personne au bon moment, et chaque étape est journalisée.
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Exemple illustratif
En bref
L'automatisation des processus dans M-Files repose sur les statuts des documents. Quand un document atteint un statut, M-Files prévient la bonne personne, applique les droits d'accès de cette phase et journalise l'étape. Les premiers processus typiques sont l'approbation des factures, la revue des contrats et l'onboarding RH.
Cela vous parle ?
« Qui devait approuver ceci, déjà ? »
« Mon équipe coûte 60 € de l'heure pour transférer des e-mails. »
« Le processus vit dans un fichier Excel que personne ne met à jour. »
« On ne voit le blocage qu'une fois la date limite dépassée. »
Pourquoi les processus se bloquent
La plupart des organisations ont des processus, mais improvisés : par e-mail, de bouche à oreille ou dans un tableur que personne ne tient à jour. Personne ne voit où un document attend, et les retards n'apparaissent que lorsqu'il est trop tard.
| Aujourd'hui | Avec une structure |
|---|---|
| Approbations par e-mail | Le workflow route vers le bon approbateur |
| Aucune idée de l'endroit où un document bloque | Statut visible à chaque étape |
| Documents retapés à partir du fichier de l'an dernier | dox42 les génère à partir de vos données |
| Aucune trace de qui a fait quoi | Chaque étape journalisée automatiquement |
Ce qui change
Des workflows qui s'acheminent seuls
Les documents passent à la bonne personne dès que leur statut change, avec échéances et escalade.
Chacun connaît sa tâche
Tâches et notifications arrivent dans Outlook et Teams, là où chacun travaille déjà.
Des documents générés, pas retapés
dox42 crée contrats et courriers à partir des données M-Files, prêts pour la signature électronique avec Penneo.
Concepteur visuel, sans code
Les workflows se configurent dans un concepteur visuel, sans programmation.
Comment automatiser les workflows documentaires avec M-Files
Cartographiez vos processus
SoftAdvice cartographie vos flux documentaires actuels, où se produisent les approbations et où se trouvent les goulots d'étranglement.
Configurez les workflows et le routage de documents
M-Files achemine automatiquement les documents vers la bonne personne. dox42 est connecté pour la génération automatique de documents.
Go-live, expansion et optimisation
Après le go-live, votre équipe travaille avec des processus auto-organisés. SoftAdvice vous aide à étendre l'automatisation.
Là où cela compte le plus
Expertise comptable & audit
Lettres de mission, onboarding client et approbations dans un seul flux.
Ingénierie & construction
Revues de documents, transmittals et approbations par projet.
Départements RH
Onboarding et approbations de contrats, sans courir après les signatures.
Questions
Quels processus métier peuvent être automatisés avec M-Files?
M-Files peut automatiser tout processus documentaire qui suit une séquence prévisible d'étapes: approbation de factures, révision de contrats, intégration RH, demandes d'achat, contrôle de documents qualité et gestion des plaintes.
Comment fonctionne l'automatisation des workflows dans M-Files?
Les workflows M-Files sont construits autour des états et transitions de documents. Lorsqu'un document atteint un certain statut, M-Files notifie automatiquement le bon approbateur et enregistre l'action. Chaque étape est enregistrée sans administration manuelle.
Quelle est la différence entre automatiser des processus dans M-Files versus e-mail ou SharePoint?
Dans les processus par e-mail, personne ne voit où un document attend. Les workflows M-Files se configurent dans un concepteur visuel sans programmation, pilotés par les métadonnées, et adaptent les droits d'accès à chaque étape. SoftAdvice travaille aussi avec Microsoft 365 et conseille où chaque plateforme convient.
M-Files peut-il générer automatiquement des documents dans le cadre d'un workflow?
Oui. SoftAdvice intègre dox42 avec M-Files pour déclencher la génération automatique de documents. Lorsque le statut d'un contrat change, dox42 génère le PDF final et le route vers l'étape de signature électronique via Penneo.
L'automatisation des workflows perturbera-t-elle la façon de travailler de notre équipe?
Non. M-Files s'intègre nativement avec Microsoft 365. Les notifications arrivent dans Outlook, les documents sont accessibles depuis Teams, et les approbations peuvent être traitées directement depuis l'e-mail.
Combien de temps faut-il pour automatiser notre premier processus avec M-Files?
SoftAdvice s’engage à un premier processus en production dans les 30 jours. Un simple workflow d'approbation de factures peut généralement être opérationnel dans les deux semaines suivant la session d'analyse des processus.