M-Files edities en prijzen 2026, BeNeLux
SoftAdvice is de enige M-Files Solution Partner in België, Nederland en Luxemburg. Wij engageren ons tot een eerste proces live binnen 30 dagen. Gebruik onze prijssimulator om uw ideale configuratie samen te stellen en een offerte op maat aan te vragen.
M-Files Cloud edities
M-Files Cloud draait volledig beheerd op Microsoft Azure met 99,5% uptime SLA en 10 GB opslag per named user. Er zijn drie cloud edities beschikbaar.
M-Files Foundation
Instapniveau clouddocumentbeheer voor kleinere teams. Inclusief contextgestuurd documentbeheer, Microsoft 365-integratie, versiebeheer en uitchecken, basisworkflowontwerper, beveiliging en toegangsbeheer en Aino Chat voor enkelvoudige documenten. Geavanceerde workflows, no-code automatisering en externe samenwerking via Hubshare zijn niet inbegrepen.
M-Files Essentials
De meest gekozen editie voor BeNeLux organisaties. Snelle implementatie met betrouwbare AI en native Microsoft 365-integratie. Inclusief alles van Foundation, M-Files Aino AI voor dagelijkse hulp in context, geautomatiseerde grafische workflows, auditbaarheid en compliance, standaard Aino AI-gebruikscapaciteit en versiebeheer en levenscyclusbeheer. Aino Agents voor geavanceerde AI-automatisering, geavanceerde beveiliging en Hubshare zijn niet inbegrepen.
M-Files Enterprise
Geavanceerde governance, AI-capaciteit en compliance voor gereguleerde omgevingen. Inclusief alles van Essentials, Aino Agents voor AI-metadata-extractie en automatische classificatie, hogere Aino AI-capaciteit en geavanceerde functies, geavanceerde beveiliging met federatieve authenticatie en Azure Key Vault, geavanceerd versiebeheer met hoofd- en subversies en parallelle workflows, uitgebreid auditlogboek met compliance-exports, no-code documentautomatisering op schaal en veilige externe samenwerking via M-Files Hubshare. Outlook Pro voor automatische e-mailarchivering is beschikbaar als add-on.
M-Files On-Premises edities
On-premises installatie op uw eigen servers of private cloud. Inclusief 1 productieserver, 1 testserver en 1 ontwikkelingsserver. Volledige controle over gegevenslocatie en infrastructuur.
M-Files Core SH
Essentieel self-hosted documentbeheer voor teams die starten met on-premises. Inclusief Windows, web en mobiele clients, metadatagestuurde organisatie, versiebeheer en uitchecken, grafische workflowontwerper, M-Files API en UI Extensibility Framework, volledige tekstzoekopdracht tot 1 miljoen objecten en Microsoft 365 en Outlook-integratie. Smart Search en IDOL voor onbeperkt objectvolume, M-Files Aino AI en de rapportagemodule zijn niet inbegrepen.
M-Files Advanced SH
Volledige self-hosted implementatie met geavanceerde zoekfuncties, rapportage en AI. Inclusief alles van Core SH, Smart Search of IDOL voor onbeperkt objectvolume, rapportagemodule met export naar BI-tools, slimme metadatasuggesties via machine learning, desktop co-authoring in Microsoft Office, geavanceerde documentvergelijking, SharePoint en Google Drive-connectors en Salesforce en Dynamics-connectors. Hubshare voor externe samenwerking is beschikbaar als add-on.
Licentietypes
Named Users zijn individueel toegewezen licenties met volledige toegang op elk moment. Standaard voor vaste gebruikers en medewerkers. Concurrent Users zijn gedeelde poollicenties waarbij een vast aantal actieve sessies beschikbaar is vanuit een grotere groep. De kostprijs bedraagt circa vier keer de prijs van een named licentie. Read-Only Users kunnen documenten bekijken en doorzoeken maar niet bewerken of aanmaken. Dit is een voordelige optie voor stakeholders en reviewers. Minimaal 5 named of concurrent licenties zijn vereist.
Implementatiepakketten
Starter implementatie is geschikt voor tot 25 named users met 1 vault en standaard sjablonen, levering op afstand en doorlooptijd van 2 tot 4 weken. Growth implementatie is geschikt voor tot 100 gebruikers met multi-vault en workflowconfiguratie, integratie met 1 bedrijfssysteem en doorlooptijd van 6 tot 10 weken. Enterprise implementatie is voor een onbeperkt aantal gebruikers met volledig architectuurontwerp, maatwerk integraties en API-werk en on-site workshops inbegrepen.
Success Services
Basis support omvat helpdeskondersteuning per uur op FIFO-basis, klantenportaal voor verzoeken indienen en volgen en configuratie en consultancy aan standaardtarief. Silver Success omvat onbeperkte helpdesk op Fair Use-basis, prioritaire ondersteuning, strategiemeeting, proactieve systeemcheck en voordeeltarief op projecten. Gold Success omvat alles van Silver plus een vaste lead-consultant, live chat support en extra strategiemeetings en systeemchecks.
Offerte aanvragen
Stel uw configuratie samen via onze prijssimulator en vraag een offerte op maat aan. SoftAdvice neemt binnen 1 werkdag contact met u op. Geen automatische prijsberekening: M-Files licenties worden op maat geprijsd op basis van uw configuratie, regio en contractduur. Contacteer ons team via sales@softadvice.eu of plan een gesprek via onze website.
Éditions et tarifs M-Files 2026, BeNeLux
SoftAdvice est le seul partenaire M-Files Solution en Belgique, aux Pays-Bas et au Luxembourg. Nous nous engageons à mettre un premier processus en production en 30 jours. Utilisez notre simulateur de prix pour composer votre configuration idéale et demander un devis personnalisé.
Éditions M-Files Cloud
M-Files Cloud fonctionne entièrement en SaaS géré sur Microsoft Azure avec un SLA de disponibilité à 99,5% et 10 Go de stockage par utilisateur nommé. Trois éditions cloud sont disponibles.
M-Files Foundation
Gestion documentaire cloud d'entrée de gamme pour les petites équipes. Comprend la gestion documentaire guidée par les métadonnées, l'intégration Microsoft 365, le contrôle des versions et l'extraction, le concepteur de workflows de base, la sécurité et le contrôle d'accès et Aino Chat pour document unique. Les workflows avancés, l'automatisation sans code et la collaboration externe via Hubshare ne sont pas inclus.
M-Files Essentials
L'édition la plus choisie par les organisations BeNeLux. Déploiement rapide avec IA fiable et intégration native Microsoft 365. Comprend tout de Foundation, M-Files Aino AI pour l'assistance quotidienne en contexte, les workflows graphiques automatisés, l'auditabilité et la conformité, la capacité d'utilisation Aino AI standard et la gestion des versions et du cycle de vie. Aino Agents pour l'automatisation IA avancée, la sécurité avancée et Hubshare ne sont pas inclus.
M-Files Enterprise
Gouvernance avancée, capacité IA et conformité pour les environnements réglementés. Comprend tout de Essentials, Aino Agents pour l'extraction de métadonnées IA et la classification automatique, une capacité Aino AI plus élevée et des fonctionnalités avancées, la sécurité avancée avec authentification fédérée et Azure Key Vault, la gestion avancée des versions avec versions majeures et mineures et workflows parallèles, un journal d'audit complet avec exports de conformité, l'automatisation documentaire sans code à grande échelle et la collaboration externe sécurisée via M-Files Hubshare. Outlook Pro pour l'archivage automatique des e-mails est disponible en add-on.
Éditions M-Files On-Premises
Installation on-premises sur vos propres serveurs ou cloud privé. Comprend 1 serveur de production, 1 serveur de test et 1 serveur de développement. Contrôle total sur l'emplacement des données et l'infrastructure.
M-Files Core SH
Gestion documentaire auto-hébergée essentielle pour les équipes débutant en on-premises. Comprend les clients Windows, web et mobile, l'organisation guidée par les métadonnées, le contrôle des versions et l'extraction, le concepteur de workflows graphiques, l'API M-Files et le framework d'extensibilité UI, la recherche plein texte jusqu'à 1 million d'objets et l'intégration Microsoft 365 et Outlook. Smart Search et IDOL pour les objets illimités, M-Files Aino AI et le module de reporting ne sont pas inclus.
M-Files Advanced SH
Déploiement auto-hébergé complet avec recherche avancée, reporting et IA. Comprend tout de Core SH, Smart Search ou IDOL pour un volume d'objets illimité, le module de reporting avec export vers les outils BI, les suggestions de métadonnées intelligentes via machine learning, la co-rédaction en bureau dans Microsoft Office, la comparaison avancée de documents, les connecteurs SharePoint et Google Drive et les connecteurs Salesforce et Dynamics. Hubshare pour la collaboration externe est disponible en add-on.
Types de licences
Les utilisateurs nommés sont des licences attribuées individuellement avec un accès complet à tout moment. Standard pour les utilisateurs fixes et les employés. Les utilisateurs simultanés constituent un pool partagé avec un nombre fixe de sessions actives provenant d'un groupe plus large. Le coût est d'environ quatre fois celui d'une licence nommée. Les utilisateurs en lecture seule peuvent consulter et rechercher des documents mais pas les modifier ni en créer. C'est une option économique pour les parties prenantes et les réviseurs. Un minimum de 5 licences nommées ou simultanées est requis.
Packages d'implémentation
L'implémentation Starter convient jusqu'à 25 utilisateurs nommés avec 1 vault et des modèles standard, livraison à distance et délai de 2 à 4 semaines. L'implémentation Growth convient jusqu'à 100 utilisateurs avec configuration multi-vault et workflow, intégration avec 1 système métier et délai de 6 à 10 semaines. L'implémentation Enterprise est pour un nombre illimité d'utilisateurs avec une conception complète de l'architecture, des intégrations personnalisées et des travaux API et des ateliers sur site inclus.
Services de réussite
Le support de base comprend l'assistance helpdesk à l'heure en mode FIFO, le portail client pour soumettre et suivre les demandes et la configuration et consultance au tarif standard. Silver Success comprend le helpdesk illimité en Fair Use, le support prioritaire, une réunion stratégique, un contrôle système proactif et un tarif préférentiel sur les projets. Gold Success comprend tout de Silver plus un consultant dédié, le chat en direct et des réunions stratégiques et contrôles système supplémentaires.
Demander un devis
Composez votre configuration via notre simulateur de prix et demandez un devis personnalisé. SoftAdvice vous contactera sous 1 jour ouvrable. Pas de calcul de prix automatique : les licences M-Files sont tarifées individuellement selon votre configuration, votre région et la durée du contrat. Contactez notre équipe à sales@softadvice.eu ou planifiez un entretien via notre site web.
M-Files editions and pricing 2026, BeNeLux
SoftAdvice is the only M-Files Solution Partner in Belgium, the Netherlands and Luxembourg. We commit to a first process live within 30 days. Use our price simulator to compose your ideal configuration and request a tailored quote.
M-Files Cloud editions
M-Files Cloud runs fully managed on Microsoft Azure with a 99.5% uptime SLA and 10 GB storage per named user. Three cloud editions are available.
M-Files Foundation
Entry-level cloud document management for smaller teams. Includes context-driven document management, Microsoft 365 integration, version control and check-out, basic workflow designer, security and access control and Aino Chat for single documents. Advanced workflows, no-code automation and external collaboration via Hubshare are not included.
M-Files Essentials
The most chosen edition by BeNeLux organisations. Fast deployment with reliable AI and native Microsoft 365 integration. Includes everything in Foundation, M-Files Aino AI for daily in-context assistance, automated graphical workflows, auditability and compliance, standard Aino AI usage capacity and version and lifecycle management. Aino Agents for advanced AI automation, advanced security and Hubshare are not included.
M-Files Enterprise
Advanced governance, AI capacity and compliance for regulated environments. Includes everything in Essentials, Aino Agents for AI metadata extraction and auto-classification, higher Aino AI capacity and advanced features, advanced security with federated authentication and Azure Key Vault, advanced versioning with major and minor versions and parallel workflows, comprehensive audit log with compliance exports, no-code document automation at scale and secure external collaboration via M-Files Hubshare. Outlook Pro for automatic email archiving is available as an add-on.
M-Files On-Premises editions
On-premises installation on your own servers or private cloud. Includes 1 production server, 1 test server and 1 development server. Full control over data location and infrastructure.
M-Files Core SH
Essential self-hosted document management for teams starting with on-premises. Includes Windows, web and mobile clients, metadata-driven organisation, version control and check-out, graphical workflow designer, M-Files API and UI Extensibility Framework, full-text search up to 1 million objects and Microsoft 365 and Outlook integration. Smart Search and IDOL for unlimited objects, M-Files Aino AI and the reporting module are not included.
M-Files Advanced SH
Full self-hosted deployment with advanced search, reporting and AI. Includes everything in Core SH, Smart Search or IDOL for unlimited object volume, reporting module with export to BI tools, smart metadata suggestions via machine learning, desktop co-authoring in Microsoft Office, advanced document comparison, SharePoint and Google Drive connectors and Salesforce and Dynamics connectors. Hubshare for external collaboration is available as an add-on.
Licence types
Named Users are individually assigned licences with full access at any time. Standard for fixed users and employees. Concurrent Users are a shared pool with a fixed number of active sessions from a larger group. The cost is approximately four times that of a named licence. Read-Only Users can view and search documents but not edit or create them. This is a cost-effective option for stakeholders and reviewers. A minimum of 5 named or concurrent licences is required.
Implementation packages
Starter implementation suits up to 25 named users with 1 vault and standard templates, remote delivery and a lead time of 2 to 4 weeks. Growth implementation suits up to 100 users with multi-vault and workflow configuration, integration with 1 business system and a lead time of 6 to 10 weeks. Enterprise implementation is for an unlimited number of users with full architecture design, custom integrations and API work and on-site workshops included.
Success Services
Basic support includes hourly helpdesk support on a FIFO basis, a customer portal for submitting and tracking requests and configuration and consultancy at standard rate. Silver Success includes unlimited helpdesk on Fair Use basis, priority support, a strategy meeting, a proactive system check and a preferential rate on projects. Gold Success includes everything in Silver plus a dedicated lead consultant, live chat support and additional strategy meetings and system checks.
Request a quote
Compose your configuration via our price simulator and request a tailored quote. SoftAdvice will contact you within 1 business day. No automatic price calculation: M-Files licences are priced individually based on your configuration, region and contract term. Contact our team at sales@softadvice.eu or schedule a call via our website.
M-Files edities en prijzen 2026, BeNeLux
SoftAdvice is de enige M-Files Solution Partner in België, Nederland en Luxemburg. Wij engageren ons tot een eerste proces live binnen 30 dagen. Gebruik onze prijssimulator om uw ideale configuratie samen te stellen en een offerte op maat aan te vragen.
M-Files Cloud edities
M-Files Cloud draait volledig beheerd op Microsoft Azure met 99,5% uptime SLA en 10 GB opslag per named user. Er zijn drie cloud edities beschikbaar.
M-Files Foundation
Instapniveau clouddocumentbeheer voor kleinere teams. Inclusief contextgestuurd documentbeheer, Microsoft 365-integratie, versiebeheer en uitchecken, basisworkflowontwerper, beveiliging en toegangsbeheer en Aino Chat voor enkelvoudige documenten. Geavanceerde workflows, no-code automatisering en externe samenwerking via Hubshare zijn niet inbegrepen.
M-Files Essentials
De meest gekozen editie voor BeNeLux organisaties. Snelle implementatie met betrouwbare AI en native Microsoft 365-integratie. Inclusief alles van Foundation, M-Files Aino AI voor dagelijkse hulp in context, geautomatiseerde grafische workflows, auditbaarheid en compliance, standaard Aino AI-gebruikscapaciteit en versiebeheer en levenscyclusbeheer. Aino Agents voor geavanceerde AI-automatisering, geavanceerde beveiliging en Hubshare zijn niet inbegrepen.
M-Files Enterprise
Geavanceerde governance, AI-capaciteit en compliance voor gereguleerde omgevingen. Inclusief alles van Essentials, Aino Agents voor AI-metadata-extractie en automatische classificatie, hogere Aino AI-capaciteit en geavanceerde functies, geavanceerde beveiliging met federatieve authenticatie en Azure Key Vault, geavanceerd versiebeheer met hoofd- en subversies en parallelle workflows, uitgebreid auditlogboek met compliance-exports, no-code documentautomatisering op schaal en veilige externe samenwerking via M-Files Hubshare. Outlook Pro voor automatische e-mailarchivering is beschikbaar als add-on.
M-Files On-Premises edities
On-premises installatie op uw eigen servers of private cloud. Inclusief 1 productieserver, 1 testserver en 1 ontwikkelingsserver. Volledige controle over gegevenslocatie en infrastructuur.
M-Files Core SH
Essentieel self-hosted documentbeheer voor teams die starten met on-premises. Inclusief Windows, web en mobiele clients, metadatagestuurde organisatie, versiebeheer en uitchecken, grafische workflowontwerper, M-Files API en UI Extensibility Framework, volledige tekstzoekopdracht tot 1 miljoen objecten en Microsoft 365 en Outlook-integratie. Smart Search en IDOL voor onbeperkt objectvolume, M-Files Aino AI en de rapportagemodule zijn niet inbegrepen.
M-Files Advanced SH
Volledige self-hosted implementatie met geavanceerde zoekfuncties, rapportage en AI. Inclusief alles van Core SH, Smart Search of IDOL voor onbeperkt objectvolume, rapportagemodule met export naar BI-tools, slimme metadatasuggesties via machine learning, desktop co-authoring in Microsoft Office, geavanceerde documentvergelijking, SharePoint en Google Drive-connectors en Salesforce en Dynamics-connectors. Hubshare voor externe samenwerking is beschikbaar als add-on.
Licentietypes
Named Users zijn individueel toegewezen licenties met volledige toegang op elk moment. Standaard voor vaste gebruikers en medewerkers. Concurrent Users zijn gedeelde poollicenties waarbij een vast aantal actieve sessies beschikbaar is vanuit een grotere groep. De kostprijs bedraagt circa vier keer de prijs van een named licentie. Read-Only Users kunnen documenten bekijken en doorzoeken maar niet bewerken of aanmaken. Dit is een voordelige optie voor stakeholders en reviewers. Minimaal 5 named of concurrent licenties zijn vereist.
Implementatiepakketten
Starter implementatie is geschikt voor tot 25 named users met 1 vault en standaard sjablonen, levering op afstand en doorlooptijd van 2 tot 4 weken. Growth implementatie is geschikt voor tot 100 gebruikers met multi-vault en workflowconfiguratie, integratie met 1 bedrijfssysteem en doorlooptijd van 6 tot 10 weken. Enterprise implementatie is voor een onbeperkt aantal gebruikers met volledig architectuurontwerp, maatwerk integraties en API-werk en on-site workshops inbegrepen.
Success Services
Basis support omvat helpdeskondersteuning per uur op FIFO-basis, klantenportaal voor verzoeken indienen en volgen en configuratie en consultancy aan standaardtarief. Silver Success omvat onbeperkte helpdesk op Fair Use-basis, prioritaire ondersteuning, strategiemeeting, proactieve systeemcheck en voordeeltarief op projecten. Gold Success omvat alles van Silver plus een vaste lead-consultant, live chat support en extra strategiemeetings en systeemchecks.
Offerte aanvragen
Stel uw configuratie samen via onze prijssimulator en vraag een offerte op maat aan. SoftAdvice neemt binnen 1 werkdag contact met u op. Geen automatische prijsberekening: M-Files licenties worden op maat geprijsd op basis van uw configuratie, regio en contractduur. Contacteer ons team via sales@softadvice.eu of plan een gesprek via onze website.
Éditions et tarifs M-Files 2026, BeNeLux
SoftAdvice est le seul partenaire M-Files Solution en Belgique, aux Pays-Bas et au Luxembourg. Nous nous engageons à mettre un premier processus en production en 30 jours. Utilisez notre simulateur de prix pour composer votre configuration idéale et demander un devis personnalisé.
Éditions M-Files Cloud
M-Files Cloud fonctionne entièrement en SaaS géré sur Microsoft Azure avec un SLA de disponibilité à 99,5% et 10 Go de stockage par utilisateur nommé. Trois éditions cloud sont disponibles.
M-Files Foundation
Gestion documentaire cloud d'entrée de gamme pour les petites équipes. Comprend la gestion documentaire guidée par les métadonnées, l'intégration Microsoft 365, le contrôle des versions et l'extraction, le concepteur de workflows de base, la sécurité et le contrôle d'accès et Aino Chat pour document unique. Les workflows avancés, l'automatisation sans code et la collaboration externe via Hubshare ne sont pas inclus.
M-Files Essentials
L'édition la plus choisie par les organisations BeNeLux. Déploiement rapide avec IA fiable et intégration native Microsoft 365. Comprend tout de Foundation, M-Files Aino AI pour l'assistance quotidienne en contexte, les workflows graphiques automatisés, l'auditabilité et la conformité, la capacité d'utilisation Aino AI standard et la gestion des versions et du cycle de vie. Aino Agents pour l'automatisation IA avancée, la sécurité avancée et Hubshare ne sont pas inclus.
M-Files Enterprise
Gouvernance avancée, capacité IA et conformité pour les environnements réglementés. Comprend tout de Essentials, Aino Agents pour l'extraction de métadonnées IA et la classification automatique, une capacité Aino AI plus élevée et des fonctionnalités avancées, la sécurité avancée avec authentification fédérée et Azure Key Vault, la gestion avancée des versions avec versions majeures et mineures et workflows parallèles, un journal d'audit complet avec exports de conformité, l'automatisation documentaire sans code à grande échelle et la collaboration externe sécurisée via M-Files Hubshare. Outlook Pro pour l'archivage automatique des e-mails est disponible en add-on.
Éditions M-Files On-Premises
Installation on-premises sur vos propres serveurs ou cloud privé. Comprend 1 serveur de production, 1 serveur de test et 1 serveur de développement. Contrôle total sur l'emplacement des données et l'infrastructure.
M-Files Core SH
Gestion documentaire auto-hébergée essentielle pour les équipes débutant en on-premises. Comprend les clients Windows, web et mobile, l'organisation guidée par les métadonnées, le contrôle des versions et l'extraction, le concepteur de workflows graphiques, l'API M-Files et le framework d'extensibilité UI, la recherche plein texte jusqu'à 1 million d'objets et l'intégration Microsoft 365 et Outlook. Smart Search et IDOL pour les objets illimités, M-Files Aino AI et le module de reporting ne sont pas inclus.
M-Files Advanced SH
Déploiement auto-hébergé complet avec recherche avancée, reporting et IA. Comprend tout de Core SH, Smart Search ou IDOL pour un volume d'objets illimité, le module de reporting avec export vers les outils BI, les suggestions de métadonnées intelligentes via machine learning, la co-rédaction en bureau dans Microsoft Office, la comparaison avancée de documents, les connecteurs SharePoint et Google Drive et les connecteurs Salesforce et Dynamics. Hubshare pour la collaboration externe est disponible en add-on.
Types de licences
Les utilisateurs nommés sont des licences attribuées individuellement avec un accès complet à tout moment. Standard pour les utilisateurs fixes et les employés. Les utilisateurs simultanés constituent un pool partagé avec un nombre fixe de sessions actives provenant d'un groupe plus large. Le coût est d'environ quatre fois celui d'une licence nommée. Les utilisateurs en lecture seule peuvent consulter et rechercher des documents mais pas les modifier ni en créer. C'est une option économique pour les parties prenantes et les réviseurs. Un minimum de 5 licences nommées ou simultanées est requis.
Packages d'implémentation
L'implémentation Starter convient jusqu'à 25 utilisateurs nommés avec 1 vault et des modèles standard, livraison à distance et délai de 2 à 4 semaines. L'implémentation Growth convient jusqu'à 100 utilisateurs avec configuration multi-vault et workflow, intégration avec 1 système métier et délai de 6 à 10 semaines. L'implémentation Enterprise est pour un nombre illimité d'utilisateurs avec une conception complète de l'architecture, des intégrations personnalisées et des travaux API et des ateliers sur site inclus.
Services de réussite
Le support de base comprend l'assistance helpdesk à l'heure en mode FIFO, le portail client pour soumettre et suivre les demandes et la configuration et consultance au tarif standard. Silver Success comprend le helpdesk illimité en Fair Use, le support prioritaire, une réunion stratégique, un contrôle système proactif et un tarif préférentiel sur les projets. Gold Success comprend tout de Silver plus un consultant dédié, le chat en direct et des réunions stratégiques et contrôles système supplémentaires.
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M-Files editions and pricing 2026, BeNeLux
SoftAdvice is the only M-Files Solution Partner in Belgium, the Netherlands and Luxembourg. We commit to a first process live within 30 days. Use our price simulator to compose your ideal configuration and request a tailored quote.
M-Files Cloud editions
M-Files Cloud runs fully managed on Microsoft Azure with a 99.5% uptime SLA and 10 GB storage per named user. Three cloud editions are available.
M-Files Foundation
Entry-level cloud document management for smaller teams. Includes context-driven document management, Microsoft 365 integration, version control and check-out, basic workflow designer, security and access control and Aino Chat for single documents. Advanced workflows, no-code automation and external collaboration via Hubshare are not included.
M-Files Essentials
The most chosen edition by BeNeLux organisations. Fast deployment with reliable AI and native Microsoft 365 integration. Includes everything in Foundation, M-Files Aino AI for daily in-context assistance, automated graphical workflows, auditability and compliance, standard Aino AI usage capacity and version and lifecycle management. Aino Agents for advanced AI automation, advanced security and Hubshare are not included.
M-Files Enterprise
Advanced governance, AI capacity and compliance for regulated environments. Includes everything in Essentials, Aino Agents for AI metadata extraction and auto-classification, higher Aino AI capacity and advanced features, advanced security with federated authentication and Azure Key Vault, advanced versioning with major and minor versions and parallel workflows, comprehensive audit log with compliance exports, no-code document automation at scale and secure external collaboration via M-Files Hubshare. Outlook Pro for automatic email archiving is available as an add-on.
M-Files On-Premises editions
On-premises installation on your own servers or private cloud. Includes 1 production server, 1 test server and 1 development server. Full control over data location and infrastructure.
M-Files Core SH
Essential self-hosted document management for teams starting with on-premises. Includes Windows, web and mobile clients, metadata-driven organisation, version control and check-out, graphical workflow designer, M-Files API and UI Extensibility Framework, full-text search up to 1 million objects and Microsoft 365 and Outlook integration. Smart Search and IDOL for unlimited objects, M-Files Aino AI and the reporting module are not included.
M-Files Advanced SH
Full self-hosted deployment with advanced search, reporting and AI. Includes everything in Core SH, Smart Search or IDOL for unlimited object volume, reporting module with export to BI tools, smart metadata suggestions via machine learning, desktop co-authoring in Microsoft Office, advanced document comparison, SharePoint and Google Drive connectors and Salesforce and Dynamics connectors. Hubshare for external collaboration is available as an add-on.
Licence types
Named Users are individually assigned licences with full access at any time. Standard for fixed users and employees. Concurrent Users are a shared pool with a fixed number of active sessions from a larger group. The cost is approximately four times that of a named licence. Read-Only Users can view and search documents but not edit or create them. This is a cost-effective option for stakeholders and reviewers. A minimum of 5 named or concurrent licences is required.
Implementation packages
Starter implementation suits up to 25 named users with 1 vault and standard templates, remote delivery and a lead time of 2 to 4 weeks. Growth implementation suits up to 100 users with multi-vault and workflow configuration, integration with 1 business system and a lead time of 6 to 10 weeks. Enterprise implementation is for an unlimited number of users with full architecture design, custom integrations and API work and on-site workshops included.
Success Services
Basic support includes hourly helpdesk support on a FIFO basis, a customer portal for submitting and tracking requests and configuration and consultancy at standard rate. Silver Success includes unlimited helpdesk on Fair Use basis, priority support, a strategy meeting, a proactive system check and a preferential rate on projects. Gold Success includes everything in Silver plus a dedicated lead consultant, live chat support and additional strategy meetings and system checks.
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