Accueil/Votre défi/Un audit approche
Un audit approche ? Ayez chaque preuve sous la main.
Pas un système de conformité à part, mais une gouvernance intégrée au travail quotidien de votre équipe. Chaque version est correcte, chaque approbation est journalisée et chaque preuve est traçable.
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30 minutes, en ligne, sans engagement. Vous recevez un rapport écrit.
Exemple illustratif
En bref
M-Files journalise automatiquement chaque action sur un document : qui l'a créé, modifié, approuvé ou consulté, et quand. Quand un auditeur demande une preuve, vous la retrouvez en quelques secondes au lieu de la reconstituer à partir de boîtes mail et de dossiers.
Cela vous parle ?
« L'auditeur est à la porte. Je ne retrouve rien. »
« Qui a approuvé cette version, et quand ? »
« Nous passons des semaines à rassembler des preuves. »
« Cette procédure est-elle toujours en vigueur ? »
Pourquoi les audits prennent autant de temps
La conformité vit souvent dans un système à part, où il faut se connecter, alors que le vrai travail se fait dans l'e-mail et les dossiers. Les preuves doivent alors être reconstituées après coup, dans l'urgence.
| Aujourd'hui | Avec une structure |
|---|---|
| Preuves rassemblées à la main avant chaque audit | Piste d'audit écrite automatiquement |
| D'anciennes procédures encore en circulation | Seule la version approuvée fait foi |
| Conservation gérée de mémoire | Règles de conservation par type de document |
| Accès accordé au cas par cas | Accès selon le rôle et le besoin d'en connaître |
Ce qui change
Piste d'audit complète
Chaque enregistrement, changement de statut, approbation et accès est journalisé, sans travail manuel.
Contrôle documentaire
Approbation obligatoire des versions : seules les procédures approuvées sont utilisées.
Conservation et RGPD
Les documents sont signalés pour révision ou suppression à la fin de leur durée de conservation.
ISO, VCA et RGPD
La base technique pour ISO 9001, ISO 27001, VCA et RGPD, configurée selon vos normes.
Comment être prêt pour un audit avec M-Files en 30 jours ouvrables
Cartographiez vos exigences de conformité
SoftAdvice cartographie quelles réglementations s'appliquent (ISO, VCA, RGPD) et quels types de documents et règles de conservation doivent être intégrés.
Configurez pistes d'audit et droits d'accès
M-Files enregistre automatiquement chaque action. Les droits d'accès sont pilotés par les métadonnées. Les règles de rétention RGPD sont intégrées.
Go-live et conformité comme flux de travail quotidien
Après le go-live, la conformité est intégrée dans le travail quotidien. Les preuves d'audit sont disponibles en quelques secondes.
Là où cela compte le plus
Expertise comptable & audit
Dossiers clients et papiers de travail prêts pour le contrôle qualité.
Ingénierie & construction
Documentation ISO et VCA sous contrôle de version.
Départements RH
Dossiers du personnel avec règles de conservation et journalisation des accès.
Questions
Comment M-Files vous aide-t-il à vous préparer pour un audit?
M-Files enregistre automatiquement chaque action sur un document. Chaque version est conservée et accessible. Lorsqu'un auditeur demande des preuves, vous les récupérez en quelques secondes.
Qu'est-ce qu'une piste d'audit et comment M-Files la génère-t-il automatiquement?
Une piste d'audit est un journal chronologique de toutes les actions effectuées sur un document. Dans M-Files, chaque sauvegarde, changement de statut et approbation est automatiquement écrit dans un journal immuable.
M-Files est-il conforme aux exigences ISO, VCA et RGPD?
M-Files fournit l'infrastructure technique pour la conformité ISO 9001, ISO 27001, VCA et RGPD, incluant le contrôle documentaire, les droits d'accès basés sur les rôles et les règles de rétention automatiques.
Comment M-Files gère-t-il la conservation et la suppression des documents selon le RGPD?
M-Files vous permet de configurer des politiques de rétention automatiques par type de document. Les documents sont signalés pour révision ou suppression à l'expiration de leur période de conservation.
Quelle est la différence entre M-Files et un système de gestion de la qualité traditionnel?
Les outils QMS traditionnels sont des systèmes séparés pour les tâches de conformité. M-Files intègre la conformité dans vos flux documentaires quotidiens, les approbations et le contrôle des versions se produisent automatiquement.
En combien de temps SoftAdvice peut-il rendre notre organisation prête pour un audit?
SoftAdvice s’engage à un premier processus en production dans les 30 jours, incluant la conception de l'architecture de conformité, la configuration M-Files pour vos normes spécifiques et la formation des utilisateurs.