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Arrêtez de chercher vos documents. Retrouvez chaque fichier en quelques secondes.
Des dossiers SharePoint dispersés, des boîtes mail et des disques locaux provoquent conflits de versions, erreurs et risques de conformité. SoftAdvice rassemble tout dans une structure pilotée par les métadonnées avec M-Files et Microsoft 365, gouvernance et workflows inclus.
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Exemple illustratif
En bref
Les équipes perdent du temps à chercher parce que les dossiers rangent un document à un seul endroit, alors qu'on le cherche par client, projet ou statut. Les métadonnées décrivent ce qu'est un document : chaque fichier se retrouve sous tous les angles, en une recherche, dans la bonne version.
Cela vous parle ?
« Je sais qu'il existe. Impossible de le retrouver. »
« Quelle version avons-nous envoyée au client ? »
« C'est quelque part dans la boîte mail d'un collègue. »
« Nous avons trois copies, toutes nommées FINAL. »
Pourquoi les dossiers ne fonctionnent plus
Les dossiers rangent chaque fichier à un seul endroit. Quand plusieurs personnes ont besoin du même document, les copies se multiplient via l'e-mail, SharePoint et les disques locaux. La vraie question n'est jamais où un fichier est enregistré, mais ce qu'il est : quel client, quel projet, quel statut.
| Aujourd'hui | Avec une structure |
|---|---|
| Chercher dans les dossiers et boîtes mail | Une seule recherche sur toutes les sources |
| Copies et fichiers FINAL (2) | Une seule version, avec tout l'historique |
| Accès défini par dossier, à la main | Les droits suivent les métadonnées |
| Les e-mails restent dans les boîtes personnelles | E-mails classés depuis Outlook en un clic |
Ce qui change
Une recherche, un résultat
Retrouvez vos documents par client, projet, type ou statut, depuis Outlook, Teams ou M-Files.
Gestion automatique des versions
Toujours la dernière version, avec un historique traçable de chaque modification.
Droits automatiques
Les droits d'accès suivent les métadonnées et évoluent selon le statut, le rôle ou l'étape du processus.
Pas de migration big-bang
M-Files se connecte à votre SharePoint et à vos disques réseau existants : le contenu devient trouvable sans tout déplacer d'abord.
Voyez la différence
Essayez
- Clients
- Client A
- 2025
- Lettre de mission 2026 FINAL.pdfQuelle version ?
- Lettre de mission 2026 FINAL (2).pdfDoublon
- Comptes annuels 2025 v3.xlsx
- Ancien
- statuts_scan.pdf
- 2025
- Client B
- Pièces jointes
- facture0412.pdf
- TVA T3 def.pdf
- Pièces jointes
- Client A
- Scans
- lettre de mission client B.pdfMauvais endroit
Dossiers : doublons, devinettes et un chemin que seul l'auteur connaît.
Exemple illustratif.
Comment arrêter de chercher des documents et organiser vos informations avec M-Files
Analyse des processus et de l'information
SoftAdvice cartographie vos flux documentaires actuels, vos structures de dossiers et vos points de douleur.
Configuration et intégration de M-Files
Nous configurons M-Files exactement selon vos processus, métadonnées, workflows, droits d'accès et intégration Microsoft 365.
Go-live, formation et adoption
Votre équipe est opérationnelle en 30 jours ouvrables avec formation pratique et Success Services continus.
Là où cela compte le plus
Expertise comptable & audit
Dossiers permanents et comptes annuels, retrouvés par client et par année.
Ingénierie & construction
Plans et documents de projet, retrouvés par projet et par révision.
Départements RH
Dossiers du personnel, retrouvés par collaborateur, avec les bons accès.
Questions
Pourquoi mon équipe perd-elle autant de temps à chercher des documents?
La plupart des organisations stockent des documents dans des structures de dossiers fixes. Les copies se multiplient via e-mail, SharePoint et lecteurs locaux. M-Files remplace les dossiers par des métadonnées, rendant chaque document trouvable en quelques secondes.
Quelle est la différence entre M-Files et SharePoint pour la recherche documentaire?
Dans beaucoup d'environnements SharePoint, les bibliothèques et dossiers reproduisent l'ancien partage de fichiers. M-Files utilise les métadonnées pour décrire ce qu'est un document et le relie automatiquement aux clients, projets, statuts et types de documents : le même document apparaît dans chaque vue pertinente, sans copie. SoftAdvice met en œuvre les deux plateformes et vous conseille celle qui convient.
En combien de temps SoftAdvice peut-il résoudre notre chaos documentaire?
SoftAdvice s’engage à un premier processus en production dans les 30 jours. Le processus commence par une analyse pour cartographier vos flux documentaires et construire la bonne architecture de métadonnées.
Devons-nous migrer tous nos documents existants vers M-Files?
Aucune migration complète n'est requise immédiatement. M-Files peut se connecter à votre SharePoint existant et rendre le contenu trouvable via les métadonnées sans forcer une migration tout-ou-rien.
Que se passe-t-il avec les documents dans Microsoft Teams et Outlook?
M-Files s'intègre nativement avec Microsoft 365. Les e-mails peuvent être sauvegardés dans M-Files en un clic, automatiquement étiquetés avec les bonnes métadonnées.
En quoi consiste un QuickScan et qu'est-ce qu'il apporte?
Un QuickScan est une analyse de deux semaines par SoftAdvice. Le résultat est un conseil d'amélioration concret, une architecture de métadonnées proposée et une feuille de route.