Doxxi pour les comptables : chaque dossier client au même endroit, chaque échéance en vue.

Doxxi est une plateforme de gestion documentaire, de gestion des tâches et de portail client, conçue pour les comptables. Elle fonctionne sur M-Files et est configurée par SoftAdvice.

Oui. Doxxi télécharge automatiquement les documents depuis MyMinFin et les classe dans le bon dossier client.

Doxxi fonctionne sur M-Files, une plateforme de gestion documentaire d’entreprise. SoftAdvice a configuré M-Files pour la comptabilité avec des structures, workflows et intégrations prêts à l’emploi.

M-Files est utilisé par des cabinets comptables au Benelux, dont Moore. SoftAdvice, partenaire M-Files Solution depuis 2010, le configure pour la comptabilité sous le nom Doxxi : dossiers clients centralisés, signature via Penneo, pistes d’audit automatiques et droits d’accès conformes au RGPD.

M-Files impose la conformité RGPD de manière structurelle via des droits d'accès pilotés par métadonnées, des journaux d'audit complets de chaque action documentaire, un contrôle de versions obligatoire et des règles de rétention configurables. Chaque dossier client est automatiquement visible uniquement aux membres de l'équipe assignés. Lorsqu'un client exerce son droit à l'effacement, chaque document lié à ce client peut être retrouvé et traité depuis un seul endroit.

Oui. SoftAdvice intègre M-Files avec Penneo, la plateforme de signature électronique conçue spécifiquement pour les comptables et auditeurs en Europe du Nord. Les documents sont envoyés pour signature directement depuis M-Files, les copies signées reviennent automatiquement dans le bon dossier client, et la piste d'audit complète de la signature est préservée à des fins de conformité. Pas de copier-coller, pas de connexions séparées, pas de PDF signés perdus.

M-Files enregistre automatiquement chaque action documentaire avec horodatage, utilisateur et historique des versions. Pendant la clôture annuelle ou un audit externe, le dossier complet de tout client peut être produit en quelques clics avec une piste d'audit vérifiable. Les workflows automatisent la collecte, la révision et l'approbation des comptes annuels, déclarations fiscales et documents justificatifs.

Moore, l'un des plus grands réseaux comptables en Belgique, utilise M-Files pour la gestion des dossiers clients. D'autres clients SoftAdvice dans les services professionnels adjacents incluent Indaver et Ethias. SoftAdvice a livré plus de 100 implémentations M-Files au BeNeLux depuis 2010, les cabinets comptables et d'audit formant l'un des quatre verticaux cibles principaux.

SoftAdvice construit des intégrations natives entre M-Files et les plateformes comptables utilisées au BeNeLux, notamment Exact Online, Horus, Silverfin et Microsoft Dynamics. Les métadonnées telles que numéro de client, exercice fiscal et type de document sont synchronisées automatiquement, de sorte que chaque document comptable arrive dans le bon dossier client M-Files sans étiquetage manuel. Des connecteurs API sur mesure sont disponibles pour tout système comptable propriétaire.

Oui. M-Files est configuré par SoftAdvice pour répondre aux exigences de documentation, de rétention et d'audit de l'ITAA (Belgique), du NBA (Pays-Bas) et de l'OEC (Luxembourg). Cela inclut les durées de conservation obligatoires par type de document, les hiérarchies structurées de dossiers clients, et les pistes d'audit démontrables pour la revue par les pairs. La conformité est intégrée au flux de travail quotidien plutôt que vérifiée rétroactivement.

SoftAdvice s’engage à un premier processus en production dans les 30 jours pour une implémentation M-Files standard dans un cabinet comptable. Le processus commence par une analyse qui cartographie votre structure actuelle de dossiers clients, se poursuit avec la configuration M-Files adaptée aux exigences ITAA, NBA ou OEC, et se termine par un go-live accompagné incluant la formation de tous les associés et collaborateurs. Aucune migration de données préalable requise.