Stel je voor: een overheidsadministratie verantwoordelijk voor gezondheidszorg, onderwijs, justitie, financiën en openbare veiligheid. Duizenden documenten elk jaar. Alle foutloos, traceerbaar en in overeenstemming met de wet. Dat is de dagelijkse realiteit van de Republiek en het Kanton Jura (RCJU) in Zwitserland.
En dat was precies waar het probleem lag.
Twee platforms, één ontbrekende schakel
De RCJU gebruikte sinds 2018 M-Files voor elektronische documentbeheer en dox42 voor documentgeneratie. Twee krachtige platforms, maar zonder naadloze integratie bleven de risico's reëel. Documenten die niet uniform waren. Handmatige herinvoer die fouten veroorzaakte. Traceerbaarheid die moeilijk te garanderen was.
Voor een overheidsinstantie waar betrouwbaarheid en naleving geen luxe maar een absolute vereiste zijn, was de situatie onhoudbaar.
De doorbraak: één webinar, één connector
Tijdens een webinar van SoftAdvice, een M-Files Solution Partner en dox42-expert, ontdekte het IT-team van de RCJU de dox42-connector voor M-Files. De demonstratie was onmiddellijk overtuigend.
Het werkingsprincipe is even eenvoudig als elegant: zodra de status van een document in M-Files verandert, wordt er automatisch een oproep naar dox42 gedaan. dox42 haalt alle benodigde gegevens op via de REST-API's van M-Files en genereert het uiteindelijke document. Volledig automatisch. Geen handmatige tussenkomst. Geen kans op fouten.
Van theorie naar praktijk
Vandaag de dag draait de integratie op enkele van de meest kritieke processen binnen de administratie:
Denk aan de validatie van financiële verplichtingen, waar samenvattingsbladen automatisch worden gegenereerd. Of de beheer van subsidieaanvragen, met geautomatiseerde goedkeurings-, afwijs- en betalingsbevestigingsbrieven.
Resultaten die ertoe doen
De uitrol verliep soepel, dankzij nauwe samenwerking met SoftAdvice en sterke interne dox42-expertise. De impact was onmiddellijk voelbaar:
Documenten zijn nu uniform, compliant en volledig traceerbaar. Handmatige herinvoer is verleden tijd, wat resulteert in minder fouten en de werklast van het ondersteuningsteam vermindert. Nieuwe sjablonen of wijzigingen zijn in een mum van tijd operationeel, de time-to-market is drastisch verminderd. Teams werken autonomer: het toevoegen van een nieuwe functie aan een bestaand sjabloon kost slechts enkele minuten. En dankzij geautomatiseerde implementatie is elke productie-release veilig en voorspelbaar.
“De expertise van SoftAdvice in M-Files, gecombineerd met hun nauwe samenwerking met dox42, heeft ons voorzien van een perfect geïntegreerde, hoogwaardige oplossing. De responsiviteit van de teams en de duidelijkheid van hun uitleg hebben ons in staat gesteld om het meeste uit deze integratie te halen, wat aanzienlijke toegevoegde waarde levert aan ons informatiesysteem.”
Software Architect, SDI – Republiek en Kanton Jura