Imagine : une administration gouvernementale responsable de la santé, de l'éducation, de la justice, des finances et de la sécurité publique. Des milliers de documents chaque année. Tous sans erreur, traçables et conformes à la loi. C'est la réalité quotidienne de la République et du Canton du Jura (RCJU) en Suisse.
Et c'est exactement là que se trouvait le problème.
Deux plateformes, un maillon manquant
Le RCJU utilise M-Files pour la gestion électronique des documents et dox42 pour la génération de documents depuis 2018. Deux plateformes puissantes, mais sans intégration fluide, les risques demeuraient réels. Des documents qui n'étaient pas uniformes. Une réentrée manuelle qui causait des erreurs. Une traçabilité difficile à garantir.
Pour une agence gouvernementale où la fiabilité et la conformité ne sont pas un luxe mais une exigence absolue, la situation était intenable.
La percée : un webinaire, un connecteur
Lors d'un webinaire de SoftAdvice, un partenaire M-Files Solution et expert en dox42, l'équipe informatique du RCJU a découvert le connecteur dox42 pour M-Files. La démonstration était immédiatement convaincante.
Le principe de fonctionnement est aussi simple qu'élégant : dès qu'un statut de document change dans M-Files, un appel à dox42 est automatiquement déclenché. dox42 récupère toutes les données nécessaires via les API REST de M-Files et génère le document final. Entièrement automatique. Aucune intervention manuelle. Aucune chance d'erreurs.
De la théorie à la pratique
Aujourd'hui, l'intégration fonctionne sur certains des processus les plus critiques au sein de l'administration :
Pensez à la validation des engagements financiers, où des fiches de synthèse sont générées automatiquement. Ou le gestion des demandes de subvention, avec des lettres d'approbation, de rejet et de confirmation de paiement automatisées.
Des résultats qui comptent
Le déploiement s'est bien déroulé, grâce à une collaboration étroite avec SoftAdvice et une forte expertise interne de dox42. L'impact a été immédiatement ressenti :
Les documents sont désormais uniformes, conformes et entièrement traçables. La saisie manuelle est une chose du passé, ce qui entraîne moins d'erreurs et réduit la charge de travail de l'équipe de support. De nouveaux modèles ou modifications sont opérationnels en un rien de temps, le délai de mise sur le marché a été considérablement réduit. Les équipes travaillent de manière plus autonome : ajouter une nouvelle fonctionnalité à un modèle existant ne prend que quelques minutes. Et grâce au déploiement automatisé, chaque version de production est sécurisée et prévisible.
« L'expertise de SoftAdvice en M-Files, combinée à leur partenariat étroit avec dox42, nous a fourni une solution parfaitement intégrée et de haute qualité. La réactivité des équipes et la clarté de leurs explications nous ont permis de tirer le meilleur parti de cette intégration, apportant une valeur ajoutée significative à notre système d'information. »
Architecte logiciel, SDI – République et Canton du Jura