Skip to Content

HR document management in M-Files: every personnel file complete and GDPR proof.


Contracts, reviews, certificates, IDs. The right people see them. The retention clock deletes them on time.



Plan a demo ​ See the HR overview screen​



Personnel file M. Peeters
DepartmentFinance
RoleController
Employment start1 March 2022
Contract typePermanent
ManagerK. De Backer
File12 of 12 complete
Salary & evaluations Restricted
Sensitive documents visible to HR and the direct manager only.

  • THE PROBLEM

​Half the file is missing, and the wrong people can see the rest.

Personnel documents are spread across HR drives, manager mailboxes, and paper. No one is certain a file is complete until an inspection or a dispute proves it is not. Meanwhile salaries, evaluations, and medical notes sit in shared folders that far too many people can open.


4% of turnover

The GDPR ceiling for holding data you should have deleted

And when someone leaves, who deletes their data, and when? Usually no one. The file lingers on a drive for years past any legal basis. An audit or a subject access request then turns that neglect into a real exposure, fast.

A folder cannot keep a secret, and it cannot forget on schedule. A personnel file needs to do both.

 DE OPLOSSING

M-Files begeleidt elke medewerker 

door de volledige HR-levenscyclus.


Werving
Onboarding
In dienst
Evaluatie
Uitdienst
Werving
Van vacature tot aanwerving in orde
Elk wervingsdossier centraal bijgehouden. CV's, sollicitatiebrieven en correspondentie gekoppeld aan de kandidaat.
Vacature en kandidaatdossiers automatisch aangemaakt
GDPR-conform bewaard en afgeschermd
Overgang naar onboarding met één klik
M-Files — Werving
Vacature gepubliceerd
Automatisch dossier aangemaakt
Klaar
3 kandidaatdossiers ontvangen
GDPR-conform opgeslagen
Klaar
Selectiegesprekken gepland
HR review lopende
In review
Aanwerving en onboarding starten
Na selectiebeslissing
Wacht
Onboarding
Nieuwe medewerker dag 1 volledig klaar
Van ondertekend contract tot actieve gebruiker: alle stappen automatisch getriggerd zonder handmatige opvolging.
Arbeidscontract automatisch gegenereerd via dox42
IT-aanvraag en toegangen automatisch aangemaakt
HR-dossier compleet en GDPR-conform opgebouwd
M-Files — Onboarding · S. Janssen
Contract getekend via Penneo
Automatisch gearchiveerd
Klaar
IT-aanvraag aangemaakt
Laptop, e-mail, toegangen
Klaar
Onboarding checklist
4/7 taken voltooid
Bezig
Evaluatie na 30 dagen
Automatisch ingepland
Wacht
In dienst
Dossier altijd actueel en compleet
Lopende contracten, attesten, opleidingen en evaluaties centraal bijgehouden. Verlopen documenten automatisch gesignaleerd.
Alle documenten per medewerker op één plek
Retentiebeleid automatisch toegepast per documenttype
Verlopen attesten gesignaleerd voor vervaldatum
M-Files — HR Dossier · T. Claes
Arbeidscontract 2023
Geldig tot 31/12/2025
Actueel
GDPR toestemming
Ondertekend 12/01/2023
Actueel
Veiligheidscertificaat
Vervalt over 23 dagen
Vervalt binnenkort
Jaarlijkse evaluatie Q4
Ingepland oktober 2025
Gepland
Evaluatie
Evaluaties die structureel verlopen
Evaluatiegesprekken automatisch ingepland, formulieren gegenereerd en na ondertekening opgeslagen in het personeelsdossier.
Evaluatieformulier automatisch aangemaakt per medewerker
Manager en medewerker ondertekenen digitaal via Penneo
Automatisch gearchiveerd in het personeelsdossier
M-Files — Evaluatieflow · Q4
Evaluatieformulier aangemaakt
Automatisch voor 14 medewerkers
Klaar
Zelfevaluaties ontvangen
12/14 ingediend
Klaar
Gesprekken en ondertekening
8/14 afgerond
Bezig
Archivering in personeelsdossier
Automatisch na ondertekening
Wacht
Uitdiensttreding
Afscheid nemen zonder juridische restrisico's
M-Files beheert het offboardingproces van opzegging tot archivering. Documenten worden bewaard volgens wettelijke retentietermijnen en daarna automatisch verwijderd.
Opzeggingsdocumenten en C4/C1 automatisch aangemaakt en gearchiveerd
IT-revocatie en toegangsrechten intrekken via workflow
Dossier bewaard conform wettelijke retentie (7 jaar voor loonfiches)
GDPR-persoonsgegevens automatisch verwijderd na verloop van termijn
M-Files — Offboarding Workflow
Opzeggingsbrief ontvangen
Gearchiveerd · 16/11/2024
Klaar
IT-toegang ingetrokken
IT bevestigd · 30/11/2024
Klaar
Dossier gearchiveerd, retentie 7j
Automatisch verwijderd op 30/11/2031
Bewaard




 FUNCTIONALITEITEN

Alles wat uw HR-team

nodig heeft, ingebakken


Centraal personeelsdossier
Elk document van elke medewerker op één plek: contract, evaluaties, attesten, verlof, opleiding. Volledig en altijd actueel.
Geautomatiseerde workflows
Onboarding, verlofaanvragen, evaluatiecycli en offboarding verlopen automatisch via configureerbare workflows met notificaties.
GDPR-compliant by design
Toegangsrechten per rol, auditlog van elke actie, automatische retentie en verwijdering. GDPR is geen checkbox meer, het zit ingebakken.
Digitale handtekeningen
Arbeidscontracten, bijlagen en toestemmingsformulieren elektronisch ondertekend via Penneo. Zonder papier, met wettelijke geldigheid.
Verlopen documenten en alerts
M-Files waarschuwt automatisch bij vervallende attesten, medische keuringen, rijbewijzen of visa. Ruim op voorhand, zonder handmatig bijhouden.
Razendsnel zoeken
Zoek op medewerker, functie, documenttype of datum. Elk HR-document gevonden in seconden, ook door de inhoud van documenten heen.


  KLAAR OM TE STARTEN?

Ontdek in 45 minuten hoe uw HR-team 80% minder administratie doet.

We tonen u een demo op maat met HR-documenttypes en HR-processen. 

Geen generieke presentatie.


Plan een HR-demo ​ ​ ​ ​ ​ ​Meer over M-Files​


  Geen verplichtingen  ​ ​  GDPR-compliant by design  ​ ​  E-signatures ​ ​   Go-live in 30 dagen gegarandeerd

 COMPLIANCE & BEVEILIGING

GDPR is geen

bijkomende taak meer.


HR-documenten bevatten de meest gevoelige persoonsgegevens van uw organisatie. 

M-Files zorgt dat de juiste mensen de juiste documenten zien maar ook niet meer dan dat.

Retentiebeleid, toegangsrechten, auditlogs en automatische verwijdering zijn geen aparte instellingen: ze zitten ingebakken in elk personeelsdossier.


GDPR-compliant SSO via Azure AD ISO 27001 ready

Auditlog ingebakken Automatische retentie Rechten per rol



Retentiebeheer
Retentiebeheer — HR Documenten
Arbeidscontract
7 jaar na uitdienst
Actief
Loonfiches
5 jaar
Actief
GDPR toestemmingen
Duur dienstverband
Auto-delete
Afgewezen kandidaten
6 maanden na afwijzing
Auto-delete
Medische keuringen
Strikt beperkt toegang
Beveiligd


 AANPAK

Van eerste gesprek naar

werkend HR-systeem in 30 dagen


Scan
HR-procesanalyse
We brengen uw huidige documentstromen in kaart: welke documenten, wie heeft toegang, waar wringt het?
Design
Dossierstructuur en rechten
We ontwerpen de dossierstructuur, metadatamodel, rechtenmatrix en retentiebeleid, op maat van uw organisatie.
Go-Live
Configuratie en training
M-Files geconfigureerd, workflows gebouwd en uw HR-team getraind. Werkende oplossing binnen 30 dagen.
Groei
Optimalisatie en uitbreiding
Meer automatisering, extra integraties, nieuwe workflows. We groeien mee met uw HR-processen.


 BEWEZEN RESULTATEN

Wat HR-teams 

daadwerkelijk winnen


80%
minder tijd aan HR-administratie per week
100%
van de dossiers volledig en GDPR-compliant
1 dag
onboarding in plaats van 1 tot 2 weken papierwerk
30 d
gegarandeerde go-live, inclusief HR-workflows
"
Onze HR-manager besteedde elke week zeker twee dagen aan het zoeken en samenstellen van dossiers. Nu staat alles in M-Files. We kunnen vanuit HR elk gevraagd document binnen vijf minuten vinden en klaarmaken. Dat was vroeger ondenkbaar.
HR Business Partner
Groeibedrijf · 250 medewerkers · België


 VEELGESTELDE VRAGEN

Alles wat u wil weten over

HR-documentbeheer met M-Files


Kunnen we M-Files koppelen met ons HR-systeem (zoals SD Worx of Officient)?
Ja. M-Files beschikt over een open API en kant-en-klare connectoren voor SD Worx, Officient, Microsoft 365 en andere HR-systemen. Data wordt gesynchroniseerd zonder dubbel ingeven. SoftAdvice begeleidt de integratie van begin tot eind.
Hoe zorgt M-Files voor GDPR-compliance bij HR-documenten?
M-Files past automatisch retentieregels toe per documenttype, beperkt toegang op basis van rollen en logt elke actie in een audittrail. Persoonsgegevens worden na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch verwijderd. GDPR is geen handmatig proces meer.
Kunnen we digitale handtekeningen gebruiken voor arbeidscontracten?
Ja. M-Files integreert met Penneo Sign, Nitro Sign, Quill, Adobe Acrobat Sign en DocuSign. Contracten worden vanuit M-Files ter ondertekening verstuurd en na ondertekening automatisch gearchiveerd in het personeelsdossier. Zonder papier, met volledige wettelijke geldigheid.
Werkt M-Files ook voor kleine HR-teams van 5 tot 10 medewerkers?
Zeker. M-Files schaalt van kleine teams naar grote organisaties. De instapoplossing is betaalbaar en volledig functioneel. Kleine HR-teams winnen vaak het meest: minder manueel werk, meer overzicht en directe GDPR-compliance zonder extra FTE.
Hoe lang duurt de implementatie van een HR-module in M-Files?
Een standaard HR-module is live binnen 30 dagen: procesanalyse, dossierstructuur, rechtenmatrix en basisworkflows inbegrepen. Complexere integraties of maatwerk nemen 6 tot 8 weken. We garanderen altijd een werkende basisoplossing binnen de afgesproken termijn.
Kunnen medewerkers zelf hun eigen documenten raadplegen via een portaal?
Ja. Via M-Files Hubshare kunt u een beveiligd self-service portaal aanbieden waar medewerkers hun eigen loonfiches, attesten of opleidingscertificaten kunnen raadplegen. Ze zien alleen wat voor hen bestemd is, met een eenmalige aanmelding via hun bedrijfsaccount. Dit verlaagt ook het aantal vragen aan HR aanzienlijk.


✉️

Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.


Bedankt voor het registreren!

Inschrijven