HR & Documentbeheer

Stel u voor: elk

personeelsdossier

altijd volledig en op orde.

Van onboarding tot uitdiensttreding: alle HR-documenten op één beveiligde plek.

Automatisch geclassificeerd, GDPR-compliant en vindbaar in seconden. Uw HR-team doet eindelijk wat ze echt moeten doen.

Toon mij een HR-demo Bekijk de aanpak

GDPR-compliant by design Van ad-hoc naar gestructureerd Go-live in 30 dagen

M-Files — HR Dossier

Sarah Janssen

Marketing Manager · In dienst sinds 01/03/2024

Actief

Arbeidscontract_Janssen_2024.pdf

Getekend

Evaluatie_Q4_2024.docx

Afgerond

GDPR_Consent_Janssen.pdf

Actueel

Opleidingsplan_2025.docx

In opmaak

Na de aanpak

Elk personeelsdossier volledig en vindbaar GDPR-compliant zonder extra moeite Onboarding geautomatiseerd Audit-klaar in minuten Retentiebeleid automatisch toegepast

of dienst.

HERKENT U DIT?

HR-administratie is een tijdrovende chaos.

Personeelsdossiers verspreid over mappen, e-mails en sharedrives. Documenten die ontbreken bij een audit.

Onboarding die weken duurt omdat niemand weet welk document al is ondertekend.

Personeelsdossier Thomas R. — vandaag

Contract_Thomas_v3_DEF.pdf

Getekend?

Van: ceo@bedrijf.be, 3 maanden geleden

GDPR toestemming

Ontbreekt

Ergens in HR-map. Niet gevonden.

Evaluatie_2024_Thomas.docx

Oud?

C:/hr/evaluaties/2024/Q3

Toegangsrechten: onbekend

Risico

Wie zit dit dossier? Niet geconfigureerd.

Dossiers verspreid over mappen en e-mail

Contract in Teams, ID-kopie per mail, evaluatie ergens op de share. Niemand heeft een volledig beeld.

GDPR-risico bij elke audit

Wie heeft toegang tot welke persoonsgegevens? Waar staan ze? Hoe lang bewaren we ze? Vragen zonder antwoord.

Onboarding duurt weken in plaats van dagen

Papierwerk, handtekeningen, rondzendmails. Nieuwe medewerkers wachten en voelen zich niet welkom.

Vertrouwelijke docs niet goed beveiligd

Salarisgegevens en evaluaties toegankelijk voor wie ze niet hoort te zien. Rechten zijn niet ingesteld of verouderd.

Documenten verlopen zonder waarschuwing

Vervallen arbeidscontracten, verlopen attesten, ontbrekende handtekeningen. Ontdekt bij een audit, te laat.

DE OPLOSSING

M-Files begeleidt elke medewerker

door de volledige HR-levenscyclus.

Werving

Onboarding

In dienst

Evaluatie

Uitdienst

Werving

Van vacature tot aanwerving in orde

Elk wervingsdossier centraal bijgehouden. CV's, sollicitatiebrieven en correspondentie gekoppeld aan de kandidaat.

Vacature en kandidaatdossiers automatisch aangemaakt

GDPR-conform bewaard en afgeschermd

Overgang naar onboarding met één klik

M-Files — Werving

Vacature gepubliceerd

Automatisch dossier aangemaakt

Klaar

3 kandidaatdossiers ontvangen

GDPR-conform opgeslagen

Klaar

Selectiegesprekken gepland

HR review lopende

In review

Aanwerving en onboarding starten

Na selectiebeslissing

Wacht

Onboarding

Nieuwe medewerker dag 1 volledig klaar

Van ondertekend contract tot actieve gebruiker: alle stappen automatisch getriggerd zonder handmatige opvolging.

Arbeidscontract automatisch gegenereerd via dox42

IT-aanvraag en toegangen automatisch aangemaakt

HR-dossier compleet en GDPR-conform opgebouwd

M-Files — Onboarding · S. Janssen

Contract getekend via Penneo

Automatisch gearchiveerd

Klaar

IT-aanvraag aangemaakt

Laptop, e-mail, toegangen

Klaar

Onboarding checklist

4/7 taken voltooid

Bezig

Evaluatie na 30 dagen

Automatisch ingepland

Wacht

In dienst

Dossier altijd actueel en compleet

Lopende contracten, attesten, opleidingen en evaluaties centraal bijgehouden. Verlopen documenten automatisch gesignaleerd.

Alle documenten per medewerker op één plek

Retentiebeleid automatisch toegepast per documenttype

Verlopen attesten gesignaleerd voor vervaldatum

M-Files — HR Dossier · T. Claes

Arbeidscontract 2023

Geldig tot 31/12/2025

Actueel

GDPR toestemming

Ondertekend 12/01/2023

Actueel

Veiligheidscertificaat

Vervalt over 23 dagen

Vervalt binnenkort

Jaarlijkse evaluatie Q4

Ingepland oktober 2025

Gepland

Evaluatie

Evaluaties die structureel verlopen

Evaluatiegesprekken automatisch ingepland, formulieren gegenereerd en na ondertekening opgeslagen in het personeelsdossier.

Evaluatieformulier automatisch aangemaakt per medewerker

Manager en medewerker ondertekenen digitaal via Penneo

Automatisch gearchiveerd in het personeelsdossier

M-Files — Evaluatieflow · Q4

Evaluatieformulier aangemaakt

Automatisch voor 14 medewerkers

Klaar

Zelfevaluaties ontvangen

12/14 ingediend

Klaar

Gesprekken en ondertekening

8/14 afgerond

Bezig

Archivering in personeelsdossier

Automatisch na ondertekening

Wacht

Uitdiensttreding

Afscheid nemen zonder juridische restrisico's

M-Files beheert het offboardingproces van opzegging tot archivering. Documenten worden bewaard volgens wettelijke retentietermijnen en daarna automatisch verwijderd.

Opzeggingsdocumenten en C4/C1 automatisch aangemaakt en gearchiveerd

IT-revocatie en toegangsrechten intrekken via workflow

Dossier bewaard conform wettelijke retentie (7 jaar voor loonfiches)

GDPR-persoonsgegevens automatisch verwijderd na verloop van termijn

M-Files — Offboarding Workflow

Opzeggingsbrief ontvangen

Gearchiveerd · 16/11/2024

Klaar

IT-toegang ingetrokken

IT bevestigd · 30/11/2024

Klaar

Dossier gearchiveerd, retentie 7j

Automatisch verwijderd op 30/11/2031

Bewaard

FUNCTIONALITEITEN

Alles wat uw HR-team

nodig heeft, ingebakken

Centraal personeelsdossier

Elk document van elke medewerker op één plek: contract, evaluaties, attesten, verlof, opleiding. Volledig en altijd actueel.

Geautomatiseerde workflows

Onboarding, verlofaanvragen, evaluatiecycli en offboarding verlopen automatisch via configureerbare workflows met notificaties.

GDPR-compliant by design

Toegangsrechten per rol, auditlog van elke actie, automatische retentie en verwijdering. GDPR is geen checkbox meer, het zit ingebakken.

Digitale handtekeningen

Arbeidscontracten, bijlagen en toestemmingsformulieren elektronisch ondertekend via Penneo. Zonder papier, met wettelijke geldigheid.

Verlopen documenten en alerts

M-Files waarschuwt automatisch bij vervallende attesten, medische keuringen, rijbewijzen of visa. Ruim op voorhand, zonder handmatig bijhouden.

Razendsnel zoeken

Zoek op medewerker, functie, documenttype of datum. Elk HR-document gevonden in seconden, ook door de inhoud van documenten heen.

KLAAR OM TE STARTEN?

Ontdek in 45 minuten hoe uw HR-team 80% minder administratie doet.

We tonen u een demo op maat met HR-documenttypes en HR-processen.

Geen generieke presentatie.

Plan een HR-demo Meer over M-Files

Geen verplichtingen GDPR-compliant by design E-signatures Go-live in 30 dagen gegarandeerd

COMPLIANCE & BEVEILIGING

GDPR is geen

bijkomende taak meer.

HR-documenten bevatten de meest gevoelige persoonsgegevens van uw organisatie.

M-Files zorgt dat de juiste mensen de juiste documenten zien maar ook niet meer dan dat.

Retentiebeleid, toegangsrechten, auditlogs en automatische verwijdering zijn geen aparte instellingen: ze zitten ingebakken in elk personeelsdossier.

GDPR-compliant SSO via Azure AD ISO 27001 ready

Auditlog ingebakken Automatische retentie Rechten per rol

Retentiebeheer

Retentiebeheer — HR Documenten

Arbeidscontract

7 jaar na uitdienst

Actief

Loonfiches

5 jaar

Actief

GDPR toestemmingen

Duur dienstverband

Auto-delete

Afgewezen kandidaten

6 maanden na afwijzing

Auto-delete

Medische keuringen

Strikt beperkt toegang

Beveiligd

AANPAK

Van eerste gesprek naar

werkend HR-systeem in 30 dagen

Scan

HR-procesanalyse

We brengen uw huidige documentstromen in kaart: welke documenten, wie heeft toegang, waar wringt het?

Design

Dossierstructuur en rechten

We ontwerpen de dossierstructuur, metadatamodel, rechtenmatrix en retentiebeleid, op maat van uw organisatie.

Go-Live

Configuratie en training

M-Files geconfigureerd, workflows gebouwd en uw HR-team getraind. Werkende oplossing binnen 30 dagen.

Groei

Optimalisatie en uitbreiding

Meer automatisering, extra integraties, nieuwe workflows. We groeien mee met uw HR-processen.

BEWEZEN RESULTATEN

Wat HR-teams

daadwerkelijk winnen

80%

minder tijd aan HR-administratie per week

100%

van de dossiers volledig en GDPR-compliant

1 dag

onboarding in plaats van 1 tot 2 weken papierwerk

30 d

gegarandeerde go-live, inclusief HR-workflows

Onze HR-manager besteedde elke week zeker twee dagen aan het zoeken en samenstellen van dossiers. Nu staat alles in M-Files. We kunnen vanuit HR elk gevraagd document binnen vijf minuten vinden en klaarmaken. Dat was vroeger ondenkbaar.

HR Business Partner

Groeibedrijf · 250 medewerkers · België

VEELGESTELDE VRAGEN

Alles wat u wil weten over

HR-documentbeheer met M-Files

Kunnen we M-Files koppelen met ons HR-systeem (zoals SD Worx of Officient)?

Ja. M-Files beschikt over een open API en kant-en-klare connectoren voor SD Worx, Officient, Microsoft 365 en andere HR-systemen. Data wordt gesynchroniseerd zonder dubbel ingeven. SoftAdvice begeleidt de integratie van begin tot eind.

Hoe zorgt M-Files voor GDPR-compliance bij HR-documenten?

M-Files past automatisch retentieregels toe per documenttype, beperkt toegang op basis van rollen en logt elke actie in een audittrail. Persoonsgegevens worden na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch verwijderd. GDPR is geen handmatig proces meer.

Kunnen we digitale handtekeningen gebruiken voor arbeidscontracten?

Ja. M-Files integreert met Penneo Sign, Nitro Sign, Quill, Adobe Acrobat Sign en DocuSign. Contracten worden vanuit M-Files ter ondertekening verstuurd en na ondertekening automatisch gearchiveerd in het personeelsdossier. Zonder papier, met volledige wettelijke geldigheid.

Werkt M-Files ook voor kleine HR-teams van 5 tot 10 medewerkers?

Zeker. M-Files schaalt van kleine teams naar grote organisaties. De instapoplossing is betaalbaar en volledig functioneel. Kleine HR-teams winnen vaak het meest: minder manueel werk, meer overzicht en directe GDPR-compliance zonder extra FTE.

Hoe lang duurt de implementatie van een HR-module in M-Files?

Een standaard HR-module is live binnen 30 dagen: procesanalyse, dossierstructuur, rechtenmatrix en basisworkflows inbegrepen. Complexere integraties of maatwerk nemen 6 tot 8 weken. We garanderen altijd een werkende basisoplossing binnen de afgesproken termijn.

Kunnen medewerkers zelf hun eigen documenten raadplegen via een portaal?

Ja. Via M-Files Hubshare kunt u een beveiligd self-service portaal aanbieden waar medewerkers hun eigen loonfiches, attesten of opleidingscertificaten kunnen raadplegen. Ze zien alleen wat voor hen bestemd is, met een eenmalige aanmelding via hun bedrijfsaccount. Dit verlaagt ook het aantal vragen aan HR aanzienlijk.

✉️

Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.

Inschrijven