Elke dag openen medewerkers M-Files, extraheren gegevens, openen Word en typen alles opnieuw. Vijf minuten per document. Tien documenten per dag.
En ergens in dat proces sluipt er een fout in die weken later problemen veroorzaakt.
Het echte probleem zit niet in het document
Bedrijven die M-Files gebruiken hebben hun informatie goed georganiseerd. Metadata is nauwkeurig. Bestanden zijn gemakkelijk te vinden. Workflows verlopen soepel. Maar dan komt het moment dat iemand een aanbieding, een contract of een rapport moet opstellen. En dat is wanneer het kopiëren begint.
Klantnaam uit M-Files, adres uit M-Files, referentienummer uit M-Files. Alles wordt handmatig getypt in een Word-sjabloon. Soms is het correct. Soms is het dat niet. En niemand merkt het tot het document al is verzonden.
De oorzaak: gegevens en documenten bestaan in twee verschillende werelden
M-Files beheert uw informatie. Word beheert uw documenten. Maar er is geen brug tussen de twee. Het resultaat is dat mensen zelf de brug worden. Ze kopiëren, plakken en controleren. Steeds weer.
Dit is geen probleem van discipline of aandacht. Het is een structureel probleem. En je lost structurele problemen op met een structurele oplossing, niet met een extra controle of een checklist.
dox42 overbrugt de kloof tussen M-Files en uw Word templates
dox42 is een documentgeneratie platform dat automatisch uw bestaande Word- en Excel-sjablonen vult met gegevens uit M-Files. U bouwt de sjabloon eenmaal in Word, markeert de velden die automatisch moeten worden ingevuld, en dox42 doet de rest.
Het resultaat: een werknemer selecteert een object in M-Files, kiest de sjabloon en klikt op “Genereren.” Binnen 30 seconden is het document klaar, correct ingevuld, opgeslagen op de juiste locatie en gekoppeld aan het juiste bestand.
Voor welke documenten gebruiken klanten dit het vaakst?
dox42 werkt voor elk type zakelijk document waarbij data uit M-Files de inhoud bepaalt. De meest voorkomende toepassingen:
- Offertes en contracten voor klanten, automatisch ingevuld met naam, adres, referentienummer en prijzen uit het bestand.
- Arbeidsovereenkomsten en HR-documenten met persoonlijke gegevens rechtstreeks uit het personeelsdossier.
- Inspectie en compliance rapporten op basis van technische veldgegevens uit M-Files.
- Facturen en creditnota's gegenereerd uit projectgegevens zonder handmatige invoer.
Elk document dat momenteel handmatig wordt ingevuld met behulp van M-Files-gegevens kan morgen automatisch worden gegenereerd.
Wat laat de praktijk zien?
De Republiek en het Kanton Jura (RCJU) in Zwitserland gebruikt de dox42-integratie met M-Files voor meer dan 400 documenten. Wat vroeger uren kostte, duurt nu slechts seconden. En elk document is correct, elke keer.