Home/HR-afdelingen
HR-documentbeheerHR-documentbeheer in M-Files: elk personeelsdossier volledig en GDPR-proof
Contracten, evaluaties, attesten en identiteitsdocumenten in één personeelsdossier. De juiste mensen zien ze, niemand anders, en het retentiebeleid verwijdert ze op tijd.
Plan een demo Bekijk de HR-levenscyclus
Illustratief voorbeeld
In het kort
HR-documentbeheer met M-Files houdt elk personeelsdossier op één plek bij: contracten, evaluaties, attesten, identiteitsdocumenten en opleidingen. Toegang wordt per rol ingesteld, zodat lonen en medische documenten enkel zichtbaar zijn voor HR en de directe leidinggevende. Workflows begeleiden werving, onboarding, evaluaties en uitdiensttreding, vervallende documenten geven een alert en retentieregels verwijderen persoonsgegevens wanneer de wettelijke basis vervalt. SoftAdvice ontwerpt en implementeert de HR-oplossing.
Het halve dossier ontbreekt, en de verkeerde mensen zien de rest
Personeelsdocumenten zitten verspreid over HR-schijven, mailboxen van leidinggevenden en papier. Niemand weet zeker of een dossier volledig is, tot een inspectie of een geschil het tegendeel bewijst. En wie verwijdert de gegevens van iemand die vertrekt, en wanneer? Meestal niemand.
Een map kan geen geheim bewaren en kan niet op tijd vergeten. Een personeelsdossier moet allebei kunnen.
Zonder M-Files
- Documenten verspreid over schijven, mailboxen en papier
- Lonen, evaluaties en medische documenten in mappen die te veel mensen kunnen openen
- Dossiers blijven jaren na een vertrek staan, zonder wettelijke basis
- Een audit of een inzageverzoek wordt snel een reëel risico
Met M-Files
- Eén volledig personeelsdossier per medewerker
- Toegang per rol: HR en de directe leidinggevende zien wat ze nodig hebben, niemand anders
- Retentieregels verwijderen persoonsgegevens automatisch en op tijd
- Elke actie gelogd, klaar voor een audit of inzageverzoek
M-Files begeleidt elke medewerker door de volledige HR-levenscyclus
Van vacature tot uitdienst maakt elke stap de juiste documenten aan, klasseert ze en schermt ze af, zonder manuele opvolging.
Werving
Vacature- en kandidaatdossiers worden automatisch aangemaakt. Cv’s, sollicitatiebrieven en correspondentie zijn gekoppeld aan de kandidaat en GDPR-conform bewaard. De overgang naar onboarding gebeurt met één klik.
Onboarding
Een nieuwe medewerker is op dag één klaar. Het arbeidscontract wordt gegenereerd met dox42 en ondertekend via Penneo, de IT-aanvraag voor laptop, e-mail en toegangen wordt aangemaakt en het HR-dossier bouwt zich vanzelf op.
In dienst
Contracten, attesten, opleidingen en evaluaties blijven in één actueel dossier. Retentie wordt per documenttype toegepast en vervallende attesten worden gesignaleerd vóór de vervaldatum.
Evaluatie
Evaluatiegesprekken worden automatisch ingepland en formulieren per medewerker gegenereerd. Leidinggevende en medewerker tekenen digitaal en de getekende evaluatie wordt in het personeelsdossier geklasseerd.
Uitdiensttreding
Van opzegging tot archivering: uitdienstdocumenten worden aangemaakt en geklasseerd, IT-toegangen worden via een workflow ingetrokken en persoonsgegevens worden automatisch verwijderd na de wettelijke bewaartermijn.
Alles wat uw HR-team nodig heeft, ingebakken
Centraal personeelsdossier
Elk document van elke medewerker op één plek: contract, evaluaties, attesten, verlof en opleiding. Volledig en altijd actueel.
Geautomatiseerde workflows
Onboarding, verlofaanvragen, evaluatiecycli en uitdiensttreding verlopen via configureerbare workflows met notificaties.
Digitale handtekeningen
Arbeidscontracten, bijlagen en toestemmingsformulieren elektronisch ondertekend via Penneo. Zonder papier, rechtsgeldig.
Contracten uit sjablonen
Arbeidscontracten worden met dox42 gegenereerd uit de gegevens die al in M-Files staan, zodat niemand namen, functies of datums overtypt.
Alerts bij vervaldatum
M-Files waarschuwt ruim op voorhand wanneer attesten, medische keuringen, rijbewijzen of visa vervallen. Zonder manueel bijhouden.
Razendsnel zoeken
Zoek op medewerker, functie, documenttype of datum, en ook door de inhoud van de documenten heen. Elk HR-document in enkele seconden gevonden.
GDPR is geen bijkomende taak meer
HR-documenten bevatten de meest gevoelige persoonsgegevens van uw organisatie. M-Files zorgt dat de juiste mensen de juiste documenten zien, en niet meer dan dat. Retentiebeleid, toegangsrechten, auditlogs en automatische verwijdering zitten ingebakken in elk personeelsdossier, niet in aparte instellingen.
Rechten per rol
Lonen, evaluaties en medische documenten zijn afgeschermd voor HR en de directe leidinggevende, op basis van metadata in plaats van mappen.
Automatische retentie
Retentieregels per documenttype bewaren wat u moet bewaren en verwijderen persoonsgegevens, zoals die van afgewezen kandidaten, wanneer de termijn afloopt.
Ingebakken auditlog
Elke raadpleging, wijziging en verwijdering wordt gelogd, zodat u bij een audit of inzageverzoek kunt tonen wie wat deed.
Eenmalige aanmelding
Medewerkers en leidinggevenden melden zich aan met hun bedrijfsaccount via Azure AD.
Eén personeelsdossier, elke rol in HR
Elke rol ziet precies wat ze nodig heeft, van HR tot IT, ook in kleine teams.
Van eerste gesprek naar een werkend HR-systeem
Ons engagement: uw eerste HR-proces live in 30 dagen. Daarna bouwen we samen verder.
HR-procesanalyse
We brengen uw huidige documentstromen in kaart: welke documenten, wie heeft toegang en waar wringt het?
Dossierstructuur en rechten
We ontwerpen de dossierstructuur, het metadatamodel, de rechtenmatrix en het retentiebeleid, op maat van uw organisatie.
Configuratie en training
M-Files geconfigureerd, workflows gebouwd en uw HR-team getraind. Eerste proces live in 30 dagen.
Optimalisatie en uitbreiding
Meer automatisering, extra integraties en nieuwe workflows. We groeien mee met uw HR-processen.
Veelgestelde vragen
Kunnen we M-Files koppelen met ons HR-systeem, zoals SD Worx of Officient?
Ja. M-Files beschikt over een open API, zodat medewerkersgegevens gesynchroniseerd kunnen worden met HR- en payrollsystemen zonder dubbel ingeven. SoftAdvice begeleidt de integratie van begin tot eind.
Hoe zorgt M-Files voor GDPR-compliance bij HR-documenten?
M-Files past retentieregels toe per documenttype, beperkt toegang op basis van rollen en logt elke actie in een audittrail. Persoonsgegevens worden automatisch verwijderd na het verstrijken van de bewaartermijn, zodat GDPR geen manueel proces meer is.
Kunnen we digitale handtekeningen gebruiken voor arbeidscontracten?
Ja. Contracten worden vanuit M-Files ter ondertekening verstuurd, bijvoorbeeld via Penneo, en na ondertekening automatisch in het personeelsdossier geklasseerd. Zonder papier, met volledige wettelijke geldigheid.
Werkt M-Files ook voor kleine HR-teams?
Zeker. M-Files schaalt van kleine teams naar grote organisaties. Kleine HR-teams winnen vaak het meest: minder manueel werk, meer overzicht en GDPR-compliance zonder extra personeel.
Hoe lang duurt de implementatie van een HR-oplossing in M-Files?
Ons engagement is uw eerste HR-proces live in 30 dagen, inclusief procesanalyse, dossierstructuur, rechtenmatrix en basisworkflows. Complexere integraties of maatwerk vragen meer tijd; die timing spreken we vooraf met u af.
Kunnen medewerkers zelf hun documenten raadplegen via een portaal?
Ja. Met M-Files Hubshare biedt u een beveiligd selfserviceportaal waar medewerkers hun eigen loonfiches, attesten of opleidingscertificaten raadplegen. Ze zien enkel wat voor hen bestemd is, met eenmalige aanmelding via hun bedrijfsaccount.
Klaar om uw personeelsdossiers op orde te brengen?
In een uur tonen we u een demo op maat van HR, met uw HR-documenttypes en HR-processen. Geen generieke presentatie, geen verplichtingen.