Zijn uw data klaar voor Microsoft 365 Copilot?

Copilot is maar zo goed als de data die het kan bereiken. Kijk voor een brede uitrol na wat het zal vinden: wie wat kan zien, welke versies verouderd zijn en welke documenten structuur missen.

5 min leestijdEnterprise AI

In het kort

Microsoft 365 Copilot antwoordt vanuit de data waartoe een gebruiker in Microsoft 365 al toegang heeft. Zijn de rechten te ruim, de bestanden verouderd of missen documenten structuur, dan vindt Copilot die problemen en herhaalt het ze. Klaar zijn voor Copilot betekent: toegangsrechten aanscherpen, verouderde en dubbele inhoud opruimen, en belangrijke documenten structuur en metadata geven, voor u Copilot breed uitrolt.

Op deze pagina

Hoe gebruikt Copilot uw data?
Zes signalen dat uw data nog niet klaar zijn
Zo bereidt u uw data voor op Copilot
Copilot bovenop goed beheerde documenten
Veelgestelde vragen over Copilot readiness

Hoe gebruikt Copilot uw data?

Microsoft 365 Copilot doorzoekt de mails, chats, bestanden en sites waartoe een gebruiker al toegang heeft, en gebruikt die inhoud om te antwoorden. Het respecteert de bestaande rechten in Microsoft 365.

Dat is meteen ook het risico. Wat vandaag te ruim gedeeld is, kan Copilot morgen vinden. En wat verouderd, dubbel of ongestructureerd is, kan Copilot herhalen alsof het klopt.

Zes signalen dat uw data nog niet klaar zijn

Te ruim gedeeld

Sites, teams of mappen die gedeeld zijn met iedereen in de organisatie.

Verouderde versies

Meerdere versies van hetzelfde document, zonder duidelijke definitieve versie.

Dark data

Oude bestanden waar niemand eigenaar van is, die toch in antwoorden opduiken.

Geen metadata

Documenten zonder type, klant of status, zodat de AI niet weet wat relevant is.

Gevoelige data in het open

Persoonlijke of vertrouwelijke data op plaatsen zonder de juiste bescherming.

Geen bewaarbeleid

Documenten die eeuwig bewaard worden, zodat verouderde informatie blijft terugkomen.

Zo bereidt u uw data voor op Copilot

Stap 1
Meet waar u staat
Begin met de AI Readiness Scan om uw score en uw grootste hiaten te zien.
Stap 2
Scherp de rechten aan
Kijk het delen van sites, teams en mappen na, en verwijder toegang die niet meer nodig is.
Stap 3
Ruim op
Archiveer of verwijder verouderde, dubbele en verweesde inhoud.
Stap 4
Breng structuur aan
Geef belangrijke documenten een type, metadata en een duidelijke definitieve versie.
Stap 5
Begin klein
Rol Copilot eerst uit voor één team en één use case, en schaal daarna op.

Copilot bovenop goed beheerde documenten

Copilot werkt het best wanneer uw belangrijke documenten goed beheerd zijn. Met SharePoint en MacroView worden mail en documenten met metadata in SharePoint geklasseerd, rechtstreeks vanuit Outlook. M-Files is native geïntegreerd met Microsoft 365 en voegt metadata, versies en workflows toe.

Moet AI antwoorden over al uw systemen heen, niet enkel Microsoft 365, dan verbindt Mindbreeze InSpire meer dan 500 databronnen, behoudt het de bestaande rechten en sluit het aan op de AI-stack die u al heeft, Copilot inbegrepen.

SharePoint als volwaardig documentbeheer · M-Files en Microsoft 365 · Mindbreeze InSpire

Veelgestelde vragen over Copilot readiness

Respecteert Copilot de rechten?

Ja. Copilot gebruikt enkel inhoud waartoe de gebruiker al toegang heeft. Net daarom is te ruim delen het grootste risico: Copilot maakt te ruim gedeelde inhoud makkelijk vindbaar.

Wat is oversharing?

Oversharing betekent dat documenten, sites of teams toegankelijk zijn voor meer mensen dan nodig, bijvoorbeeld via een link voor iedereen in de organisatie. Zonder Copilot merkt niemand het. Met Copilot duiken die documenten op in antwoorden.

Moeten we eerst alles opruimen?

Nee. Begin met de sites en documenttypes die tellen voor uw eerste use case, en ruim stap voor stap op.

Hoe weet ik of mijn organisatie klaar is?

Doe de gratis AI Readiness Scan. Zeven vragen geven u een score op 100, uw grootste hiaten en concrete volgende stappen.

Kan Copilot documenten buiten Microsoft 365 gebruiken?

Copilot is opgebouwd rond Microsoft 365-inhoud, en andere systemen kunnen via connectoren gekoppeld worden. Moet AI antwoorden over veel systemen heen met één set rechten, dan verbindt Mindbreeze InSpire meer dan 500 databronnen en werkt het samen met Copilot.