Home/M-Files/Vergelijkingen/M-Files of SharePoint
VergelijkingM-Files of SharePoint: wanneer heeft u wat nodig?
SharePoint is uitstekend om samen te werken, voor teamsites en intranetten. M-Files voegt er documentbeheer aan toe: documenten geordend op wat ze zijn, goedkeuringen die bepalen welke versie geldig is, en toegang die de klant of het project volgt. Vaak is het antwoord: allebei.
Bekijk wanneer u wat kiest Spreek een expert
Illustratief voorbeeld
In het kort
SharePoint en M-Files lossen verschillende problemen op. SharePoint is het Microsoft-platform voor teamsites, intranetten en samenwerking, met bibliotheken, mappen en metadatakolommen die u zelf configureert. M-Files is een documentbeheersysteem dat documenten ordent op metadata, ze koppelt aan klanten, projecten en contracten, goedkeuringen en versies beheert, en toegang automatisch regelt. Sinds juli 2025 bewaart M-Files Cloud documenten in SharePoint Embedded binnen uw eigen Microsoft 365-tenant, zodat beide samenwerken.
Drie situaties, drie antwoorden
Het is zelden een keuze tussen de twee. De vraag is welke documenten meer nodig hebben dan wat SharePoint standaard biedt.
Samenwerken is het doel
Teamsites, intranet, gedeelde werkdocumenten en samen bewerken, met een overzichtelijk aantal documenten en weinig formele regels.
- Teams en intranet
- Samen bewerken
- Eenvoudige mappenstructuren
Documenten dragen verantwoordelijkheid
Meest gekozenContracten, procedures, klant- en projectdossiers die goedkeuringen, een geldige versie, automatische toegang en een audit trail nodig hebben, terwijl mensen in Microsoft 365 blijven werken.
- Metadata in plaats van mappen
- Goedkeurings- en versiestatussen
- Toegang die de context volgt
Verschillende taken, één tenant
SharePoint blijft het intranet en de samenwerkingsruimte. M-Files beheert de documenten die beheerst moeten worden, en kan inhoud uit SharePoint en netwerkschijven in zijn weergaven tonen.
- Intranet in SharePoint
- Beheerste documenten in M-Files
- Eén Microsoft 365-ervaring
M-Files draait op de opslag van Microsoft zelf
Sinds juli 2025 bewaart M-Files Cloud documenten in SharePoint Embedded, binnen uw eigen Microsoft 365-tenant. Documenten behouden het samen bewerken in Microsoft 365, Teams en Microsoft Purview, terwijl M-Files de metadata, workflows en rechten toevoegt.
De echte vraag is dus niet M-Files of Microsoft. Ze is of uw belangrijke documenten structuur en controle nodig hebben die verder gaat dan een bibliotheek met mappen.
- Opslag in uw eigen Microsoft 365-tenant (M-Files Cloud)
- Werken in Teams, Outlook en Office
- Microsoft Purview blijft beschikbaar
- M-Files on-premises werkt verder zoals voorheen
Enkel SharePoint, of M-Files met Microsoft 365
Wat elke optie standaard doet. Veel kan ook in SharePoint, maar dat bouwt en onderhoudt u zelf.
| Onderwerp | Enkel SharePoint | M-Files met Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Ordening | Sites, bibliotheken en mappen, met metadatakolommen die u configureert | Geordend op wat een document is, getoond in dynamische weergaven |
| Eén document, meerdere contexten | Een kopie of link op elke plek | Eén document, zichtbaar onder klant, project en contract |
| Versies | Versiegeschiedenis met herstel | Versiegeschiedenis met herstel, plus goedkeuringsstatussen die de geldige versie aanduiden |
| Workflows | Power Automate-flows die u bouwt en onderhoudt | Workflowstatussen ingebouwd in de levenscyclus van het document |
| Rechten | Per site, bibliotheek, map of item, met overerving die u beheert | Regels op metadata: toegang volgt klant, project of status |
| Bewaartermijnen | Bewaarlabels in Microsoft Purview, afhankelijk van de licentie | Bewaarregels op metadata, naast Purview |
| AI | Microsoft 365 Copilot; AI-metadata-extractie met een betalende Microsoft 365-add-on | M-Files Aino stelt metadata voor en beantwoordt vragen binnen de M-Files-rechten, naast Copilot |
| Andere opslagplaatsen | Inhoud opgeslagen in SharePoint en OneDrive | Kan inhoud uit netwerkschijven en andere systemen tonen zonder alles te verhuizen |
| Samenwerken en intranet | Sterk: Teams, samen bewerken, intranetsites | Gebruikt hetzelfde samen bewerken en Teams van Microsoft 365 |
Volstaat SharePoint voor uw documenten?
Beantwoord deze vijf vragen voor uw belangrijkste documenten. Twee of meer keer ja betekent meestal dat M-Files de moeite loont.
- Moeten documenten gekoppeld zijn aan klanten, projecten of contracten?
- Bepaalt een goedkeuring welke versie geldig is?
- Vragen auditors of toezichthouders om bewijs?
- Staan documenten ook buiten SharePoint?
- Onderhoudt niemand echt de mappenstructuur en de rechten?
Discovery: samen zoeken we uit welk platform past
Twee keer ja, of geen enkele keer, en toch niet zeker? In Discovery bekijken we hoe uw documenten echt lopen en geven we u eerlijk advies: SharePoint met MacroView, M-Files met Microsoft 365, of beide naast elkaar. Wij werken met beide, dus het advies volgt uw documenten.
Ontdek Discovery- Een sessie van een halve dag, on-site of remote
- Platformadvies per soort document, met een plan om te starten
- Het rapport is van u, ook zonder vervolg
Vragen over M-Files en SharePoint
Vervangt M-Files SharePoint?
Nee. De meeste organisaties houden SharePoint voor samenwerking en het intranet, en gebruiken M-Files voor de documenten die beheerst moeten worden.
Waar bewaart M-Files onze documenten?
M-Files Cloud bewaart ze in SharePoint Embedded binnen uw eigen Microsoft 365-tenant. On-premises installaties behouden hun eigen opslag.
Kunnen we de documenten die nu in SharePoint staan behouden?
Ja. Documenten kunnen blijven waar ze zijn en in M-Files-weergaven getoond worden, of met metadata naar M-Files verhuizen wanneer ze beheerst moeten worden.
Hebben we Power Automate nog nodig?
Niet voor documentworkflows in M-Files: goedkeuringen en levenscycli zijn ingebouwd. Power Automate blijft nuttig voor andere processen in Microsoft 365.
Is SharePoint niet goedkoper?
SharePoint zit in veel Microsoft 365-licenties. De echte kost zit in het bouwen en onderhouden van structuur, workflows en rechten. M-Files wordt geprijsd per gebruiker en editie; de prijscalculator geeft een schatting.
Twijfelt u wat bij uw documenten past?
In 30 minuten bekijken we uw documenten en zeggen we eerlijk of SharePoint volstaat of M-Files meerwaarde biedt.