Wat is een audit trail?

Een chronologisch register van wie wat heeft gedaan met welk document, onmisbaar voor compliance, audits en geschillen.

4 minM-Files compliance

In het kort

Een audit trail is een automatisch bijgehouden, chronologisch en onwijzigbaar overzicht van alle acties op een document: wie het heeft aangemaakt, geopend, gewijzigd, goedgekeurd of verwijderd, inclusief tijdstip en gebruikersinformatie.

Op deze pagina

Wat is een audit trail?
Voordelen van een automatische audit trail
Implementatie van een audit trail in M-Files
Veelgestelde Vragen

Wat is een audit trail?

In M-Files wordt elk document gedurende zijn volledige levenscyclus gevolgd. Elke actie, van creatie tot definitieve archivering, wordt vastgelegd in een onwijzigbaar logbestand. U hoeft hier niets voor in te stellen: het gebeurt automatisch.

Voor organisaties die voldoen aan ISO 9001, ISO 27001 of de GDPR is een audit trail geen optie, maar een vereiste. U moet kunnen aantonen wie wanneer toegang had tot welke informatie en wat ermee is gedaan.

SoftAdvice configureert de audit trail in M-Files zodat de juiste acties worden gevolgd, retentietermijnen worden gerespecteerd en standaardrapporten klaarstaan voor uw volgende interne of externe audit.

Voordelen van een automatische audit trail

Aantoonbare compliance

Bij elke externe audit exact aantonen wie een document heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd.

Volledige historiek

Elke versie, statuswijziging en toegang automatisch geregistreerd.

Fraudepreventie

Ongeautoriseerde wijzigingen zijn onmiddellijk traceerbaar. De audit trail is onwijzigbaar.

Geschilbeslechting

Bij juridische geschillen biedt de audit trail onweerlegbaar bewijs van wat er wanneer is gebeurd.

ISO en GDPR-proof

Voldoet automatisch aan ISO 9001, ISO 27001 en AVG/GDPR registratieverplichtingen.

Minder manueel werk

Geen spreadsheets meer. De audit trail wordt automatisch opgebouwd in M-Files.

Implementatie van een audit trail in M-Files

Stap 1
Scope bepalen
Definieer welke documenten, systemen en handelingen in de audit trail moeten worden opgenomen.
Stap 2
M-Files configureren
SoftAdvice configureert de audit trail: welke acties worden gelogd en voor welke documenttypen.
Stap 3
Retentie instellen
Bepaal hoe lang de audit trail bewaard wordt conform uw wettelijke vereisten.
Stap 4
Rapportages inrichten
Stel standaardrapporten in voor interne reviews en externe audits.
Stap 5
Valideren en live gaan
Na validatie van de logging gaat de audit trail live als onderdeel van uw documentbeheer.

Veelgestelde Vragen

Wat is een audit trail?

Een audit trail is een chronologisch overzicht van alle acties op een document: wie het heeft aangemaakt, geopend, gewijzigd, goedgekeurd of verwijderd, en wanneer. In M-Files wordt dit automatisch bijgehouden zonder extra configuratie.

Is een audit trail verplicht onder de GDPR?

Niet expliciet vereist, maar de GDPR vereist aantoonbaarheid van hoe u persoonlijke gegevens behandelt. Een audittrail is de meest praktische manier om aan die aantoonplicht te voldoen. Voor ISO-gecertificeerde bedrijven is het een directe vereiste.

Kan iemand de audittrail manipuleren?

Nee. In M-Files is de audittrail onwijzigbaar. Niemand, zelfs de systeembeheerder niet, kan de loggegevens achteraf aanpassen of verwijderen.

Hoe lang moet een audittrail bewaard worden?

GDPR-gerelateerde logs worden doorgaans 3 tot 5 jaar bewaard. Financiële en juridische documenten hebben vaak langere bewaartermijnen. M-Files past automatische retentieregels per documenttype toe.

Wat is het verschil met versiebeheer?

Versiebeheer houdt bij welke inhoud een document op een bepaald moment had. De audittrail registreert wie welke actie heeft uitgevoerd. Samen bieden ze een compleet beeld van de documentgeschiedenis.