Overslaan naar inhoud
  • NL NL EN FR
  • Wat we doen
    <5 secper search, not per day

    Solving document chaos

    "I know it exists. I just cannot find it."

    See how we solve this →
    30+ hrsfreed per employee, per month

    Removing manual work

    "My team costs €60 an hour to forward emails."

    See how we solve this →
    30 minaudit, not weeks of prep

    Eliminating audit stress

    "The auditor is at the door. I cannot find anything."

    See how we solve this →
    0hallucinations, source on every answer

    Preparing data for AI

    "Copilot invented a contract that does not exist."

    See how we solve this →
    <5 secper zoekopdracht, niet per dag

    Documentchaos oplossen

    "Ik weet dat het bestaat. Vinden lukt niet."

    Lees hoe we dit oplossen →
    30+ uurvrijgemaakt per medewerker, per maand

    Manueel werk verminderen

    "Mijn team kost €60 per uur om mails door te sturen."

    Lees hoe we dit oplossen →
    30 minaudit, niet weken voorbereiding

    Auditstress elimineren

    "De auditor staat aan de deur. Ik kan niets meer terugvinden."

    Lees hoe we dit oplossen →
    0hallucinaties, bron bij elk antwoord

    Data voorbereiden voor AI

    "Copilot verzon een contract dat niet bestond."

    Lees hoe we dit oplossen →
    <5 secper zoekopdracht, niet per dag

    Documentchaos oplossen

    "Ik weet dat het bestaat. Vinden lukt niet."

    Lees hoe we dit oplossen →
    30+ uurvrijgemaakt per medewerker, per maand

    Handmatig werk verminderen

    "Mijn team kost €60 per uur om mails door te sturen."

    Lees hoe we dit oplossen →
    30 minaudit, niet weken voorbereiding

    Auditstress elimineren

    "De auditor staat voor de deur. Ik kan niets meer terugvinden."

    Lees hoe we dit oplossen →
    0hallucinaties, bron bij elk antwoord

    Data voorbereiden voor AI

    "Copilot verzon een contract dat niet bestond."

    Lees hoe we dit oplossen →
    <5 secpar recherche, pas par jour

    Résoudre le chaos documentaire

    "Je sais que ça existe. Impossible de le retrouver."

    Découvrir la solution →
    30+ hlibérées par collaborateur, par mois

    Réduire le travail manuel

    "Mon équipe coûte 60 € de l'heure pour transférer des e-mails."

    Découvrir la solution →
    30 mind'audit, pas des semaines de préparation

    Éliminer le stress d'audit

    "L'auditeur est à la porte. Je ne retrouve plus rien."

    Découvrir la solution →
    0hallucination, une source pour chaque réponse

    Préparer vos données pour l'IA

    "Copilot a inventé un contrat qui n'existe pas."

    Découvrir la solution →
  • Voor wie we werken
    Who we work forVoor wie we werkenPour qui nous travaillons
    Built for document-heavy, regulated teams.Gebouwd voor documentintensieve, gereguleerde teams.Conçu pour les équipes réglementées à forte intensité documentaire.
    Across the BeNeLux, from accountancy to engineering to scale-ups.In de hele BeNeLux, van accountancy tot engineering tot scale-ups.Partout au BeNeLux, de la comptabilité à l'ingénierie aux scale-ups.
    Read a customer storyLees een klantverhaalLire un témoignage client ›
    Who you areWie u bentQui vous êtes
    • Accountants & audit firmsAccountants & auditkantorenComptables & cabinets d'audit →Compliance, audits and client filesCompliance, audits en klantdossiersConformité, audits et dossiers clients
    • Engineers & project organisationsIngenieurs & projectorganisatiesIngénieurs & organisations de projet →Project documents under controlProjectdocumenten onder controleDocuments de projet maîtrisés
    • Scale-ups & mid-marketScale-ups & mid-marketScale-ups & PME →Grow without document chaosGroei zonder documentchaosGrandir sans chaos documentaire
    Your challengeUw uitdagingVotre défi
    • Deploy AI safelyAI veilig uitrollenDéployer l'IA en confiance →AI on a solid foundationAI op een stevige basisL'IA sur des bases solides
    • Stop searchingStop met zoekenArrêter de chercher →Find any document fastVind elk document snelTrouvez chaque document vite
    • Automate processesProcessen automatiserenAutomatiser les processus →Cut the manual stepsSchrap manuele stappenSupprimez les étapes manuelles
    • An audit is coming upEen audit komt eraanUn audit approche →Be audit-readyWees audit-klaarSoyez prêt pour l'audit
    Process & information architectsProces- & informatiearchitectenArchitectes de processus et d'information

    Not sure which fits?Niet zeker welke past?Vous hésitez ?

    Tell us your sector and we show you the closest fit.Vertel ons uw sector en we tonen de beste match.Dites-nous votre secteur et nous vous montrons la meilleure correspondance.

    Book a callPlan een gesprekPlanifiez un entretien ›
    Read a caseLees een caseLire un cas Audit scoreAudit scoreScore d'audit
    100+ implementations across the BeNeLux.100+ implementaties in de BeNeLux.Plus de 100 implémentations au BeNeLux.
  • Producten
    Our productsOnze productenNos produits
    PlatformPlatformPlateforme
    • Why M-FilesWaarom M-FilesPourquoi M-Files →The platform in one minuteHet platform in één minuutLa plateforme en une minute
    • 10 reasons to choose M-Files10 redenen om voor M-Files te kiezen10 raisons de choisir M-Files →The short business caseDe korte business caseL'argumentaire en bref
    • M-Files HubshareM-Files HubshareM-Files Hubshare →Secure client portalBeveiligd klantenportaalPortail client sécurisé
    • M-Files MentM-Files MentM-Files Ment →No-code document generationDocumentgeneratie zonder codeGénération de documents sans code
    • Pricing and calculatorPrijzen en calculatorTarifs et calculateur →Estimate your licence costSchat uw licentiekostEstimez le coût de licence
    • Compare editionsVergelijk editiesComparer les éditions →Which edition fits youWelke editie past bij uQuelle édition vous convient
    CapabilitiesMogelijkhedenFonctionnalités
    • Document managementDocumentbeheerGestion documentaire →Find and control every fileVind en beheer elk documentTrouvez et maîtrisez chaque fichier
    • Smart Search and metadataSmart Search en metadataSmart Search et métadonnées →Search like you GoogleZoek zoals u GoogletCherchez comme sur Google
    • Document workflowsDocumentworkflowsFlux de travail documentaires →Route reviews and approvalsStuur reviews en goedkeuringenAcheminez revues et approbations
    • Version controlVersiebeheerGestion des versions →Always the right versionAltijd de juiste versieToujours la bonne version
    • AI with Aino and CopilotAI met Aino en CopilotL'IA avec Aino et Copilot →Ask your own contentBevraag uw eigen contentInterrogez vos propres contenus
    • Security and complianceBeveiliging en complianceSécurité et conformité →Permissions and audit trailsRechten en audittrailsPermissions et pistes d'audit
    IntegrationsIntegratiesIntégrations
    • Microsoft 365Microsoft 365Microsoft 365 →Work inside OfficeWerk in OfficeTravaillez dans Office
    • Teams and OutlookTeams en OutlookTeams et Outlook →File email by metadataArchiveer e-mail via metadataClassez vos e-mails par métadonnées
    • SharePointSharePointSharePoint →Metadata on SharePointMetadata op SharePointMétadonnées sur SharePoint
    • Other integrationsAndere integratiesAutres intégrations →See the full listBekijk de volledige lijstVoir la liste complète
    Why dox42Waarom dox42Pourquoi dox42
    • dox42 overviewdox42 overzichtAperçu de dox42 →The product in one minuteHet product in één minuutLe produit en une minute
    • Document generationDocumentgeneratieGénération de documents →Build documents from templatesBouw documenten uit sjablonenCréez des documents à partir de modèles
    • Document automationDocumentautomatiseringAutomatisation de documents →Generate at scale from dataGenereer op schaal uit dataGénérez à grande échelle à partir de données
    IntegrationIntegratieIntégration
    • dox42 with M-Filesdox42 met M-Filesdox42 avec M-Files →Generate straight into M-FilesGenereer rechtstreeks in M-FilesGénérez directement dans M-Files
    • Dynamics, SAP and moreDynamics, SAP en meerDynamics, SAP et plus →Connect your systemsVerbind uw systemenConnectez vos systèmes
    Get startedAan de slagCommencer
    • Plan a dox42 demoPlan een dox42-demoPlanifiez une démo dox42 →See it on your documentsZie het op uw documentenVoyez-le sur vos documents
    M-Files Solution Partner

    See it live.Zie het live.Voyez-le en direct.

    A 30 minute session on your real use case. Your process, not slideware.Een sessie van 30 minuten op uw echte use case. Uw proces, geen slides.Une session de 30 minutes sur votre cas réel. Votre processus, pas des diapositives.

    Plan a demoPlan een demoPlanifiez une démo ›
    Price calculatorPrijscalculatorCalculateur de prix AI Readiness Scan
    The only M-Files Solution Partner in the BeNeLux. 294% ROI per Forrester.De enige M-Files Solution Partner in de BeNeLux. 294% ROI volgens Forrester.Le seul M-Files Solution Partner du BeNeLux. 294% de ROI selon Forrester.
  • Diensten
    Our servicesOnze dienstenNos services
    Process first. Technology second.Eerst het proces. Dan de technologie.D'abord le processus. Ensuite la technologie.
    From discovery to a live system, one partner across the BeNeLux.Van analyse tot een werkend systeem, één partner in de BeNeLux.De l'analyse à un système opérationnel, un seul partenaire au BeNeLux.
    Discover our approachOntdek onze aanpakDécouvrez notre approche ›
    DeliveryDienstverleningPrestations
    • Discovery & designAnalyse & ontwerpCadrage & conception →Map your processes and informationBreng uw processen en informatie in kaartCartographiez vos processus et informations
    • Implementation & configurationImplementatie & configuratieImplémentation & configuration →Build and configure your platformBouw en configureer uw platformConstruisez et configurez votre plateforme
    • Integrations & customisationIntegraties & maatwerkIntégrations & personnalisation →Connect and tailor to your systemsVerbind en stem af op uw systemenConnectez et adaptez à vos systèmes
    • Success servicesSuccess ServicesSuccess Services →Adoption, support and growthAdoptie, support en groeiAdoption, support et croissance
    AI GovernanceSoonBinnenkortBientôt
    • AI Readiness Scan →Free, in 10 minutesGratis, in 10 minutenGratuit, en 10 minutes
    • EU AI Act readinessKlaar voor de EU AI ActConformité à l'AI Act →Be ready for 2027Klaar voor 2027Prêt pour 2027
    • Governance frameworkGovernance-raamwerkCadre de gouvernance →Policies, controls and oversightBeleid, controles en toezichtPolitiques, contrôles et supervision
    Process & information architectsProces- & informatiearchitectenArchitectes de processus et d'information

    Where do you start?Waar begint u?Par où commencer ?

    Every engagement starts with a scan of your processes and documents.Elk traject start met een scan van uw processen en documenten.Chaque mission commence par un scan de vos processus et documents.

    Plan a demoPlan een demoPlanifiez une démo ›
    Document ScanDocument ScanScan documentaire AI Readiness Scan
    The only M-Files Solution Partner in the BeNeLux. 294% ROI per Forrester.De enige M-Files Solution Partner in de BeNeLux. 294% ROI volgens Forrester.Le seul M-Files Solution Partner du BeNeLux. 294% de ROI selon Forrester.
  • Wie we zijn
  • Kenniscentrum

    Learn

    BlogLong reads on information architecture WebinarsLearn it in an hour Knowledge hubEvery concept, explained

    Proof

    Cases100+ implementations, names and numbers Analyst reports NEWGartner and Forrester, no paywall

    Stay current

    UpdatesProduct news, translated into impact All postsEverything in one stream

    Latest

    June 2026

    EU AI Act: what changes in December 2027

    Why information architecture decides whether you are ready.

    Read the article →

    Leren

    BlogLangere stukken over informatiearchitectuur WebinarsLeer het in een uur KennishubElk begrip, uitgelegd

    Bewijs

    Cases100+ implementaties, namen en cijfers Analistenrapporten NIEUWGartner en Forrester, zonder paywall

    Blijf bij

    UpdatesProductnieuws, vertaald naar impact Alle postsAlles in één stroom

    Nieuwste

    Juni 2026

    EU AI Act: wat verandert er in december 2027

    Waarom informatiearchitectuur bepaalt of u er klaar voor bent.

    Lees het artikel →

    Leren

    BlogLangere stukken over informatiearchitectuur WebinarsLeer het in een uur KennishubElk begrip, uitgelegd

    Bewijs

    Cases100+ implementaties, namen en cijfers Analistenrapporten NIEUWGartner en Forrester, zonder paywall

    Blijf bij

    UpdatesProductnieuws, vertaald naar impact Alle postsAlles in één stroom

    Nieuwste

    Juni 2026

    EU AI Act: wat verandert er in december 2027

    Waarom informatiearchitectuur bepaalt of u er klaar voor bent.

    Lees het artikel →

    Apprendre

    BlogAnalyses de fond sur l'architecture de l'information WebinairesApprenez-le en une heure Centre de connaissancesChaque concept, expliqué

    Preuves

    Cases100+ implémentations, noms et chiffres Rapports d'analystes NOUVEAUGartner et Forrester, sans paywall

    Restez informé

    UpdatesActualités produit, traduites en impact Tous les articlesTout dans un seul flux

    Récent

    Juin 2026

    EU AI Act : ce qui change en décembre 2027

    Pourquoi l'architecture de l'information détermine si vous êtes prêt.

    Lire l'article →
SoftAdvice - Proces & informationarchitects
  • Plan een demo
SoftAdvice - Proces & informationarchitects
      • Wat we doen
      • Voor wie we werken
      • Producten
      • Diensten
      • Wie we zijn
      • Kenniscentrum
    • NL NL EN FR
    • Plan een demo


    Kennisbank

    Wat is een goedkeuringsproces?

    Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan — altijd traceerbaar, nooit vergeten.

    📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files workflows
    Base de connaissances

    Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?

    Un workflow structuré où les documents passent par les bonnes personnes — toujours traçable, jamais oublié.

    📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Workflows M-Files
    Knowledge Base

    What is an approval process?

    A structured workflow where documents pass through the right people — always traceable, never forgotten.

    📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

    Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document langs de juiste personen gaat voor review, feedback en definitieve goedkeuring — met volledige registraties van wie wat en wanneer heeft gedaan.


    Wat is een goedkeuringsproces?


    Elke onderneming heeft documenten die niet zomaar de deur uit mogen: contracten die eerst door de juridische dienst moeten, offertes die de handtekening van een directeur vereisen, facturen die door de financiële afdeling moeten worden goedgekeurd. Dat is een goedkeuringsproces.
    In de meeste organisaties verloopt dit via e-mail: een document wordt doorgestuurd, iemand reageert "ok," het bestand belandt in een map, en later weet niemand wie wat en wanneer heeft goedgekeurd. Dit is onvoldoende voor compliance en een ramp tijdens een audit.

    M-Files vervangt dat door een geautomatiseerde workflow waarbij elke stap — indiening, review, goedkeuring of afwijzing, archivering — automatisch wordt uitgevoerd en geregistreerd. SoftAdvice ontwerpt de proceslogica op maat van uw organisatie.

    Voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces


    Organisaties die documentbeheer goed aanpakken, merken snel het verschil. Dit zijn de meest voorkomende voordelen:

    Volledige audit trail

    Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

    Geen vergeten goedkeuringen

    Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

    Snellere doorlooptijd

    Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

    Strikte toegangscontrole

    Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

    Versiebeheer ingebouwd

    Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

    GDPR & ISO-compliant

    De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

    Piste d'audit complète

    Qui a approuvé, quand, avec quelle version. Toujours démontrable, même des années plus tard.

    Pas d'approbations oubliées

    Les rappels automatiques font en sorte que personne n'oublie une étape. Pas de documents en attente.

    Délai de traitement plus rapide

    Les approbations parallèles et les notifications directes réduisent le délai de 50 à 70%.

    Contrôle d'accès strict

    Chaque étape ajuste automatiquement les droits. La bonne personne voit le document au bon moment.

    Gestion des versions intégrée

    Chaque version soumise à approbation est conservée. Jamais de débat sur quelle version a été approuvée.

    Conformité RGPD & ISO

    L'historique des processus prouve le traitement diligent et le respect des procédures internes.

    Complete audit trail

    Who approved, when, with which version. Always demonstrable, even years later at an external audit.

    No forgotten approvals

    Automatic reminders ensure nobody forgets a step. No documents stuck waiting.

    Faster turnaround

    Parallel approvals and direct notifications reduce turnaround time by 50 to 70%.

    Strict access control

    Each step automatically adjusts rights. The right person sees the document at the right time.

    Version control built-in

    Every version submitted for approval is retained. No debate about which version was approved.

    GDPR & ISO compliant

    The process history proves diligent processing and compliance with internal procedures.

    Hoe werkt een goedkeuringsproces in M-Files?


    M-Files gebruikt een visuele workflow-editor waarmee u proceslogica kunt instellen zonder te programmeren. Elke workflow bestaat uit statussen (Concept, In beoordeling, Goedgekeurd, Afgewezen) en overgangen met bijbehorende meldingen en wijziging van rechten.

    1. 1
      Stap 1Document indienen

      Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.

    2. 2
      Stap 2Review en feedback

      De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.

    3. 3
      Stap 3Goedkeuring

      Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.

    4. 4
      Stap 4Optioneel: digitale handtekening

      Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.

    5. 5
      Stap 5Archivering en retentie

      Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

    1. 1
      Étape 1Soumettre le document

      Un collaborateur soumet un document. Le statut passe à 'En révision' et le réviseur reçoit une notification.

    2. 2
      Étape 2Révision et retour

      Le réviseur examine le document et l'approuve ou le renvoie avec des commentaires.

    3. 3
      Étape 3Approbation

      Lors de l'approbation, le statut change, les droits sont ajustés et le document est archivé.

    4. 4
      Étape 4Optionnel : signature numérique

      Après approbation, le document peut automatiquement être envoyé à Penneo pour signature légale.

    5. 5
      Étape 5Archivage et rétention

      Le document définitif est archivé. Les règles de rétention RGPD sont automatiquement appliquées.

    1. 1
      Step 1Submit document

      An employee submits a document. Status changes to 'In review' and the reviewer receives a notification.

    2. 2
      Step 2Review and feedback

      The reviewer examines the document and approves or sends it back with feedback.

    3. 3
      Step 3Approval

      Upon approval, status changes, rights are adjusted and the document is archived.

    4. 4
      Step 4Optional: digital signature

      After approval, the document can automatically be sent to Penneo for a legally valid signature.

    5. 5
      Step 5Archiving and retention

      The final document is archived. GDPR retention rules are automatically followed up.

    Veelgestelde Vragen




    Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document naar de juiste personen wordt gestuurd voor review en definitieve goedkeuring, met een registratie van wie wat heeft gedaan.

    E-mail biedt geen audittrail, automatische herinneringen of een statusoverzicht. M-Files registreert elke actie en biedt een volledig traceerbare geschiedenis.

    Contracten, offertes, facturen boven een drempelwaarde, beleidsdocumenten en HR-beslissingen. Elk document waarvoor je later moet bewijzen wie het heeft goedgekeurd.

    In M-Files definieert u workflows visueel: stappen, verantwoordelijken, meldingen en rechtenwijzigingen per processtap.

    Ja. M-Files integreert met Penneo. Na goedkeuring kan het document automatisch worden doorgestuurd voor digitale ondertekening.


    Goedkeuringsprocessen automatiseren?

    Ontdek in een QuickScan welke goedkeuringsprocessen het snelst gebaat zijn bij automatisering.

    QuickScan aanvragen
    Automatiser vos processus d'approbation ?

    Découvrez dans un QuickScan quels processus d'approbation bénéficieraient le plus de l'automatisation.

    QuickScan aanvragen
    Automate your approval processes?

    Discover in a QuickScan which approval processes would benefit most from automation.

    QuickScan aanvragen

    Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

    Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.


    Bedankt voor je registratie!

    Inschrijven

    We gebruiken cookies voor een betere gebruikerservaring op deze website. Cookiebeleid

    Alleen het essentiële Ik ga akkoord