Wat is een goedkeuringsproces?

Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan, altijd traceerbaar, nooit vergeten.

4 min leestijdM-Files workflows

In het kort

Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document langs de juiste personen gaat voor review, feedback en definitieve goedkeuring, met volledige registraties van wie wat en wanneer heeft gedaan.

Op deze pagina

Wat is een goedkeuringsproces?
Voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces
Hoe werkt een goedkeuringsproces in M-Files?
Veelgestelde Vragen

Wat is een goedkeuringsproces?

Elke onderneming heeft documenten die niet zomaar de deur uit mogen: contracten die eerst door de juridische dienst moeten, offertes die de handtekening van een directeur vereisen, facturen die door de financiële afdeling moeten worden goedgekeurd. Dat is een goedkeuringsproces.

In de meeste organisaties verloopt dit via e-mail: een document wordt doorgestuurd, iemand reageert "ok," het bestand belandt in een map, en later weet niemand wie wat en wanneer heeft goedgekeurd. Dit is onvoldoende voor compliance en een ramp tijdens een audit.

M-Files vervangt dat door een geautomatiseerde workflow waarbij elke stap, indiening, review, goedkeuring of afwijzing, archivering, automatisch wordt uitgevoerd en geregistreerd. SoftAdvice ontwerpt de proceslogica op maat van uw organisatie.

Voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces

Organisaties die documentbeheer goed aanpakken, merken snel het verschil. Dit zijn de meest voorkomende voordelen:

Volledige audit trail

Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

Geen vergeten goedkeuringen

Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

Snellere doorlooptijd

Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

Strikte toegangscontrole

Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

Versiebeheer ingebouwd

Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

GDPR & ISO-compliant

De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

Hoe werkt een goedkeuringsproces in M-Files?

M-Files gebruikt een visuele workflow-editor waarmee u proceslogica kunt instellen zonder te programmeren. Elke workflow bestaat uit statussen (Concept, In beoordeling, Goedgekeurd, Afgewezen) en overgangen met bijbehorende meldingen en wijziging van rechten.

Stap 1
Document indienen
Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.
Stap 2
Review en feedback
De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.
Stap 3
Goedkeuring
Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.
Stap 4
Optioneel: digitale handtekening
Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.
Stap 5
Archivering en retentie
Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

Veelgestelde Vragen

Wat is een goedkeuringsproces?

Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document naar de juiste personen wordt gestuurd voor review en definitieve goedkeuring, met een registratie van wie wat heeft gedaan.

Waarom is e-mail niet geschikt?

E-mail biedt geen audittrail, automatische herinneringen of een statusoverzicht. M-Files registreert elke actie en biedt een volledig traceerbare geschiedenis.

Welke documenten vereisen een goedkeuringsproces?

Contracten, offertes, facturen boven een drempelwaarde, beleidsdocumenten en HR-beslissingen. Elk document waarvoor u later moet bewijzen wie het heeft goedgekeurd.