Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

Un registre chronologique de qui a fait quoi avec quel document, indispensable pour la conformité et les litiges.

4 minConformité M-Files

En bref

Une piste de vérification est un enregistrement chronologique, immuable et automatiquement maintenu de toutes les actions sur un document : qui l'a créé, ouvert, modifié, approuvé ou supprimé, y compris les horodatages et les informations sur l'utilisateur.

Sur cette page

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?
Avantages d'une piste de vérification automatique
Mise en œuvre de la piste de vérification dans M-Files
Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

Dans M-Files, chaque document est suivi tout au long de son cycle de vie. Chaque action, de la création à l'archivage final, est enregistrée dans un fichier journal immuable. Vous n'avez rien à configurer pour cela : cela se fait automatiquement.

Pour les organisations qui se conforment à l'ISO 9001, à l'ISO 27001 ou au RGPD, une piste de vérification n'est pas une option mais une exigence. Vous devez être en mesure de démontrer qui a eu accès à quelles informations et quand, et ce qui a été fait avec.

SoftAdvice configure la piste de vérification dans M-Files afin que les actions appropriées soient suivies, que les périodes de conservation soient respectées et que des rapports standard soient prêts pour votre prochain audit interne ou externe.

Avantages d'une piste de vérification automatique

Conformité démontrée

Démontrer exactement qui a créé, modifié ou approuvé un document lors de chaque audit.

Historique complet

Chaque version, changement de statut et accès automatiquement enregistré.

Prévention des fraudes

Les modifications non autorisées sont immédiatement traçables. La piste d'audit est immuable.

Résolution des litiges

En cas de litige, la piste d'audit fournit une preuve irréfutable.

ISO et RGPD

Répond aux obligations ISO 9001, ISO 27001 et RGPD.

Moins de travail manuel

La piste d'audit se construit automatiquement dans M-Files.

Mise en œuvre de la piste de vérification dans M-Files

Étape 1
Définir le périmètre
Définissez quels documents, systèmes et actions doivent figurer dans la piste d'audit.
Étape 2
Configurer M-Files
SoftAdvice configure les paramètres : quelles actions sont enregistrées et pour quels types de documents.
Étape 3
Définir la rétention
Déterminez combien de temps la piste d'audit doit être conservée.
Étape 4
Configurer les rapports
Établissez des rapports standards pour les revues internes et audits externes.
Étape 5
Valider et lancer
Après validation, la piste d'audit est mise en ligne dans M-Files.

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

Une piste de vérification est un aperçu chronologique de toutes les actions sur un document : qui l'a créé, ouvert, modifié, approuvé ou supprimé, et quand. Dans M-Files, cela est automatiquement suivi sans configuration supplémentaire.

Une piste de vérification est-elle obligatoire en vertu du RGPD ?

Pas explicitement requis, mais le RGPD impose la responsabilité quant à la manière dont vous gérez les données personnelles. Une piste de vérification est le moyen le plus pratique de répondre à cette exigence de responsabilité. Pour les entreprises certifiées ISO, c'est une exigence directe.

Est-ce que quelqu'un peut manipuler la piste de vérification ?

Non. Dans M-Files, la piste de vérification est immuable. Personne, pas même l'administrateur système, ne peut modifier ou supprimer les données de journal par la suite.

Combien de temps une piste de vérification doit-elle être conservée ?

Les journaux liés au RGPD sont généralement conservés pendant 3 à 5 ans. Les documents financiers et juridiques ont souvent des périodes de conservation plus longues. M-Files applique des règles de conservation automatiques par type de document.

Quelle est la différence avec le contrôle de version ?

Le contrôle de version suit le contenu qu'un document avait à un moment donné. La piste de vérification enregistre qui a effectué quelle action. Ensemble, ils fournissent une image complète de l'historique du document.