Home/M-Files/Beveiliging en compliance
Rechten in M-Files: weet altijd wie uw documenten ziet
In M-Files volgt toegang uit wat een document is, niet uit waar het staat. Rechten per document, per gebruiker en per actie, een onwijzigbaar auditlog, en GDPR-compliance die u echt kunt aantonen.
Plan een demo Probeer de interactieve demo
Illustratief voorbeeld
In het kort
Rechten in M-Files worden gestuurd door metadata, niet door mappen: wie een document mag zien of bewerken, volgt uit het type, de status en de rol van de gebruiker. Rechten wijzigen automatisch wanneer een document door zijn workflow gaat, en elke inzage en wijziging wordt gelogd. SoftAdvice ontwerpt het rechtenmodel samen met u.
Mappen geven geen controle. Ze geven toegang.
In een mappenstructuur is toegang alles of niets: wie de map opent, ziet alles erin. Vertrouwelijke documenten belanden bij de verkeerde mensen, externen krijgen meer dan nodig, en niemand weet achteraf wie wat zag.
Bij een datalek of GDPR-audit kunt u niets aantonen: geen spoor, geen logging, geen bewijs van zorgvuldig beheer.
Maprechten
- Maptoegang betekent toegang tot alles erin
- Geen onderscheid tussen lezen, bewerken en wissen
- Geen log van wie wat opende of downloadde
- Externen zien meer dan nodig
- GDPR-compliance is niet aantoonbaar
M-Files-toegangsbeheer
- Rechten per document, per gebruiker, per actie
- Lezen, bewerken, wissen en delen apart ingesteld
- Elke actie in een onwijzigbaar auditlog
- Externen krijgen enkel wat ze nodig hebben
- Aantoonbare GDPR-compliance
Rechten die uw documenten volgen
M-Files werkt met benoemde toegangslijsten: herbruikbare rechtensets gekoppeld aan documenttypes, klassen of individuele documenten. Rechten volgen de metadata, zodat u nooit document per document beveiligt.
Een document van type "personeelsdossier" met klasse "vertrouwelijk" krijgt automatisch de juiste rechten. Wanneer de status verandert naar "gepubliceerd", kunnen de rechten automatisch ruimer worden, zonder dat een beheerder moet ingrijpen.
Denk aan een badge die precies de deuren opent die uw rol nodig heeft, en elke deur registreert die u opent.
Beveiliging en complianceProbeer hoe rechten veranderen met rol en status
Wijzig het documenttype, de klasse of de status en zie wie mag bekijken, bewerken of wissen.
Klik gerust rond: het werkt zoals het echte M-Files.
Vier pijlers van veilig documentbeheer
M-Files registreert elke actie op elk document: wie het opende, bewerkte, downloadde of wiste.
Benoemde toegangslijsten
Herbruikbare rechtensets, automatisch toegepast op basis van type, klasse of status.
Retentiebeheer
Automatische archivering of vernietiging wanneer de bewaartermijn afloopt, met bewijs.
Externe toegang
Gecontroleerd delen met externen via beveiligde links of gastaccounts, zonder toegang tot de vault.
Toegangsbeheer in de praktijk
HR en personeelsdossiers
Loon, evaluaties en contracten zijn enkel zichtbaar voor HR en de betrokken leidinggevende. Anderen zien zelfs niet dat het document bestaat.
Juridische en compliancedossiers
Audittrails bewijzen dat vertrouwelijke dossiers enkel door gemachtigden bekeken werden.
Samenwerken met onderaannemers
Onderaannemers krijgen leestoegang tot specifieke projectdocumenten via een gastaccount, en niets meer.
Lees meerInterne audits en ISO
Rapportering toont dat toegangsbeleid gedefinieerd, toegepast en gelogd is, zonder manueel papierwerk.
Lees meerUw situatie is anders?
Vertel ons hoe uw documenten vandaag lopen. Wij tonen wat M-Files voor u verandert.
Plan een demoVeelgestelde vragen
Kan een gebruiker een document zien waartoe hij geen leestoegang heeft?
Nee. M-Files verbergt zulke documenten volledig, ook in zoekresultaten.
Worden externe deelacties ook gelogd?
Ja. Elke actie via een gedeelde link of gastaccount wordt vastgelegd met tijdstip en identiteit, voor bekijken en downloaden.
Hoe werkt retentiebeheer in de praktijk?
U stelt een bewaartermijn in per documentklasse. Wanneer die afloopt, krijgt de eigenaar een melding en kan M-Files het document na goedkeuring archiveren of verwijderen.
Kan het auditlog gewijzigd of gewist worden?
Nee. Het auditlog is onwijzigbaar: geen enkele gebruiker, zelfs geen beheerder, kan regels wijzigen of verwijderen.
Gelden de rechten ook op web en mobiel?
Ja. Desktop, web en mobiel passen exact dezelfde rechten toe.
Ontdek de andere M-Files-mogelijkheden
Beveiliging en compliance
Weet altijd wie wat ziet.
U bent hierZie het werken op uw eigen documenten
30 minuten, online, vrijblijvend. We tonen het met documenten en processen zoals de uwe.