Home/M-Files/Smart Search en metadata
Metadata in M-Files: elk document terugvinden vanuit elke invalshoek
M-Files vervangt mappenstructuren door metadata: slimme labels zoals klant, project, type en status. Elk document is in seconden gevonden, wie het ook bewaarde en waar u ook begint te zoeken.
Plan een demo Probeer de interactieve demo
Illustratief voorbeeld
In het kort
Metadata in M-Files zijn eigenschappen zoals klant, project, documenttype en status die een document beschrijven. In plaats van een bestand in één map te bewaren, toont M-Files het op basis van die eigenschappen in elke relevante weergave, zodat het in seconden vanuit elke invalshoek te vinden is. SoftAdvice ontwerpt de metadatastructuur rond uw processen.
Waarom mappenstructuren niet meer werken
Volgens onderzoek van IDC besteden kenniswerkers gemiddeld 2,5 uur per dag aan het zoeken naar informatie. De oorzaak is bijna altijd dezelfde: mappen die per persoon, afdeling en jaar anders georganiseerd zijn.
De ene bewaart een offerte onder de klant, de andere onder het project, een derde in de map van de maand. Niemand doet het fout. Het systeem geeft gewoon geen structuur.
Mappen
- Een document staat maar op één plek
- Structuur verschilt per persoon
- Geen context zonder het bestand te openen
- Duplicaten zijn onvermijdelijk
- Zoeken is gokken naar de locatie
M-Files-metadata
- Vindbaar vanuit elke invalshoek
- Eén consistente structuur voor iedereen
- Klant, status en project meteen zichtbaar
- Eén bron, nul duplicaten
- Filteren op eigenschappen, zoals in een webshop
Wat is metadata precies?
Metadata zijn eigenschappen die een document context geven: "dit is een offerte", "voor klant Janssen", "project Brussel", "wacht op goedkeuring". In M-Files beschrijft u een document met die eigenschappen in plaats van een map te kiezen. M-Files indexeert het en toont het in elke relevante weergave.
Metadata kan alles zijn: een klant uit uw CRM, een projectnaam, een datum, een workflowstatus, zelfs een handtekening. De structuur wordt per organisatie ingericht.
Denk aan een muziekapp: u zoekt nooit track_047.mp3 in een map, u kiest een artiest, een album of een genre. Zo werkt M-Files voor uw bedrijfsdocumenten.
Smart Search en metadataZo voelt zoeken met metadata
Klik op filters, typ een zoekterm of open een documentvoorbeeld, net zoals in M-Files.
Klik gerust rond: het werkt zoals het echte M-Files.
Metadata is het fundament voor al de rest
Metadata is er niet alleen om te zoeken. Ze stuurt workflows, beveiliging, versiebeheer en AI in M-Files.
Workflows
Een document gaat naar de volgende goedkeuringsstap zodra een metadatawaarde verandert.
Beveiliging
Toegangsrechten volgen documenttype, klant of status, zonder handmatige instellingen.
Versiebeheer
Elke wijziging aan inhoud of metadata maakt een nieuwe versie waar u altijd naar terug kunt.
AI-suggesties met Aino
Aino leest de inhoud en stelt de juiste metadata voor bij het opslaan.
Metadata in uw sector
Contractbeheer
Contracten per klant, type en vervaldatum, met automatische herinneringen voor deadlines.
Engineering en projectdossiers
Tekeningen, rapporten en verslagen per project, discipline en revisie, ook voor externe partners.
Lees meerKwaliteitsbeheer
SOP’s en werkinstructies krijgen versie, status en geldigheid; vervallen documenten gaan automatisch terug ter review.
Accountancy en audit
Dossiers opgebouwd rond klant, boekjaar en documenttype, niet rond wie ze aanmaakte.
Lees meerHR en personeelsdossiers
Documenten per medewerker, type en geldigheid, enkel zichtbaar voor de juiste mensen.
Uw situatie is anders?
Vertel ons hoe uw documenten vandaag lopen. Wij tonen wat M-Files voor u verandert.
Plan een demoVeelgestelde vragen
Moeten we mappen volledig opgeven?
Nee. M-Files toont documenten in weergaven gegroepeerd op metadata, die aanvoelen als mappen, maar één document kan in veel weergaven verschijnen zonder kopie.
Wie bepaalt welke metadata we gebruiken?
U, samen met ons. SoftAdvice ontwerpt het metadatamodel rond uw processen en documenttypes, meestal binnen procesadvies.
Moeten gebruikers alles handmatig invullen?
Nee. Veel waarden worden automatisch ingevuld vanuit sjablonen, vanuit gekoppelde systemen zoals uw ERP of CRM, of voorgesteld door M-Files Aino.
Kunnen onze bestaande documenten gemigreerd worden?
Ja. De migratie wordt per bron gepland, met metadata gemapt zodat oudere documenten even vindbaar zijn als nieuwe.
Ontdek de andere M-Files-mogelijkheden
Smart Search en metadata
Vind elk document vanuit elke invalshoek.
U bent hierZie het werken op uw eigen documenten
30 minuten, online, vrijblijvend. We tonen het met documenten en processen zoals de uwe.