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ComparaisonM-Files ou SharePoint : quand choisir quoi ?
SharePoint excelle pour la collaboration, les sites d’équipe et les intranets. M-Files y ajoute la gestion documentaire : des documents classés par ce qu’ils sont, des approbations qui déterminent la version valable et des accès qui suivent le client ou le projet. Souvent, la réponse est : les deux.
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Exemple illustratif
En bref
SharePoint et M-Files répondent à des besoins différents. SharePoint est la plateforme Microsoft des sites d’équipe, intranets et de la collaboration, avec des bibliothèques, dossiers et colonnes de métadonnées que vous configurez vous-même. M-Files est un système de gestion documentaire qui classe les documents par métadonnées, les relie aux clients, projets et contrats, maîtrise approbations et versions et règle les accès automatiquement. Depuis juillet 2025, M-Files Cloud stocke les documents dans SharePoint Embedded au sein de votre propre tenant Microsoft 365 : les deux travaillent ensemble.
Trois situations, trois réponses
Il s’agit rarement de choisir l’un ou l’autre. La question est de savoir quels documents ont besoin de plus que ce que SharePoint offre en standard.
La collaboration est le but
Sites d’équipe, intranet, documents de travail partagés et coédition, avec un volume de documents raisonnable et peu de règles formelles.
- Teams et intranet
- Coédition
- Structures de dossiers simples
Les documents engagent
Le plus fréquentContrats, procédures, dossiers clients et projets qui demandent approbations, version valable, accès automatique et piste d’audit, tout en restant dans Microsoft 365.
- Métadonnées plutôt que dossiers
- États d’approbation et de version
- Accès qui suit le contexte
Des rôles différents, un tenant
SharePoint reste l’intranet et l’espace de collaboration. M-Files gère les documents à maîtriser et peut afficher dans ses vues du contenu de SharePoint et des lecteurs réseau.
- Intranet dans SharePoint
- Documents maîtrisés dans M-Files
- Une seule expérience Microsoft 365
M-Files fonctionne sur le stockage de Microsoft
Depuis juillet 2025, M-Files Cloud stocke les documents dans SharePoint Embedded, au sein de votre propre tenant Microsoft 365. Les documents gardent la coédition Microsoft 365, Teams et Microsoft Purview, tandis que M-Files ajoute métadonnées, workflows et droits.
La vraie question n’est donc pas M-Files ou Microsoft. C’est de savoir si vos documents importants ont besoin de structure et de contrôle au-delà d’une bibliothèque avec des dossiers.
- Stockage dans votre propre tenant Microsoft 365 (M-Files Cloud)
- Travail dans Teams, Outlook et Office
- Microsoft Purview reste disponible
- M-Files sur site continue de fonctionner comme avant
SharePoint seul, ou M-Files avec Microsoft 365
Ce que fait chaque option en standard. Beaucoup est possible dans SharePoint, mais vous le construisez et le maintenez vous-même.
| Sujet | SharePoint seul | M-Files avec Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Organisation | Sites, bibliothèques et dossiers, avec des colonnes de métadonnées à configurer | Classés par ce qu’est le document, affichés dans des vues dynamiques |
| Un document, plusieurs contextes | Une copie ou un lien à chaque endroit | Un seul document, visible sous client, projet et contrat |
| Versions | Historique des versions avec restauration | Historique avec restauration, plus des états d’approbation qui marquent la version valable |
| Workflows | Flux Power Automate à construire et maintenir | États de workflow intégrés au cycle de vie du document |
| Droits | Par site, bibliothèque, dossier ou élément, avec un héritage à gérer | Règles sur les métadonnées : l’accès suit client, projet ou statut |
| Conservation | Étiquettes de rétention Microsoft Purview, selon la licence | Règles de conservation sur les métadonnées, en plus de Purview |
| IA | Microsoft 365 Copilot ; extraction de métadonnées par IA avec une option Microsoft 365 payante | M-Files Aino suggère des métadonnées et répond aux questions dans les droits M-Files, en plus de Copilot |
| Autres référentiels | Contenu stocké dans SharePoint et OneDrive | Peut afficher du contenu de lecteurs réseau et d’autres systèmes sans tout déplacer |
| Collaboration et intranet | Point fort : Teams, coédition, sites intranet | Utilise la même coédition et Teams de Microsoft 365 |
SharePoint suffit-il pour vos documents ?
Répondez à ces cinq questions pour vos documents les plus importants. Deux oui ou plus signifient généralement que M-Files vaut la peine.
- Les documents doivent-ils être liés à des clients, projets ou contrats ?
- Une approbation détermine-t-elle la version valable ?
- Des auditeurs ou régulateurs demandent-ils des preuves ?
- Des documents se trouvent-ils aussi hors de SharePoint ?
- Personne ne maintient-il vraiment l’arborescence et les droits ?
Discovery : nous trouvons ensemble la plateforme qui convient
Deux oui, ou aucun, et toujours pas sûr ? Dans Discovery, nous examinons comment vos documents circulent réellement et vous donnons un avis honnête : SharePoint avec MacroView, M-Files avec Microsoft 365, ou les deux côte à côte. Nous travaillons avec les deux : l’avis suit vos documents.
Découvrir Discovery- Une session d’une demi-journée, sur site ou à distance
- Un avis de plateforme par type de document, avec un plan de démarrage
- Le rapport est à vous, même sans suite
Questions sur M-Files et SharePoint
M-Files remplace-t-il SharePoint ?
Non. La plupart des organisations gardent SharePoint pour la collaboration et l’intranet, et utilisent M-Files pour les documents à maîtriser.
Où M-Files stocke-t-il nos documents ?
M-Files Cloud les stocke dans SharePoint Embedded au sein de votre propre tenant Microsoft 365. Les installations sur site gardent leur propre stockage.
Pouvons-nous garder les documents actuellement dans SharePoint ?
Oui. Les documents peuvent rester en place et apparaître dans les vues M-Files, ou être déplacés dans M-Files avec des métadonnées lorsqu’ils doivent être maîtrisés.
Avons-nous encore besoin de Power Automate ?
Pas pour les workflows documentaires dans M-Files : approbations et cycles de vie sont intégrés. Power Automate reste utile pour d’autres processus Microsoft 365.
SharePoint n’est-il pas moins cher ?
SharePoint est inclus dans de nombreuses licences Microsoft 365. Le vrai coût est dans la construction et la maintenance de la structure, des workflows et des droits. M-Files est tarifé par utilisateur et édition ; le calculateur de prix donne une estimation.
Vous hésitez sur ce qui convient à vos documents ?
En 30 minutes, nous examinons vos documents et vous disons honnêtement si SharePoint suffit ou si M-Files apporte une valeur ajoutée.