Home/M-Files/Vergelijkingen/M-Files of netwerkschijf
VergelijkingM-Files of netwerkschijf: wanneer is het tijd om over te stappen?
Een netwerkschijf is eenvoudig, vertrouwd en al aanwezig. Het begint te wringen wanneer hetzelfde document in vijf mappen staat, niemand weet welke versie definitief is, en elke nieuwe collega vraagt waar alles moet.
Bekijk de signalen Spreek een expert
Illustratief voorbeeld
In het kort
Een netwerkschijf bewaart bestanden in mappen op een server, met rechten per map. Ze is eenvoudig en vertrouwd, maar een document kan maar in één map staan, versies zitten in bestandsnamen en niemand legt vast wie wat goedkeurde. M-Files is een documentbeheersysteem dat documenten ordent op metadata, één document bewaart met zijn volledige versiegeschiedenis, goedkeuringen laat lopen en toegang automatisch regelt. M-Files kan ook de documenten op uw netwerkschijf tonen zonder ze eerst te verhuizen.
Wanneer een netwerkschijf niet meer volstaat
Een netwerkschijf is een goede start: iedereen kent ze, ze kost weinig en er hoeft niets te veranderen. Ze wordt een probleem wanneer documenten belangrijk zijn voor klanten, audits of contracten, en meer mensen ermee werken.
Signalen dat u ze ontgroeid bent
- Hetzelfde document wordt naar meerdere mappen gekopieerd
- Versies zitten in bestandsnamen zoals definitief_v3_JD
- Een document vinden betekent de juiste map kennen
- Goedkeuringen gebeuren per e-mail en raken zoek
- Enkel IT kan aanpassen wie welke map ziet
Wat M-Files verandert
- Eén document, zichtbaar op elke plek waar het hoort
- Volledige versiegeschiedenis, de geldige versie aangeduid
- Zoeken op klant, project, type of inhoud
- Goedkeuringen vastgelegd met naam en datum
- Toegang die de metadata van het document volgt
Netwerkschijf of M-Files
Wat elke optie doet in het dagelijkse werk.
| Onderwerp | Netwerkschijf | M-Files |
|---|---|---|
| Ordening | Eén map per document, gekozen door wie het bewaart | Metadata: per klant, project, type of status, in dynamische weergaven |
| Documenten vinden | Door mappen bladeren of op bestandsnaam zoeken | Zoeken op metadata en inhoud, of het aan Aino vragen |
| Versies | Kopieën met versienummers in de naam | Eén document met zijn volledige versiegeschiedenis |
| Goedkeuringen | Per e-mail, buiten het document | Workflow met naam, datum en status op het document |
| Rechten | Per map, beheerd door IT | Op basis van metadata, automatisch ingesteld |
| Audit trail | Beperkt tot logbestanden van het bestandssysteem, als die aan staan | Wie wat deed en wanneer, voor elk document |
| Overal werken | Meestal via VPN of een synchronisatietool | Desktop, web, mobiel en Microsoft 365 |
| Kost en inspanning | Lage licentiekost, inspanning om de structuur zuiver te houden | Licentie per gebruiker, structuur afgedwongen door het systeem |
U hoeft niet alles in één keer te verhuizen
M-Files kan de bestanden op uw netwerkschijf eerst in zijn weergaven tonen. Daarna verhuist u stap voor stap wat beheerst moet worden.
Koppelen
M-Files leest uw bestaande netwerkschijf, zodat mensen vanaf dag één bestanden vinden via metadata.
Kies één proces
Begin met de documenten die het meest pijn doen, bijvoorbeeld contracten, offertes of procedures.
Verhuis met metadata
Die documenten verhuizen naar M-Files met hun klant, project en type, en krijgen versies en goedkeuringen.
Hef de mappen op
Wanneer een proces in M-Files loopt, worden de oude mappen alleen-lezen en verdwijnen ze later.
Vragen over overstappen van een netwerkschijf
Moeten we al onze bestanden migreren?
Nee. M-Files kan bestanden op uw netwerkschijf tonen zonder ze te verhuizen. U verhuist documenten naar M-Files wanneer ze versies, goedkeuringen of beheerste toegang nodig hebben.
Vinden medewerkers hun documenten nog terug?
Ja, en sneller: in plaats van een mappad te onthouden zoeken ze op klant, project of type, of vragen ze het gewoon aan Aino.
Volstaat een netwerkschijf niet voor een klein bedrijf?
Vaak wel, zolang weinig mensen met de documenten werken en er weinig regels zijn over versies en goedkeuringen. Wanneer klanten, auditors of contracten afhangen van de juiste versie, loont een systeem.
Kunnen we blijven werken in Word, Excel en Outlook?
Ja. M-Files werkt in Microsoft 365, dus medewerkers openen, bewerken en bewaren documenten in de tools die ze al gebruiken.
Klaar om het mappendoolhof te verlaten?
In 30 minuten bekijken we uw netwerkschijf en zeggen we waar M-Files eerst helpt, en waar het niet nodig is.