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ComparaisonM-Files ou lecteur réseau : quand faut-il passer le cap ?
Un lecteur réseau est simple, familier et déjà en place. Cela coince quand le même document se trouve dans cinq dossiers, que personne ne sait quelle version est définitive et que chaque nouveau collègue demande où ranger les choses.
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Exemple illustratif
En bref
Un lecteur réseau stocke des fichiers dans des dossiers sur un serveur, avec des droits par dossier. Il est simple et familier, mais un document ne peut se trouver que dans un seul dossier, les versions vivent dans les noms de fichiers et personne n’enregistre qui a approuvé quoi. M-Files est un système de gestion documentaire qui classe les documents par métadonnées, conserve un seul document avec tout son historique, fait tourner les approbations et règle les accès automatiquement. M-Files peut aussi afficher les documents de votre lecteur réseau sans les déplacer d’abord.
Quand un lecteur réseau ne suffit plus
Un lecteur réseau est un bon départ : tout le monde le connaît, il coûte peu et rien ne doit changer. Il devient un problème quand les documents comptent pour les clients, les audits ou les contrats, et que davantage de personnes les utilisent.
Signes que vous l’avez dépassé
- Le même document est copié dans plusieurs dossiers
- Les versions vivent dans des noms comme finale_v3_JD
- Trouver un document suppose de connaître le bon dossier
- Les approbations passent par e-mail et se perdent
- Seul l’IT peut changer qui voit quel dossier
Ce que M-Files change
- Un seul document, visible partout où il a sa place
- Historique complet, la version valable signalée
- Recherche par client, projet, type ou contenu
- Approbations enregistrées avec nom et date
- Des accès qui suivent les métadonnées du document
Lecteur réseau ou M-Files
Ce que fait chaque option au quotidien.
| Sujet | Lecteur réseau | M-Files |
|---|---|---|
| Organisation | Un dossier par document, choisi par la personne qui l’enregistre | Métadonnées : par client, projet, type ou statut, dans des vues dynamiques |
| Trouver des documents | Parcourir les dossiers ou chercher par nom de fichier | Recherche sur métadonnées et contenu, ou demander à Aino |
| Versions | Des copies avec le numéro de version dans le nom | Un seul document avec tout son historique |
| Approbations | Par e-mail, hors du document | Workflow avec nom, date et statut sur le document |
| Droits | Par dossier, gérés par l’IT | Basés sur les métadonnées, réglés automatiquement |
| Piste d’audit | Limitée aux journaux du système de fichiers, s’ils sont activés | Qui a fait quoi et quand, pour chaque document |
| Travailler de partout | Généralement via VPN ou un outil de synchronisation | Poste de travail, web, mobile et Microsoft 365 |
| Coût et effort | Coût de licence faible, effort pour garder la structure propre | Licence par utilisateur, structure imposée par le système |
Inutile de tout déplacer d’un coup
M-Files peut d’abord afficher les fichiers de votre lecteur réseau dans ses vues. Ensuite, vous déplacez pas à pas ce qui doit être maîtrisé.
Connecter
M-Files lit votre lecteur réseau existant : chacun trouve les fichiers par métadonnées dès le premier jour.
Choisissez un processus
Commencez par les documents qui posent le plus problème, par exemple contrats, offres ou procédures.
Déplacez avec métadonnées
Ces documents passent dans M-Files avec leur client, projet et type, et reçoivent versions et approbations.
Supprimez les dossiers
Quand un processus tourne dans M-Files, ses anciens dossiers passent en lecture seule puis disparaissent.
Questions sur le passage depuis un lecteur réseau
Faut-il migrer tous nos fichiers ?
Non. M-Files peut afficher les fichiers de votre lecteur réseau sans les déplacer. Vous déplacez les documents dans M-Files quand ils ont besoin de versions, d’approbations ou d’accès maîtrisés.
Les collaborateurs retrouveront-ils leurs documents ?
Oui, et plus vite : au lieu de mémoriser un chemin, ils cherchent par client, projet ou type, ou demandent simplement à Aino.
Un lecteur réseau ne suffit-il pas pour une petite entreprise ?
Souvent oui, tant que peu de personnes utilisent les documents et qu’il y a peu de règles sur versions et approbations. Quand clients, auditeurs ou contrats dépendent de la bonne version, un système devient rentable.
Pouvons-nous continuer à travailler dans Word, Excel et Outlook ?
Oui. M-Files fonctionne dans Microsoft 365 : on ouvre, modifie et enregistre les documents dans les outils habituels.
Prêt à sortir du labyrinthe de dossiers ?
En 30 minutes, nous examinons votre lecteur réseau et vous disons où M-Files aide d’abord, et où il n’est pas nécessaire.