Wat is een retentiebeleid?

De regels die bepalen hoe lang documenten bewaard worden en wanneer ze worden gearchiveerd of vernietigd, conform GDPR en sectorwetgeving.

4 minGDPR & compliance

In het kort

Een retentiebeleid is een formeel beleidsdocument dat specificeert hoe lang elk documenttype wordt bewaard, in welke vorm, en wie ervoor verantwoordelijk is, afgeleid van wettelijke verplichtingen, industriestandaarden en interne behoeften.

Op deze pagina

Wat is een retentiebeleid?
Voordelen van een geautomatiseerd retentiebeleid
Implementatie van het retentiebeleid in M-Files
Veelgestelde vragen

Wat is een retentiebeleid?

De GDPR vereist dat organisaties gegevens minimaliseren: persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een retentiebeleid is de praktische uitvoering van die verplichting.

Maar een retentiebeleid gaat verder dan de GDPR. In België moeten facturen minstens 7 jaar worden bewaard. Arbeidsovereenkomsten hebben een andere termijn dan offertes. Contracten van een bedrijf kunnen een retentieperiode van meerdere decennia hebben. Het beheren van al die termijnen zonder een geautomatiseerd systeem is een recept voor fouten.

In M-Files configureert u retentieregels één keer per documenttype. M-Files controleert automatisch wanneer de termijn verstrijkt en voert de geconfigureerde actie uit: notificeren, archiveren of vernietigen, met volledig traceerbare logging.

Voordelen van een geautomatiseerd retentiebeleid

GDPR-dataminimalisatie

Persoonsgegevens automatisch verwijderd na de bewaartermijn. Geen overtollige data meer.

Wettelijke compliance

Automatisch voldoen aan fiscale wet, arbeidsrecht, GDPR en sectorwetgeving.

Minder opslagkosten

Automatisch archiveren en verwijderen spaart significant opslagruimte en kosten.

Beter zoekresultaat

Minder verouderde documenten in uw vault geeft betere zoekresultaten.

Auditgereedheid

Aantonen dat uw organisatie een structureel retentiebeleid hanteert met volledige logging.

Schaalbaarheid

Naarmate uw organisatie groeit, beheert het retentiebeleid automatisch de groei.

Implementatie van het retentiebeleid in M-Files

Stap 1
Documenttypen inventariseren
Maak een lijst van alle documenttypen: contracten, facturen, HR-dossiers, correspondentie, notulen.
Stap 2
Bewaartermijnen vastleggen
Bepaal per documenttype de wettelijke en interne bewaartermijn. SoftAdvice biedt een referentietabel.
Stap 3
Retentieregels configureren
Elke documentklas krijgt automatische retentieregels in M-Files: bewaren, archiveren of vernietigen.
Stap 4
Workflow voor vernietiging
Gevoelige documenten worden niet zomaar verwijderd. Een goedkeuringsworkflow valideert de vernietiging.
Stap 5
Periodieke review
Wetgeving wijzigt. SoftAdvice helpt uw retentiebeleid jaarlijks te reviewen en bij te sturen.

Veelgestelde vragen

Wat is een retentiebeleid?

Een retentiebeleid is een formeel beleidsdocument dat specificeert hoe lang elk documenttype wordt bewaard, in welke vorm, en wie ervoor verantwoordelijk is. Het beleid is afgeleid van wettelijke verplichtingen, industriestandaarden en interne behoeften.

Hoe lang moeten facturen in België worden bewaard?

Facturen moeten in België minimaal 7 jaar worden bewaard in overeenstemming met het BTW-wetboek. Sommige sectoren hebben langere bewaartermijnen. M-Files past deze termijnen automatisch toe op basis van het documenttype.

Wat is het verschil tussen archiveren en vernietigen?

Archiveren betekent dat een document niet meer actief wordt gebruikt, maar nog steeds wordt bewaard, vaak in een goedkopere opslagvorm. Vernietigen betekent permanent verwijderen, gecombineerd met een schriftelijke bevestiging voor nalevingsdoeleinden.

Vereist de GDPR een bewaarbeleid?

Ja. De GDPR vereist gegevensminimalisatie: u mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is. Een bewaarbeleid is de praktische uitvoering van die verplichting.

Hoe automatiseert M-Files een bewaarbeleid?

U definieert de bewaarbeleidsregels eenmaal per documentklasse. M-Files controleert automatisch wanneer de termijn verstrijkt en initieert de geconfigureerde actie: archiveren, notificeren of vernietigen.