Qu'est-ce qu'une politique de rétention ?

Les règles qui définissent combien de temps les documents sont conservés et quand ils sont archivés ou détruits.

4 minRGPD & conformité

En bref

Une politique de conservation est un document de politique formel qui spécifie combien de temps chaque type de document est conservé, sous quelle forme, et qui en est responsable, dérivée des obligations légales, des normes de l'industrie et des besoins internes.

Sur cette page

Qu'est-ce qu'une politique de rétention ?
Avantages d'une politique de conservation automatisée
Mise en œuvre de la politique de conservation dans M-Files
Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'une politique de rétention ?

Le RGPD exige des organisations qu'elles minimisent les données : les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour le but pour lequel elles ont été collectées. Une politique de conservation est la mise en œuvre pratique de cette obligation.

Mais une politique de conservation va au-delà du RGPD. En Belgique, les factures doivent être conservées pendant au moins 7 ans. Les contrats de travail ont une durée différente de celle des devis. Les contrats d'une entreprise peuvent avoir une période de conservation de plusieurs décennies. Gérer tous ces délais sans un système automatisé est une recette pour les erreurs.

Dans M-Files, vous configurez les règles de conservation une fois par type de document. M-Files vérifie automatiquement quand le délai expire et effectue l'action configurée : notifier, archiver ou détruire, avec une journalisation entièrement traçable.

Avantages d'une politique de conservation automatisée

Minimisation des données RGPD

Données personnelles supprimées automatiquement après la période de conservation.

Conformité légale

Respect automatique des délais de conservation légaux et sectoriels.

Réduction des coûts

Les documents obsolètes archivés ou supprimés génèrent des économies.

Meilleurs résultats de recherche

Moins de documents obsolètes donne de meilleurs résultats.

Préparation aux audits

Démontrer une politique de rétention structurelle avec journalisation complète.

Évolutivité

La politique de rétention gère automatiquement la croissance de votre organisation.

Mise en œuvre de la politique de conservation dans M-Files

Étape 1
Inventorier les types de documents
Listez tous les types de documents : contrats, factures, dossiers RH, correspondance.
Étape 2
Fixer les délais
Déterminez par type de document le délai légal et interne.
Étape 3
Configurer les règles dans M-Files
Chaque classe de document reçoit des règles de rétention automatiques.
Étape 4
Workflow de destruction
Un workflow d'approbation valide et enregistre la destruction des documents sensibles.
Étape 5
Revue périodique
La législation évolue. SoftAdvice vous aide à revoir votre politique chaque année.

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'une politique de rétention ?

Une politique de conservation est un document de politique formel qui spécifie combien de temps chaque type de document est conservé, sous quelle forme, et qui en est responsable. La politique est dérivée des obligations légales, des normes de l'industrie et des besoins internes.

Combien de temps les factures doivent-elles être conservées en Belgique ?

Les factures doivent être conservées en Belgique pendant un minimum de 7 ans conformément au code de la TVA. Certains secteurs ont des périodes de conservation plus longues. M-Files applique automatiquement ces périodes en fonction du type de document.

Quelle est la différence entre l'archivage et la destruction ?

L'archivage signifie qu'un document n'est plus utilisé activement mais est toujours conservé, souvent sous une forme de stockage moins coûteuse. La destruction signifie supprimer définitivement, accompagnée d'une confirmation écrite à des fins de conformité.

Le RGPD exige-t-il une politique de conservation ?

Oui. Le RGPD exige la minimisation des données : vous ne pouvez pas conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire. Une politique de conservation est la mise en œuvre pratique de cette obligation.

Comment M-Files automatise-t-il une politique de conservation ?

Vous définissez les règles de conservation une fois par classe de document. M-Files vérifie automatiquement quand le terme expire et initie l'action configurée : archivage, notification ou destruction.