Overslaan naar inhoud


Kennisbank

Wat is een digitale handtekening?

Rechtsgeldig ondertekenen zonder papier — direct vanuit M-Files, gecertificeerd via Penneo, conform eIDAS.

📖 5 min leestijd🗓 April 2026🔍 Penneo + M-Files
Base de connaissances

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Signer légalement sans papier — directement depuis M-Files, certifié via Penneo, conforme eIDAS.

📖 5 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Penneo + M-Files
Knowledge Base

What is a digital signature?

Legally valid signing without paper — directly from M-Files, certified via Penneo, eIDAS-compliant.

📖 5 min read🗓 April 2026🔍 Penneo + M-Files


Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is meer dan alleen een afbeelding van uw handtekening op een PDF. Het is een cryptografisch mechanisme dat bewijst dat de ondertekenaar inderdaad de persoon is die hij of zij beweert te zijn, en dat het document niet is gewijzigd na ondertekening.

In Europa regelt de eIDAS-verordening de juridische geldigheid van elektronische handtekeningen. Alle EU-lidstaten moeten eIDAS-conforme handtekeningen accepteren. Er zijn drie niveaus, elk met een andere juridische waarde en verificatiemethode.

SoftAdvice integreert Penneo — een toonaangevend Scandinavisch e-handtekeningplatform — met M-Files. Na een goedkeuringsworkflow in M-Files wordt het document automatisch naar Penneo gestuurd voor ondertekening en keert ondertekend terug naar de vault.

De drie types digitale handtekeningen (eIDAS)


Drie types digitale handtekeningen (eIDAS)
TypeBeschrijvingTypische toepassing
SES — Gewone elektronische handtekeningNaam typen of aanvinken. Laagste juridische bewijskracht.Interne documenten, lage risico-contracten
AES — Geavanceerde elektronische handtekeningGekoppeld aan ondertekenaar via e-mail + OTP. Hoge bewijskracht.Contracten, offertes, NDA's, B2B
QES — Gekwalificeerde elektronische handtekeningVereist gecertificeerd middel (eID). Gelijkwaardig aan handtekening voor de wet.Arbeidsovereenkomsten, notariële stukken
Trois types de signatures numériques (eIDAS)
TypeDescriptionApplication typique
SES — Signature électronique simpleTaper son nom ou cocher. Valeur probante minimale.Documents internes, contrats à faible risque
AES — Signature électronique avancéeLiée au signataire via e-mail + OTP. Valeur probante élevée.Contrats, offres, NDA, B2B
QES — Signature électronique qualifiéeNécessite un moyen certifié (eID). Équivalente à une signature manuscrite.Contrats de travail, actes notariés
Three types of digital signatures (eIDAS)
TypeDescriptionTypical application
SES — Simple electronic signatureType name or tick box. Lowest legal evidentiary value.Internal documents, low-risk contracts
AES — Advanced electronic signatureLinked to signer via email + OTP. High evidentiary value.Contracts, quotes, NDAs, B2B
QES — Qualified electronic signatureRequires certified means (eID). Equivalent to handwritten signature under law.Employment contracts, notarial documents

Voordelen van digitale ondertekening met Penneo + M-Files


Sneller ondertekenen

Van weken naar uren. Geen printen, scannen of per post versturen. Ondertekenaars tekenen binnen minuten.

Rechtsgeldig in heel Europa

Penneo levert eIDAS-conforme handtekeningen die in alle EU-lidstaten juridisch geldig zijn.

Geen papier nodig

Volledig digitaal proces. Geen printers, scanners of archiefkasten. Duurzamer en goedkoper.

Automatische archivering

Na ondertekening automatisch opgeslagen in M-Files met metadata, status en versiebeheer.

Volledige audit trail

Wie heeft ondertekend, wanneer, met welke verificatiemethode. Onweerlegbaar bewijs.

Integratie met workflow

Penneo triggert automatisch na M-Files-goedkeuring. Geen manuele stap ertussen.

Signature plus rapide

De semaines à heures. Pas d'impression, de scan ou d'envoi postal. Les signataires signent en quelques minutes.

Légalement valide dans toute l'Europe

Penneo fournit des signatures conformes eIDAS valides dans tous les États membres de l'UE.

Pas de papier nécessaire

Processus entièrement numérique. Pas d'imprimantes, de scanners ou d'armoires d'archives.

Archivage automatique

Après signature, automatiquement enregistré dans M-Files avec métadonnées, statut et gestion des versions.

Piste d'audit complète

Qui a signé, quand, avec quelle méthode de vérification. Preuve irréfutable.

Intégration avec le workflow

Penneo se déclenche automatiquement après approbation M-Files. Pas d'étape manuelle entre les deux.

Faster signing

From weeks to hours. No printing, scanning or postal sending. Signatories sign within minutes.

Legally valid across Europe

Penneo delivers eIDAS-compliant signatures legally valid in all EU member states.

No paper needed

Fully digital process. No printers, scanners or filing cabinets. More sustainable and cheaper.

Automatic archiving

After signing, automatically stored in M-Files with metadata, status and version control.

Complete audit trail

Who signed, when, with which verification method. Irrefutable proof.

Workflow integration

Penneo triggers automatically after M-Files approval. No manual step in between.

Hoe werkt digitale ondertekening met Penneo in M-Files?


  1. 1
    Stap 1Document aanmaken

    Het document wordt aangemaakt — eventueel via dox42 — en doorloopt de interne goedkeuringsworkflow.

  2. 2
    Stap 2Automatisch naar Penneo

    Na interne goedkeuring wordt het document automatisch doorgestuurd. Ondertekenaars ontvangen een notificatie.

  3. 3
    Stap 3Ondertekenen via e-mail of eID

    Ondertekenaars verifiëren hun identiteit via OTP of eID en ondertekenen zonder installatie.

  4. 4
    Stap 4Automatische archivering in M-Files

    Het ondertekende document wordt teruggeplaatst in M-Files met status 'Ondertekend' en alle metadata.

  5. 5
    Stap 5Opvolging en retentie

    Ondertekende documenten volgen automatisch de bewaartermijnen en GDPR-retentieregels.

  1. 1
    Étape 1Création du document

    Le document est créé — éventuellement via dox42 — et suit le workflow d'approbation interne.

  2. 2
    Étape 2Envoi automatique à Penneo

    Après approbation interne, le document est automatiquement transféré. Les signataires reçoivent une notification.

  3. 3
    Étape 3Signature via e-mail ou eID

    Les signataires vérifient leur identité via OTP ou eID et signent sans installation.

  4. 4
    Étape 4Archivage automatique dans M-Files

    Le document signé est replacé dans M-Files avec le statut 'Signé' et toutes les métadonnées.

  5. 5
    Étape 5Suivi et rétention

    Les documents signés suivent automatiquement les délais de conservation et les règles RGPD.

  1. 1
    Step 1Create document

    The document is created — optionally via dox42 — and goes through the internal approval workflow.

  2. 2
    Step 2Automatic transfer to Penneo

    After internal approval, the document is automatically forwarded. Signatories receive a notification.

  3. 3
    Step 3Sign via email or eID

    Signatories verify their identity via OTP or eID and sign without installation.

  4. 4
    Step 4Automatic archiving in M-Files

    The signed document is placed back in M-Files with status 'Signed' and all metadata.

  5. 5
    Step 5Follow-up and retention

    Signed documents automatically follow retention periods and GDPR retention rules.

Veelgestelde vragen over digitale handtekeningen



Een digitale handtekening is een elektronische methode om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en de integriteit van een document te waarborgen, in overeenstemming met de eIDAS-verordening.

eIDAS maakt onderscheid tussen SES (gewone elektronische handtekening), AES (geavanceerde handtekening met verificatie) en QES (gekwalificeerde handtekening). QES heeft de hoogste juridische waarde.

Ja. eIDAS geldt in alle EU-lidstaten. Een QES heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Penneo met M-Files levert eIDAS-conforme handtekeningen.

Na goedkeuring in een M-Files workflow, wordt het document automatisch naar Penneo gestuurd. Na ondertekening keert het terug naar M-Files met de juiste metadata.

Contracten, arbeidsovereenkomsten, NDA's, inkooporders en compliance-documenten. De meeste B2B-documenten die een handtekening vereisen, zijn geschikt.


Digitaal ondertekenen implementeren?

Ontdek hoe Penneo + M-Files uw ondertekeningsproces volledig automatiseert.

QuickScan aanvragen
Mettre en place la signature numérique ?

Découvrez comment Penneo + M-Files automatise entièrement votre processus de signature.

QuickScan aanvragen
Implement digital signing?

Discover how Penneo + M-Files fully automates your signing process.

QuickScan aanvragen

Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox.


Bedankt voor je registratie!

Inschrijven