In het kort
Een digitale handtekening is een elektronische methode om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en de integriteit van een document te waarborgen, juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening.
Op deze pagina
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is meer dan alleen een afbeelding van uw handtekening op een PDF. Het is een cryptografisch mechanisme dat bewijst dat de ondertekenaar inderdaad de persoon is die hij of zij beweert te zijn, en dat het document niet is gewijzigd na ondertekening.
In Europa regelt de eIDAS-verordening de juridische geldigheid van elektronische handtekeningen. Alle EU-lidstaten moeten eIDAS-conforme handtekeningen accepteren. Er zijn drie niveaus, elk met een andere juridische waarde en verificatiemethode.
SoftAdvice integreert Penneo , een toonaangevend Scandinavisch e-handtekeningplatform, met M-Files. Na een goedkeuringsworkflow in M-Files wordt het document automatisch naar Penneo gestuurd voor ondertekening en keert ondertekend terug naar de vault.
De drie types digitale handtekeningen (eIDAS)
| Type | Beschrijving | Typische toepassing |
|---|---|---|
| SES, Gewone elektronische handtekening | Naam typen of aanvinken. Laagste juridische bewijskracht. | Interne documenten, lage risico-contracten |
| AES, Geavanceerde elektronische handtekening | Gekoppeld aan ondertekenaar via e-mail + OTP. Hoge bewijskracht. | Contracten, offertes, NDA's, B2B |
| QES, Gekwalificeerde elektronische handtekening | Vereist gecertificeerd middel (eID). Gelijkwaardig aan handtekening voor de wet. | Arbeidsovereenkomsten, notariële stukken |
Voordelen van digitale ondertekening met Penneo + M-Files
Sneller ondertekenen
Van weken naar uren. Geen printen, scannen of per post versturen. Ondertekenaars tekenen binnen minuten.
Rechtsgeldig in heel Europa
Penneo levert eIDAS-conforme handtekeningen die in alle EU-lidstaten juridisch geldig zijn.
Geen papier nodig
Volledig digitaal proces. Geen printers, scanners of archiefkasten. Duurzamer en goedkoper.
Automatische archivering
Na ondertekening automatisch opgeslagen in M-Files met metadata, status en versiebeheer.
Volledige audit trail
Wie heeft ondertekend, wanneer, met welke verificatiemethode. Onweerlegbaar bewijs.
Integratie met workflow
Penneo triggert automatisch na M-Files-goedkeuring. Geen manuele stap ertussen.
Hoe werkt digitale ondertekening met Penneo in M-Files?
- Stap 1
Document aanmaken
Het document wordt aangemaakt, eventueel via dox42, en doorloopt de interne goedkeuringsworkflow.
- Stap 2
Automatisch naar Penneo
Na interne goedkeuring wordt het document automatisch doorgestuurd. Ondertekenaars ontvangen een notificatie.
- Stap 3
Ondertekenen via e-mail of eID
Ondertekenaars verifiëren hun identiteit via OTP of eID en ondertekenen zonder installatie.
- Stap 4
Automatische archivering in M-Files
Het ondertekende document wordt teruggeplaatst in M-Files met status 'Ondertekend' en alle metadata.
- Stap 5
Opvolging en retentie
Ondertekende documenten volgen automatisch de bewaartermijnen en GDPR-retentieregels.
Veelgestelde vragen over digitale handtekeningen
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is een elektronische methode om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en de integriteit van een document te waarborgen, in overeenstemming met de eIDAS-verordening.
Wat zijn de drie types?
eIDAS maakt onderscheid tussen SES (gewone elektronische handtekening), AES (geavanceerde handtekening met verificatie) en QES (gekwalificeerde handtekening). QES heeft de hoogste juridische waarde.
Is het rechtsgeldig in België?
Ja. eIDAS geldt in alle EU-lidstaten. Een QES heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Penneo met M-Files levert eIDAS-conforme handtekeningen.
Hoe integreert Penneo met M-Files?
Na goedkeuring in een M-Files workflow, wordt het document automatisch naar Penneo gestuurd. Na ondertekening keert het terug naar M-Files met de juiste metadata.
Welke documenten zijn geschikt?
Contracten, arbeidsovereenkomsten, NDA's, inkooporders en compliance-documenten. De meeste B2B-documenten die een handtekening vereisen, zijn geschikt.
Onze consultants denken graag met u mee.
Plan een gesprekDigitaal ondertekenen implementeren?
Ontdek hoe Penneo + M-Files uw ondertekeningsproces volledig automatiseert.
Verder lezen
Verwante begrippen, artikels en de M-Files-mogelijkheden achter dit thema.