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Kennisbank

Wat is een digitale handtekening?

Rechtsgeldig ondertekenen zonder papier — direct vanuit M-Files, gecertificeerd via Penneo, conform eIDAS.

📖 5 min leestijd🗓 April 2026🔍 Penneo + M-Files
Base de connaissances

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Signer légalement sans papier — directement depuis M-Files, certifié via Penneo, conforme eIDAS.

📖 5 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Penneo + M-Files
Knowledge Base

What is a digital signature?

Legally valid signing without paper — directly from M-Files, certified via Penneo, eIDAS-compliant.

📖 5 min read🗓 April 2026🔍 Penneo + M-Files


What is a digital signature?

A digital signature is more than just an image of your signature on a PDF. It is a cryptographic mechanism that proves the signer is indeed the person they claim to be, and that the document has not been altered after signing.

In Europe, the eIDAS regulation governs the legal validity of electronic signatures. All EU member states must accept eIDAS-compliant signatures. There are three levels, each with a different legal value and verification method.

SoftAdvice integrates Penneo — a leading Scandinavian e-signing platform — with M-Files. After an approval workflow in M-Files, the document is automatically sent to Penneo for signing and returns signed to the vault..

The three types of digital signatures (eIDAS)


Drie types digitale handtekeningen (eIDAS)
TypeBeschrijvingTypische toepassing
SES — Gewone elektronische handtekeningNaam typen of aanvinken. Laagste juridische bewijskracht.Interne documenten, lage risico-contracten
AES — Geavanceerde elektronische handtekeningGekoppeld aan ondertekenaar via e-mail + OTP. Hoge bewijskracht.Contracten, offertes, NDA's, B2B
QES — Gekwalificeerde elektronische handtekeningVereist gecertificeerd middel (eID). Gelijkwaardig aan handtekening voor de wet.Arbeidsovereenkomsten, notariële stukken
Trois types de signatures numériques (eIDAS)
TypeDescriptionApplication typique
SES — Signature électronique simpleTaper son nom ou cocher. Valeur probante minimale.Documents internes, contrats à faible risque
AES — Signature électronique avancéeLiée au signataire via e-mail + OTP. Valeur probante élevée.Contrats, offres, NDA, B2B
QES — Signature électronique qualifiéeNécessite un moyen certifié (eID). Équivalente à une signature manuscrite.Contrats de travail, actes notariés
Three types of digital signatures (eIDAS)
TypeDescriptionTypical application
SES — Simple electronic signatureType name or tick box. Lowest legal evidentiary value.Internal documents, low-risk contracts
AES — Advanced electronic signatureLinked to signer via email + OTP. High evidentiary value.Contracts, quotes, NDAs, B2B
QES — Qualified electronic signatureRequires certified means (eID). Equivalent to handwritten signature under law.Employment contracts, notarial documents

Benefits of digital signing with Penneo + M-Files


Sneller ondertekenen

Van weken naar uren. Geen printen, scannen of per post versturen. Ondertekenaars tekenen binnen minuten.

Rechtsgeldig in heel Europa

Penneo levert eIDAS-conforme handtekeningen die in alle EU-lidstaten juridisch geldig zijn.

Geen papier nodig

Volledig digitaal proces. Geen printers, scanners of archiefkasten. Duurzamer en goedkoper.

Automatische archivering

Na ondertekening automatisch opgeslagen in M-Files met metadata, status en versiebeheer.

Volledige audit trail

Wie heeft ondertekend, wanneer, met welke verificatiemethode. Onweerlegbaar bewijs.

Integratie met workflow

Penneo triggert automatisch na M-Files-goedkeuring. Geen manuele stap ertussen.

Signature plus rapide

De semaines à heures. Pas d'impression, de scan ou d'envoi postal. Les signataires signent en quelques minutes.

Légalement valide dans toute l'Europe

Penneo fournit des signatures conformes eIDAS valides dans tous les États membres de l'UE.

Pas de papier nécessaire

Processus entièrement numérique. Pas d'imprimantes, de scanners ou d'armoires d'archives.

Archivage automatique

Après signature, automatiquement enregistré dans M-Files avec métadonnées, statut et gestion des versions.

Piste d'audit complète

Qui a signé, quand, avec quelle méthode de vérification. Preuve irréfutable.

Intégration avec le workflow

Penneo se déclenche automatiquement après approbation M-Files. Pas d'étape manuelle entre les deux.

Faster signing

From weeks to hours. No printing, scanning or postal sending. Signatories sign within minutes.

Legally valid across Europe

Penneo delivers eIDAS-compliant signatures legally valid in all EU member states.

No paper needed

Fully digital process. No printers, scanners or filing cabinets. More sustainable and cheaper.

Automatic archiving

After signing, automatically stored in M-Files with metadata, status and version control.

Complete audit trail

Who signed, when, with which verification method. Irrefutable proof.

Workflow integration

Penneo triggers automatically after M-Files approval. No manual step in between.

How does digital signing with Penneo work in M-Files?


  1. 1
    Stap 1Document aanmaken

    Het document wordt aangemaakt — eventueel via dox42 — en doorloopt de interne goedkeuringsworkflow.

  2. 2
    Stap 2Automatisch naar Penneo

    Na interne goedkeuring wordt het document automatisch doorgestuurd. Ondertekenaars ontvangen een notificatie.

  3. 3
    Stap 3Ondertekenen via e-mail of eID

    Ondertekenaars verifiëren hun identiteit via OTP of eID en ondertekenen zonder installatie.

  4. 4
    Stap 4Automatische archivering in M-Files

    Het ondertekende document wordt teruggeplaatst in M-Files met status 'Ondertekend' en alle metadata.

  5. 5
    Stap 5Opvolging en retentie

    Ondertekende documenten volgen automatisch de bewaartermijnen en GDPR-retentieregels.

  1. 1
    Étape 1Création du document

    Le document est créé — éventuellement via dox42 — et suit le workflow d'approbation interne.

  2. 2
    Étape 2Envoi automatique à Penneo

    Après approbation interne, le document est automatiquement transféré. Les signataires reçoivent une notification.

  3. 3
    Étape 3Signature via e-mail ou eID

    Les signataires vérifient leur identité via OTP ou eID et signent sans installation.

  4. 4
    Étape 4Archivage automatique dans M-Files

    Le document signé est replacé dans M-Files avec le statut 'Signé' et toutes les métadonnées.

  5. 5
    Étape 5Suivi et rétention

    Les documents signés suivent automatiquement les délais de conservation et les règles RGPD.

  1. 1
    Step 1Create document

    The document is created — optionally via dox42 — and goes through the internal approval workflow.

  2. 2
    Step 2Automatic transfer to Penneo

    After internal approval, the document is automatically forwarded. Signatories receive a notification.

  3. 3
    Step 3Sign via email or eID

    Signatories verify their identity via OTP or eID and sign without installation.

  4. 4
    Step 4Automatic archiving in M-Files

    The signed document is placed back in M-Files with status 'Signed' and all metadata.

  5. 5
    Step 5Follow-up and retention

    Signed documents automatically follow retention periods and GDPR retention rules.

Frequently Asked Questions about Digital Signatures



A digital signature is an electronic method to confirm the identity of the signer and ensure the integrity of a document, in accordance with the eIDAS regulation.

eIDAS distinguishes SES (simple electronic signature), AES (advanced signature with verification), and QES (qualified signature). QES has the highest legal value.

Ja. eIDAS geldt in alle EU-lidstaten. Een QES heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Penneo met M-Files levert eIDAS-conforme handtekeningen.

Upon approval in an M-Files workflow, the document is automatically sent to Penneo. After signing, it returns to M-Files with the correct metadata.

Contracts, employment agreements, NDAs, purchase orders, and compliance documents. Most B2B documents that require a signature are suitable.


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