Met klassieke, regelgebaseerde automatisering kun je al heel wat
processen stroomlijnen. Maar zodra iemand documenten moet lezen,
informatie moet vergelijken en op basis daarvan een beslissing moet
nemen, blijft het werk vaak manueel.
Net daar maken M-Files Custom Agents het verschil.
Wat is er nieuw?
M-Files lanceert de publieke bèta van Custom Agents: AI-gestuurde automatisering die rechtstreeks deel uitmaakt van je M-Files-workflows.
Een
AI-agent kan processtappen uitvoeren waarbij informatie moet worden
gelezen en beoordeeld om te bepalen wat er vervolgens moet gebeuren.
Taken die je met klassieke business rules moeilijk of helemaal niet kon
automatiseren.
Je bepaalt zelf waar AI het werk overneemt en waar
menselijke controle nodig blijft. Elke uitkomst wordt vastgelegd, samen
met de redenering die eraan voorafging.
Hoe werkt het?
- Beheerders configureren AI-agents met prompts in gewone taal. Geen code, geen ontwikkelaar nodig.
- Zodra een object een workflowstatus bereikt waaraan een AI-agent gekoppeld is, analyseert de agent de beschikbare documenten, metadata en context.
- Op basis daarvan geeft de agent een gestructureerd resultaat terug.
- De AI-agent kan metadata aanpassen, gerelateerde objecten aanmaken of beide combineren. De argumentatie achter de beslissing wordt rechtstreeks opgeslagen op de metadatakaart van het object.
Wat levert dat op?
- Mensen kunnen zich focussen op de uitzonderingen. Routinematige controles en beoordelingen hoeven niet langer te wachten op medewerkers met de juiste expertise.
- Meer werk stroomt automatisch door. De agent kan informatie lezen, voorwaarden controleren en bepalen wat de volgende stap moet zijn, ook bij taken waarvoor vroeger telkens iemand het dossier moest openen.
- Elke beslissing blijft controleerbaar. De conclusie én de onderliggende redenering zijn beschikbaar voor proceseigenaars, reviewers en auditors.
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Drie voorbeelden uit omgevingen waar controle, kwaliteit en compliance centraal staan.
Inkomende kwaliteitscontrole
De AI-agent leest het inspectierapport samen met de ontwerpdocumentatie
van het product. Hij vergelijkt elke vereiste meting met de toegelaten
toleranties en signaleert afwijkingen.
Is alles conform, dan kan het dossier automatisch verder in de workflow.
Is er een afwijking, dan wordt die doorgestuurd voor menselijke beoordeling.
Voorbeeld: bij de inspectie van een lagerplaat stelt de AI-agent vast dat onderdeel P-005 een boring van 64,07 mm heeft, terwijl maximaal 64,05 mm toegelaten is. Alle andere waarden zijn conform. Het inspectierapport gaat daarom automatisch van “Analysis” naar “Discrepancy”.
Controle van facturen van onderaannemers
De agent analyseert een factuur samen met het gekoppelde contract en
eventuele change orders. Hij controleert of gefactureerde rollen,
tarieven en bedragen overeenkomen met wat contractueel is afgesproken.
De
goedkeurder hoeft daardoor niet langer verschillende documenten naast
elkaar te leggen, maar krijgt meteen een gestructureerde beoordeling.
Voorbeeld: op een voortgangsfactuur van onderaannemer IronBridge Fabricators staat bijkomend werk van een Lead Structural Engineer. Die prestatie valt niet onder change order CO-001 en is ook niet contractueel goedgekeurd. De AI-agent adviseert om de factuur terug te sturen naar de onderaannemer.
Risicobeoordeling van leveranciers
De agent brengt informatie uit verschillende gekoppelde dossiers samen,
zoals certificaten, openstaande non-conformiteiten en de status van
contracten.
Op basis daarvan kent hij een risiconiveau toe en legt
hij kort uit waarom. Alleen leveranciers met een hoog risico hoeven nog
door een medewerker beoordeeld te worden..
Voorbeeld: bij leverancier Nexus Talent Solutions is er een openstaande non-conformiteit rond ongeoorloofde toegang tot klantgegevens. Bovendien is het ISO/IEC 27001:2022-certificaat verlopen. Ondanks een geldige SOC 2 Type II-beoordeling kent de agent daarom risiconiveau “High” toe en stuurt hij het dossier door voor menselijke review.
Andere mogelijke toepassingen zijn bijvoorbeeld een contract compliance check, waarbij een contract automatisch wordt getoetst aan vooraf bepaalde vereisten, of het automatisch extracteren van actiepunten uit een meetingverslag, waarbij voor elk actiepunt meteen een taak wordt aangemaakt met titel, verantwoordelijke en deadline.
Governance zit mee in het proces
Een belangrijk verschil met veel andere AI-toepassingen is dat niet
alleen het resultaat wordt opgeslagen. Ook de redenering blijft
zichtbaar.
Op de metadatakaart kun je bijvoorbeeld zien welke
waarden met elkaar werden vergeleken, welke regel werd toegepast en
waarom iets als afwijking werd gemarkeerd.
Die informatie blijft bovendien beschikbaar in de versiehistoriek, ook wanneer een medewerker achteraf een waarde aanpast.
Voor organisaties die rekening moeten houden met de EU AI Act
is dat bijzonder relevant. Transparantie, controleerbaarheid en
auditability worden steeds belangrijker wanneer AI mee beslissingen
ondersteunt.
Met M-Files blijft die context rechtstreeks
gekoppeld aan het dossier waarop de beslissing betrekking heeft, in
plaats van ergens in een afzonderlijk AI-logboek te verdwijnen.
Kun je Custom Agents al gebruiken?
De publieke bèta heeft momenteel een aantal duidelijke voorwaarden:
- M-Files 26.6 of hoger
- Een M-Files Cloud vault (on-premises wordt niet ondersteund)
- Editie M-Files Essentials (2026), Enterprise (2026) of Business (2022) Platform editie
- Een afzonderlijke vault application-licentie
Tijdens de publieke bèta is M-Files Custom Agents zonder bijkomende kost beschikbaar.
De commerciële voorwaarden na de algemene beschikbaarheid worden later door M-Files bekendgemaakt.