L’automatisation classique basée sur des règles permet déjà de rationaliser de nombreux processus. Mais dès qu’il faut lire des documents, comparer des informations et prendre une décision sur cette base, le travail reste souvent manuel.
C’est précisément là que M-Files Custom Agents fait la différence.
Qu’est-ce qui change ?
M-Files lance la bêta publique de Custom Agents : une automatisation basée sur l’IA, directement intégrée à vos workflows M-Files.
Un agent peut prendre en charge des étapes de processus qui nécessitent de lire et d’évaluer des informations afin de déterminer ce qui doit se passer ensuite. Il devient ainsi possible d’automatiser des tâches qui étaient difficiles, voire impossibles, à gérer avec des règles métier classiques.
Vous déterminez vous-même les étapes auxquelles l’IA intervient et celles où un contrôle humain reste nécessaire. Chaque résultat est enregistré, avec le raisonnement qui l’a précédé.
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Les administrateurs configurent un agent à l’aide d’instructions rédigées en langage courant. Aucun développement ni intervention d’un développeur n’est nécessaire.
- Lorsqu’un objet atteint un état du workflow auquel un agent est associé, celui-ci analyse les documents, les métadonnées et le contexte disponibles.
- Sur cette base, l’agent renvoie un résultat structuré.
- Il peut modifier les métadonnées, créer des objets liés ou combiner ces deux actions.Le raisonnement qui sous-tend la décision est enregistré directement sur la fiche de métadonnées de l’objet.
Quels sont les avantages ?
- Vos équipes peuvent se concentrer sur les exceptions. Les contrôles et évaluations routiniers ne doivent plus attendre la disponibilité de collaborateurs possédant l’expertise nécessaire.
- Davantage de tâches avancent automatiquement. L’agent peut lire des informations, vérifier des conditions et déterminer l’étape suivante, y compris pour des tâches qui nécessitaient auparavant l’ouverture manuelle du dossier.
- Chaque décision reste contrôlable. La conclusion et le raisonnement sous-jacent sont disponibles pour les responsables de processus, les réviseurs et les auditeurs.
À quoi cela ressemble-t-il en pratique ?
Voici trois exemples issus d’environnements où le contrôle, la qualité et la conformité occupent une place centrale.
Contrôle qualité à la réception
L’agent lit le rapport d’inspection ainsi que la documentation de conception du produit. Il compare chaque mesure requise aux tolérances autorisées et signale les écarts.
Si tout est conforme, le dossier peut poursuivre automatiquement son parcours dans le workflow. En cas d’écart, il est transmis pour évaluation humaine.
Exemple : lors de l’inspection d’une plaque de support, l’agent constate que la pièce P-005 présente un alésage de 64,07 mm, alors que la valeur maximale autorisée est de 64,05 mm. Toutes les autres valeurs sont conformes. Le rapport d’inspection passe donc automatiquement de « Analysis » à « Discrepancy ».
Contrôle des factures de sous-traitants
L’agent analyse une facture avec le contrat associé et les éventuels change orders. Il vérifie si les rôles facturés, les tarifs et les montants correspondent aux accords contractuels.
Le responsable de l’approbation ne doit donc plus comparer plusieurs documents côte à côte, mais reçoit immédiatement une évaluation structurée.
Exemple : une facture d’avancement du sous-traitant IronBridge Fabricators comprend des travaux supplémentaires réalisés par un Lead Structural Engineer. Cette prestation n’est pas couverte par le change order CO-001 et n’a pas été approuvée contractuellement. L’agent recommande donc de renvoyer la facture au sous-traitant.
Évaluation du risque fournisseur
L’agent rassemble des informations provenant de plusieurs dossiers liés, comme les certificats, les non-conformités ouvertes et le statut des contrats.
Sur cette base, il attribue un niveau de risque et explique brièvement sa décision. Seuls les fournisseurs présentant un risque élevé doivent encore être évalués par un collaborateur.
Exemple : chez le fournisseur Nexus Talent Solutions, une non-conformité concernant un accès non autorisé à des données clients est toujours ouverte. De plus, le certificat ISO/IEC 27001:2022 a expiré. Malgré une évaluation SOC 2 Type II valide, l’agent attribue donc le niveau de risque « High » et transmet le dossier pour une revue humaine.
D’autres applications sont également possibles, comme un contrôle de conformité contractuelle, qui vérifie automatiquement un contrat par rapport à des exigences prédéfinies, ou l’extraction automatique des actions à entreprendre à partir d’un compte rendu de réunion, avec création immédiate d’une tâche pour chaque action, comprenant un titre, un responsable et une échéance.
La gouvernance fait partie intégrante du processus
Une différence importante par rapport à de nombreuses autres applications d’IA est que le résultat n’est pas le seul élément enregistré.
Le raisonnement reste lui aussi visible.
Sur la fiche de métadonnées, vous pouvez par exemple voir quelles valeurs ont été comparées, quelle règle a été appliquée et pourquoi un élément a été marqué comme écart.
Ces informations restent également disponibles dans l’historique des versions, même lorsqu’un collaborateur modifie ultérieurement une valeur.
Pour les organisations qui doivent tenir compte de l’EU AI Act, cet aspect est particulièrement pertinent. La transparence, la contrôlabilité et l’auditabilité deviennent de plus en plus importantes lorsque l’IA contribue à la prise de décision.
Avec M-Files, ce contexte reste directement lié au dossier concerné, au lieu de disparaître dans un journal d’IA distinct.
Pouvez-vous déjà utiliser Custom Agents ?
La bêta publique est actuellement soumise à plusieurs conditions claires :
- M-Files 26.6 ou version ultérieure
- Un coffre M-Files Cloud
- Édition M-Files Essentials (2026), Enterprise (2026) ou Business (2022) édition plateforme
- Une licence distincte pour l’application du coffre
Pendant la bêta publique, M-Files Custom Agents est disponible sans coût supplémentaire.
Les conditions commerciales applicables après la disponibilité générale seront communiquées ultérieurement par M-Files.