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Gestion documentaire RHGestion documentaire RH dans M-Files : chaque dossier du personnel complet et conforme au RGPD
Contrats, évaluations, attestations et pièces d'identité dans un seul dossier du personnel. Les bonnes personnes les voient, personne d'autre, et la politique de rétention les supprime à temps.
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Exemple illustratif
En bref
La gestion documentaire RH avec M-Files réunit chaque dossier du personnel en un seul endroit : contrats, évaluations, attestations, pièces d'identité et formations. L'accès est défini par rôle, de sorte que salaires et documents médicaux ne sont visibles que par les RH et le responsable direct. Des workflows encadrent recrutement, onboarding, évaluations et départs, les documents qui expirent déclenchent une alerte et les règles de rétention suppriment les données personnelles lorsque la base légale prend fin. SoftAdvice conçoit et met en œuvre la solution RH.
La moitié du dossier manque, et les mauvaises personnes voient le reste
Les documents du personnel sont dispersés entre disques RH, boîtes mail des responsables et papier. Personne n'est sûr qu'un dossier est complet, jusqu'à ce qu'une inspection ou un litige prouve le contraire. Et quand quelqu'un part, qui supprime ses données, et quand ? En général, personne.
Un dossier partagé ne sait ni garder un secret, ni oublier au bon moment. Un dossier du personnel doit savoir faire les deux.
Sans M-Files
- Documents dispersés entre disques, boîtes mail et papier
- Salaires, évaluations et notes médicales dans des dossiers que trop de personnes peuvent ouvrir
- Des dossiers subsistent des années après un départ, sans base légale
- Un audit ou une demande d'accès devient vite un risque réel
Avec M-Files
- Un dossier du personnel complet par collaborateur
- Accès par rôle : les RH et le responsable direct voient ce dont ils ont besoin, personne d’autre
- Les règles de rétention suppriment les données personnelles à temps, automatiquement
- Chaque action journalisée, prête pour un audit ou une demande d'accès
M-Files accompagne chaque collaborateur tout au long du cycle de vie RH
De l'offre d'emploi au départ, chaque étape crée, classe et protège les bons documents, sans suivi manuel.
Recrutement
Les dossiers de poste et de candidat sont créés automatiquement. CV, lettres de motivation et échanges sont liés au candidat et conservés conformément au RGPD. Le passage à l'onboarding se fait en un clic.
Onboarding
Un nouveau collaborateur est prêt dès le premier jour. Le contrat de travail est généré avec dox42 et signé via Penneo, la demande IT (ordinateur, e-mail, accès) est créée et le dossier RH se constitue de lui-même.
En poste
Contrats, attestations, formations et évaluations restent dans un dossier unique et à jour. La rétention s'applique par type de document et les attestations sont signalées avant leur expiration.
Évaluation
Les entretiens d'évaluation sont planifiés automatiquement et les formulaires générés par collaborateur. Le responsable et le collaborateur signent électroniquement, et l'évaluation signée est classée dans le dossier du personnel.
Départ
De la démission à l'archivage : les documents de sortie sont créés et classés, les accès IT sont révoqués via un workflow et les données personnelles sont supprimées automatiquement à la fin du délai légal de conservation.
Tout ce dont votre équipe RH a besoin, intégré
Dossier du personnel centralisé
Chaque document de chaque collaborateur en un seul endroit : contrat, évaluations, attestations, congés et formations. Complet et toujours à jour.
Workflows automatisés
L'onboarding, les demandes de congé, les cycles d'évaluation et les départs suivent des workflows configurables avec notifications.
Signatures électroniques
Contrats de travail, annexes et formulaires de consentement signés électroniquement via Penneo. Sans papier, avec valeur légale.
Contrats à partir de modèles
Les contrats de travail sont générés avec dox42 à partir des données déjà présentes dans M-Files : personne ne ressaisit noms, fonctions ou dates.
Alertes d'expiration
M-Files prévient bien à l'avance quand des attestations, visites médicales, permis de conduire ou visas arrivent à échéance. Sans suivi manuel.
Recherche rapide
Recherchez par collaborateur, fonction, type de document ou date, et jusque dans le contenu des documents. Chaque document RH retrouvé en quelques secondes.
Le RGPD n'est plus une tâche supplémentaire
Les documents RH contiennent les données personnelles les plus sensibles de votre organisation. M-Files veille à ce que les bonnes personnes voient les bons documents, et rien de plus. Rétention, droits d'accès, journaux d'audit et suppression automatique sont intégrés à chaque dossier du personnel, et non des réglages séparés.
Droits par rôle
Salaires, évaluations et documents médicaux sont réservés aux RH et au responsable direct, sur la base des métadonnées plutôt que des dossiers.
Rétention automatique
Des règles de rétention par type de document conservent ce qui doit l’être et suppriment les données personnelles, par exemple celles des candidats non retenus, à la fin du délai.
Journal d'audit intégré
Chaque consultation, modification et suppression est journalisée : lors d'un audit ou d'une demande d'accès, vous montrez qui a fait quoi.
Authentification unique
Collaborateurs et responsables se connectent avec leur compte d'entreprise via Azure AD.
Un dossier du personnel, chaque rôle RH
Chaque rôle voit exactement ce dont il a besoin, des RH à l’IT, y compris dans les petites équipes.
Du premier entretien à un système RH opérationnel
Notre engagement : votre premier processus RH en production en 30 jours. Ensuite, nous continuons à construire avec vous.
Analyse des processus RH
Nous cartographions vos flux documentaires actuels : quels documents, qui y a accès et où cela coince.
Structure des dossiers et droits
Nous concevons la structure des dossiers, le modèle de métadonnées, la matrice des droits et la politique de rétention, sur mesure.
Configuration et formation
M-Files configuré, workflows construits et votre équipe RH formée. Premier processus en production en 30 jours.
Optimisation et extension
Plus d’automatisation, de nouvelles intégrations et de nouveaux workflows. Nous évoluons avec vos processus RH.
Questions fréquentes
Peut-on relier M-Files à notre système RH, comme SD Worx ou Officient ?
Oui. M-Files dispose d'une API ouverte : les données des collaborateurs peuvent être synchronisées avec les systèmes RH et de paie sans double saisie. SoftAdvice accompagne l'intégration du début à la fin.
Comment M-Files assure-t-il la conformité RGPD des documents RH ?
M-Files applique des règles de rétention par type de document, limite l'accès selon les rôles et journalise chaque action dans une piste d'audit. Les données personnelles sont supprimées automatiquement à la fin du délai de conservation : le RGPD n'est plus un processus manuel.
Peut-on utiliser la signature électronique pour les contrats de travail ?
Oui. Les contrats sont envoyés pour signature depuis M-Files, par exemple via Penneo, puis classés automatiquement dans le dossier du personnel une fois signés. Sans papier, avec pleine valeur légale.
M-Files convient-il aux petites équipes RH ?
Oui. M-Files s'adapte des petites équipes aux grandes organisations. Les petites équipes RH y gagnent souvent le plus : moins de travail manuel, plus de visibilité et la conformité RGPD sans personnel supplémentaire.
Combien de temps dure la mise en œuvre RH dans M-Files ?
Notre engagement : votre premier processus RH en production en 30 jours, analyse des processus, structure des dossiers, matrice des droits et workflows de base compris. Les intégrations plus complexes ou le sur-mesure demandent plus de temps ; nous convenons du calendrier avec vous dès le départ.
Les collaborateurs peuvent-ils consulter leurs propres documents via un portail ?
Oui. Avec M-Files Hubshare, vous proposez un portail sécurisé en libre-service où les collaborateurs consultent leurs fiches de paie, attestations ou certificats de formation. Ils ne voient que ce qui leur est destiné, avec une connexion unique via leur compte d'entreprise.
Prêt à mettre de l’ordre dans vos dossiers du personnel ?
En une heure, nous vous montrons une démo adaptée aux RH, avec vos types de documents et processus RH. Pas de présentation générique, sans engagement.