In het kort
OCR (Optische tekenherkenning) is een technologie die tekst in gescande documenten, foto's of afbeeldingen herkent en deze omzet in bewerkbare, doorzoekbare tekst die door software kan worden verwerkt.
Op deze pagina
Wat is OCR en hoe werkt het?
Wanneer u een document scant, wordt er een digitale foto gemaakt, een afbeelding van tekst, maar geen echte tekst. U kunt er niet in zoeken, u kunt er geen gegevens uit halen, en software begrijpt de inhoud niet. OCR lost dat op.
OCR-software analyseert de pixels in de afbeelding, herkent patronen die overeenkomen met letters en woorden, en vertaalt deze naar tekst die door elk systeem kan worden gelezen. In M-Files gebeurt dit automatisch bij het uploaden van gescande bestanden.
Het resultaat: elk gescand document is volledig doorzoekbaar. Zoek op klantnaam, factuurnummer of contractclausule, M-Files vindt het, zelfs in documenten die tientallen jaren geleden zijn gescand.
Voordelen van OCR in uw organisatie
Volledig full-text doorzoekbaar
Zoek op elk woord in elk gescand document. Geen manueel archief meer, geen tijdverlies bij het opzoeken van informatie.
Automatische verwerking
Facturen, contracten en formulieren worden automatisch verwerkt zonder manuele invoer van data uit gescande bestanden.
GDPR-compliant archief
Doorzoekbare documenten zijn makkelijker te classificeren, archiveren en verwijderen conform GDPR-bewaartermijnen.
Geen dubbele invoer
Data uit gescande facturen of formulieren gaat automatisch naar uw ERP of CRM zonder opnieuw typen.
Historisch archief ontsluiten
Jaren aan papieren dossiers worden doorzoekbaar zonder manuele indexering. Één keer scannen, altijd vindbaar.
Hogere datakwaliteit
Geëxtraheerde tekst is consistent en gestructureerd, klaar voor metadata-toewijzing en automatische workflows in M-Files.
OCR versus handmatige indexering
Veel organisaties indexeren nog steeds handmatig gescande documenten: een medewerker typt de klant, datum en documenttype in. OCR maakt dit overbodig voor de meeste documenten.
| Aspect | Handmatige indexering | OCR + M-Files |
|---|---|---|
| Tijdsduur per document | 2 tot 5 minuten | Automatisch, seconden |
| Volledigheid | Enkel geïndexeerde velden | Volledige documentinhoud |
| Foutrisico | Typfouten bij invoer | 95-99% nauwkeurigheid |
| Schaalbaarheid | Meer volume = meer uren | Onbeperkt schaalbaar |
| Zoekbaarheid | Beperkt tot ingetypte velden | Volledig full-text doorzoekbaar |
Hoe implementeert u OCR in M-Files?
M-Files heeft ingebouwde OCR die automatisch wordt toegepast bij het uploaden van gescande documenten. SoftAdvice configureert de OCR-instellingen zodat de herkende tekst correct is gekoppeld aan metadata en workflows.
- Stap 1
Scanstrategie bepalen
Bepaal welke documenten gescand worden, via welk apparaat en in welke resolutie. Een goede scan is de basis voor goede OCR-resultaten.
- Stap 2
OCR configureren in M-Files
SoftAdvice configureert de OCR-module in M-Files voor de juiste talen, bestandstypen en metadata-extractieregels.
- Stap 3
Automatische classificatie instellen
Op basis van de herkende tekst worden documenten automatisch geclassificeerd met metadata: documenttype, klant, datum.
- Stap 4
Historisch archief migreren
Bestaande gescande documenten worden batchgewijs verwerkt zodat uw volledig historisch archief doorzoekbaar wordt.
- Stap 5
Valideren en live gaan
Na validatie gaat de OCR-verwerking automatisch live voor alle nieuwe inkomende documenten in uw M-Files omgeving.
Veelgestelde vragen over OCR
Wat is OCR?
OCR staat voor Optical Character Recognition. Het herkent tekst in gescande documenten en zet deze om in doorzoekbare tekst. Zonder OCR zijn gescande documenten gewoon afbeeldingen.
Waarvoor wordt OCR gebruikt?
OCR digitaliseert papieren documenten, verwerkt automatisch facturen en maakt historische archieven doorzoekbaar. In M-Files maakt OCR elk document doorzoekbaar op inhoud.
Wat is het verschil tussen OCR en een gewone scan?
Een gewone scan is een digitale foto. OCR analyseert de afbeelding en zet deze om in daadwerkelijke tekst die doorzoekbaar, kopieerbaar en verwerkbaar is.
Werkt OCR in M-Files?
Ja. M-Files bevat ingebouwde OCR die automatisch gescande documenten verwerkt bij het uploaden. De herkende tekst wordt indexeerbaar voor volledige tekstdoorzoekingen.
Hoe nauwkeurig is OCR?
Moderne OCR bereikt 95 tot 99% nauwkeurigheid op goed gescande documenten. De scankwaliteit, het lettertype en de taal beïnvloeden het resultaat.
Onze consultants denken graag met u mee.
Plan een gesprekUw archief doorzoekbaar maken met OCR?
Ontdek in een gratis QuickScan hoe M-Files OCR uw documentstroom automatiseert.
Verder lezen
Verwante begrippen, artikels en de M-Files-mogelijkheden achter dit thema.