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    Kennisbank

    Wat is een goedkeuringsproces?

    Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan — altijd traceerbaar, nooit vergeten.

    📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files workflows
    Base de connaissances

    Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?

    Un workflow structuré où les documents passent par les bonnes personnes — toujours traçable, jamais oublié.

    📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Workflows M-Files
    Knowledge Base

    What is an approval process?

    A structured workflow where documents pass through the right people — always traceable, never forgotten.

    📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

    Un processus d'approbation est une série structurée d'étapes par lesquelles un document passe par les personnes appropriées pour révision, retour d'information et approbation finale — avec des enregistrements complets de qui a fait quoi et quand.


    Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?


    Chaque entreprise a des documents qui ne peuvent pas simplement être envoyés : des contrats qui doivent d'abord passer par le service juridique, des devis qui nécessitent la signature d'un directeur, des factures qui doivent être approuvées par les finances. C'est un processus d'approbation.

    Dans la plupart des organisations, cela se fait par e-mail : un document est transféré, quelqu'un répond "ok", le fichier finit dans un dossier, et personne ne sait plus tard qui a approuvé quoi et quand. Cela est insuffisant pour la conformité et un désastre lors d'un audit.

    M-Files remplace cela par un flux de travail automatisé où chaque étape — soumission, révision, approbation ou rejet, archivage — est automatiquement exécutée et enregistrée. SoftAdvice conçoit la logique du processus adaptée à votre organisation.

    Avantages d'un processus d'approbation automatisé


    Les organisations qui gèrent bien la gestion des documents remarquent rapidement la différence. Voici les avantages les plus courants :

    Volledige audit trail

    Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

    Geen vergeten goedkeuringen

    Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

    Snellere doorlooptijd

    Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

    Strikte toegangscontrole

    Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

    Versiebeheer ingebouwd

    Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

    GDPR & ISO-compliant

    De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

    Piste d'audit complète

    Qui a approuvé, quand, avec quelle version. Toujours démontrable, même des années plus tard.

    Pas d'approbations oubliées

    Les rappels automatiques font en sorte que personne n'oublie une étape. Pas de documents en attente.

    Délai de traitement plus rapide

    Les approbations parallèles et les notifications directes réduisent le délai de 50 à 70%.

    Contrôle d'accès strict

    Chaque étape ajuste automatiquement les droits. La bonne personne voit le document au bon moment.

    Gestion des versions intégrée

    Chaque version soumise à approbation est conservée. Jamais de débat sur quelle version a été approuvée.

    Conformité RGPD & ISO

    L'historique des processus prouve le traitement diligent et le respect des procédures internes.

    Complete audit trail

    Who approved, when, with which version. Always demonstrable, even years later at an external audit.

    No forgotten approvals

    Automatic reminders ensure nobody forgets a step. No documents stuck waiting.

    Faster turnaround

    Parallel approvals and direct notifications reduce turnaround time by 50 to 70%.

    Strict access control

    Each step automatically adjusts rights. The right person sees the document at the right time.

    Version control built-in

    Every version submitted for approval is retained. No debate about which version was approved.

    GDPR & ISO compliant

    The process history proves diligent processing and compliance with internal procedures.

    Comment fonctionne un processus d'approbation dans M-Files ?


    M-Files utilise un éditeur de flux de travail visuel qui vous permet de configurer la logique du processus sans programmation. Chaque flux de travail se compose de statuts (Brouillon, En révision, Approuvé, Rejeté) et de transitions avec des notifications correspondantes et des changements de permissions.

    1. 1
      Stap 1Document indienen

      Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.

    2. 2
      Stap 2Review en feedback

      De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.

    3. 3
      Stap 3Goedkeuring

      Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.

    4. 4
      Stap 4Optioneel: digitale handtekening

      Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.

    5. 5
      Stap 5Archivering en retentie

      Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

    1. 1
      Étape 1Soumettre le document

      Un collaborateur soumet un document. Le statut passe à 'En révision' et le réviseur reçoit une notification.

    2. 2
      Étape 2Révision et retour

      Le réviseur examine le document et l'approuve ou le renvoie avec des commentaires.

    3. 3
      Étape 3Approbation

      Lors de l'approbation, le statut change, les droits sont ajustés et le document est archivé.

    4. 4
      Étape 4Optionnel : signature numérique

      Après approbation, le document peut automatiquement être envoyé à Penneo pour signature légale.

    5. 5
      Étape 5Archivage et rétention

      Le document définitif est archivé. Les règles de rétention RGPD sont automatiquement appliquées.

    1. 1
      Step 1Submit document

      An employee submits a document. Status changes to 'In review' and the reviewer receives a notification.

    2. 2
      Step 2Review and feedback

      The reviewer examines the document and approves or sends it back with feedback.

    3. 3
      Step 3Approval

      Upon approval, status changes, rights are adjusted and the document is archived.

    4. 4
      Step 4Optional: digital signature

      After approval, the document can automatically be sent to Penneo for a legally valid signature.

    5. 5
      Step 5Archiving and retention

      The final document is archived. GDPR retention rules are automatically followed up.

    Questions Fréquemment Posées




    Un processus d'approbation est une série structurée d'étapes dans lesquelles un document est acheminé vers les personnes appropriées pour révision et approbation finale, avec un enregistrement de qui a fait quoi.

    L'email ne fournit pas de piste de vérification, de rappels automatiques ou d'aperçu de l'état. M-Files enregistre chaque action et offre un historique entièrement traçable.

    Contrats, devis, factures dépassant une valeur seuil, documents de politique et décisions RH. Tout document pour lequel vous devez prouver ultérieurement qui l'a approuvé.

    Dans M-Files, vous définissez les flux de travail visuellement : étapes, parties responsables, notifications et changements de droits par étape de processus.

    Oui. M-Files s'intègre à Penneo. Après approbation, le document peut être automatiquement transmis pour signature numérique.


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