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    Kennisbank

    Wat is een goedkeuringsproces?

    Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan — altijd traceerbaar, nooit vergeten.

    📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files workflows
    Base de connaissances

    Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?

    Un workflow structuré où les documents passent par les bonnes personnes — toujours traçable, jamais oublié.

    📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Workflows M-Files
    Knowledge Base

    What is an approval process?

    A structured workflow where documents pass through the right people — always traceable, never forgotten.

    📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

    A approval process is a structured series of steps in which a document goes through the appropriate individuals for review, feedback, and final approval — with complete records of who did what and when.


    What is an approval process?


    Every company has documents that cannot simply be sent out: contracts that must first go through the legal department, quotations that require a director's signature, invoices that must be approved by finance. That is an approval process.

    In most organizations, this happens via email: a document is forwarded, someone responds "ok," the file ends up in a folder, and no one knows later who approved what and when. This is insufficient for compliance and a disaster during an audit.

    M-Files replaces that with an automated workflow where each step — submission, review, approval or rejection, archiving — is automatically executed and recorded. SoftAdvice designs the process logic tailored to your organization.

    Benefits of an automated approval process


    Organizations that manage document management well notice the difference quickly. These are the most common benefits:

    Volledige audit trail

    Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

    Geen vergeten goedkeuringen

    Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

    Snellere doorlooptijd

    Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

    Strikte toegangscontrole

    Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

    Versiebeheer ingebouwd

    Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

    GDPR & ISO-compliant

    De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

    Piste d'audit complète

    Qui a approuvé, quand, avec quelle version. Toujours démontrable, même des années plus tard.

    Pas d'approbations oubliées

    Les rappels automatiques font en sorte que personne n'oublie une étape. Pas de documents en attente.

    Délai de traitement plus rapide

    Les approbations parallèles et les notifications directes réduisent le délai de 50 à 70%.

    Contrôle d'accès strict

    Chaque étape ajuste automatiquement les droits. La bonne personne voit le document au bon moment.

    Gestion des versions intégrée

    Chaque version soumise à approbation est conservée. Jamais de débat sur quelle version a été approuvée.

    Conformité RGPD & ISO

    L'historique des processus prouve le traitement diligent et le respect des procédures internes.

    Complete audit trail

    Who approved, when, with which version. Always demonstrable, even years later at an external audit.

    No forgotten approvals

    Automatic reminders ensure nobody forgets a step. No documents stuck waiting.

    Faster turnaround

    Parallel approvals and direct notifications reduce turnaround time by 50 to 70%.

    Strict access control

    Each step automatically adjusts rights. The right person sees the document at the right time.

    Version control built-in

    Every version submitted for approval is retained. No debate about which version was approved.

    GDPR & ISO compliant

    The process history proves diligent processing and compliance with internal procedures.

    How does an approval process work in M-Files?


    M-Files uses a visual workflow editor that allows you to set up process logic without programming. Each workflow consists of statuses (Draft, In review, Approved, Rejected) and transitions with corresponding notifications and permission changes..

    1. 1
      Stap 1Document indienen

      Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.

    2. 2
      Stap 2Review en feedback

      De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.

    3. 3
      Stap 3Goedkeuring

      Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.

    4. 4
      Stap 4Optioneel: digitale handtekening

      Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.

    5. 5
      Stap 5Archivering en retentie

      Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

    1. 1
      Étape 1Soumettre le document

      Un collaborateur soumet un document. Le statut passe à 'En révision' et le réviseur reçoit une notification.

    2. 2
      Étape 2Révision et retour

      Le réviseur examine le document et l'approuve ou le renvoie avec des commentaires.

    3. 3
      Étape 3Approbation

      Lors de l'approbation, le statut change, les droits sont ajustés et le document est archivé.

    4. 4
      Étape 4Optionnel : signature numérique

      Après approbation, le document peut automatiquement être envoyé à Penneo pour signature légale.

    5. 5
      Étape 5Archivage et rétention

      Le document définitif est archivé. Les règles de rétention RGPD sont automatiquement appliquées.

    1. 1
      Step 1Submit document

      An employee submits a document. Status changes to 'In review' and the reviewer receives a notification.

    2. 2
      Step 2Review and feedback

      The reviewer examines the document and approves or sends it back with feedback.

    3. 3
      Step 3Approval

      Upon approval, status changes, rights are adjusted and the document is archived.

    4. 4
      Step 4Optional: digital signature

      After approval, the document can automatically be sent to Penneo for a legally valid signature.

    5. 5
      Step 5Archiving and retention

      The final document is archived. GDPR retention rules are automatically followed up.

    Frequently Asked Questions




    A approval process is a structured series of steps in which a document is routed to the appropriate individuals for review and final approval, with a record of who did what.

    Email does not provide an audit trail, automatic reminders, or a status overview. M-Files records every action and offers a fully traceable history.

    Contracts, quotes, invoices above a threshold value, policy documents, and HR decisions. Any document for which you later need to prove who approved it.

    In M-Files, you define workflows visually: steps, responsible parties, notifications, and rights changes per process step.

    Yes. M-Files integrates with Penneo. After approval, the document can be automatically forwarded for digital signing.


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